Dịch vụ xây dựng bộ báo cáo quản trị nội bộ cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp không thiếu bảng biểu, nhưng có thể vẫn thiếu một bộ báo cáo để điều hành

Trong nhiều doanh nghiệp, mỗi bộ phận đều đang có những file theo dõi riêng.  Phòng kinh doanh có bảng doanh số và danh sách khách hàng. Phòng kế toán có số liệu thu, chi, hóa đơn và công nợ. Phòng nhân sự có bảng lương, chấm công, bảo hiểm và kết quả KPI. Bộ phận dự án có tiến độ, chi phí thực hiện và hồ sơ nghiệm thu. Ban Giám đốc đôi khi còn duy trì thêm một file tổng hợp riêng.

Nhìn bề ngoài, doanh nghiệp đã có khá nhiều báo cáo. Tuy nhiên, khi cần đưa ra quyết định, người điều hành vẫn có thể gặp những câu hỏi chưa được trả lời rõ ràng:

• Doanh thu tăng nhưng lợi nhuận thực tế có tăng không?
• Số tiền doanh nghiệp đã thu được khác bao nhiêu so với doanh thu ghi nhận?
• Chi phí nào đang vượt kế hoạch?
• Phòng ban hoặc dự án nào đang sử dụng nhiều nguồn lực nhưng tạo ra hiệu quả thấp?
• Công nợ nào đã quá hạn và ai đang chịu trách nhiệm xử lý?
• Trong một đến ba tháng tới, doanh nghiệp có đủ dòng tiền để thanh toán các nghĩa vụ không?
• Quỹ lương, hoa hồng và tiền thưởng đang chiếm tỷ lệ bao nhiêu trên doanh thu và lợi nhuận?
• Chỉ tiêu KPI hiện tại có thực sự phản ánh kết quả kinh doanh hay không?

Vấn đề nằm ở chỗ các báo cáo đang tồn tại riêng lẻ, chưa được thiết kế thành một bộ báo cáo quản trị nội bộ có cấu trúc thống nhất.

Một bộ báo cáo đúng nghĩa không phải là tập hợp nhiều file Excel. Đó phải là một hệ thống trong đó dữ liệu đầu vào, công thức tính, báo cáo chi tiết và báo cáo điều hành có thể liên kết với nhau.

Dịch vụ xây dựng bộ báo cáo quản trị nội bộ của Justeps được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức lại hệ thống thông tin phục vụ điều hành, thay vì chỉ bổ sung thêm một số biểu mẫu mang tính hình thức.

Bộ báo cáo quản trị nội bộ là gì?

Bộ báo cáo quản trị nội bộ là tập hợp các báo cáo được doanh nghiệp xây dựng để theo dõi tình hình kinh doanh, tài chính, nhân sự và vận hành theo nhu cầu quản lý thực tế.

Khác với một báo cáo riêng lẻ, bộ báo cáo quản trị cần có sự liên kết giữa nhiều nhóm thông tin.

Ví dụ:

• Báo cáo doanh thu cần liên kết với hợp đồng, hóa đơn và số tiền thực thu;
• Báo cáo lợi nhuận cần liên kết doanh thu với giá vốn và các khoản chi phí;
• Báo cáo công nợ cần thể hiện thời hạn thanh toán và người chịu trách nhiệm;
• Báo cáo dòng tiền cần tổng hợp cả khoản dự kiến thu và khoản dự kiến chi;
• Báo cáo nhân sự cần liên kết quỹ lương với kết quả công việc;
• Báo cáo KPI cần phản ánh đúng chỉ tiêu đã được quy định trong quy chế;
• Báo cáo điều hành dành cho CEO cần được tổng hợp từ các báo cáo chi tiết của từng bộ phận.

Do đó, xây dựng bộ báo cáo quản trị không chỉ là thiết kế hình thức trình bày. Doanh nghiệp cần đồng thời xác định:

• Báo cáo nào thực sự cần thiết;
• Mỗi báo cáo phục vụ quyết định gì;
• Số liệu được lấy từ đâu;
• Chỉ tiêu được tính theo công thức nào;
• Bộ phận nào cung cấp dữ liệu;
• Ai kiểm tra và xác nhận;
• Khi nào phải hoàn thành báo cáo;
• Ai có quyền xem hoặc điều chỉnh số liệu;
• Chỉ số nào cần cảnh báo cho Ban Giám đốc.

Một bộ báo cáo quản trị nội bộ cần trả lời được những câu hỏi nào?

Thay vì bắt đầu bằng việc lựa chọn mẫu báo cáo, doanh nghiệp nên bắt đầu từ các câu hỏi điều hành.

Một bộ báo cáo quản trị phù hợp cần giúp Ban Giám đốc trả lời ít nhất bảy nhóm câu hỏi sau.

3.1. Doanh nghiệp đang tạo ra doanh thu từ đâu?

Doanh thu cần được phân tích theo những chiều quản trị có ý nghĩa, chẳng hạn:

• Sản phẩm;
• Dịch vụ;
• Khách hàng;
• Nhân viên kinh doanh;
• Kênh bán hàng;
• Chi nhánh;
• Hợp đồng;
• Dự án;
• Khu vực;
• Thời kỳ.

Việc phân tích giúp doanh nghiệp xác định nguồn doanh thu chính và mức độ phụ thuộc vào từng nhóm khách hàng hoặc hoạt động.

3.2. Doanh thu đó có tạo ra lợi nhuận không?

Một sản phẩm có doanh thu cao chưa chắc mang lại lợi nhuận tốt nếu giá vốn, chiết khấu, chi phí bán hàng hoặc chi phí phục vụ khách hàng quá lớn.

Bộ báo cáo cần giúp doanh nghiệp theo dõi:

• Lợi nhuận gộp;
• Biên lợi nhuận gộp;
• Lợi nhuận theo sản phẩm;
• Lợi nhuận theo khách hàng;
• Lợi nhuận theo hợp đồng;
• Lợi nhuận theo dự án;
• Lợi nhuận sau chi phí nhân sự;
• Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu.

3.3. Tiền của doanh nghiệp đang ở đâu?

Doanh nghiệp có thể ghi nhận doanh thu và lợi nhuận nhưng vẫn thiếu tiền mặt nếu khách hàng chưa thanh toán hoặc vốn đang nằm trong hàng tồn kho.

Báo cáo cần làm rõ:

• Tiền mặt và số dư ngân hàng;
• Khoản phải thu;
• Khoản phải trả;
• Khoản tạm ứng chưa hoàn;
• Giá trị tồn kho;
• Tiền đang nằm tại từng dự án;
• Khoản dự kiến thu trong kỳ;
• Nghĩa vụ dự kiến phải thanh toán.

3.4. Chi phí nào đang cần được kiểm soát?

Không nên chỉ theo dõi tổng chi phí của toàn doanh nghiệp.

Chi phí cần được phân tích theo:

• Phòng ban;
• Dự án;
• Sản phẩm;
• Chi nhánh;
• Nhóm hoạt động;
• Trung tâm chi phí;
• Chi phí cố định;
• Chi phí biến đổi;
• Chi phí trực tiếp;
• Chi phí gián tiếp;
• Ngân sách và thực tế.

3.5. Bộ phận nào đang tạo ra hiệu quả?

Để đánh giá đúng hiệu quả của từng bộ phận, doanh nghiệp cần xem xét đồng thời kết quả đầu ra và nguồn lực đã sử dụng.

Báo cáo có thể theo dõi:

• Doanh thu của bộ phận;
• Chi phí được giao;
• Chi phí thực tế;
• Kết quả KPI;
• Tiến độ công việc;
• Số lượng nhân sự;
• Chi phí nhân sự;
• Năng suất lao động;
• Công nợ liên quan;
• Các vấn đề tồn đọng.

3.6. Doanh nghiệp có đang đi đúng kế hoạch không?

Một bộ báo cáo quản trị cần có khả năng so sánh:

• Kế hoạch với thực tế;
• Kỳ này với kỳ trước;
• Kết quả thực hiện với mục tiêu năm;
• Ngân sách với chi phí phát sinh;
• Dòng tiền dự kiến với dòng tiền thực tế;
• Lợi nhuận dự kiến với lợi nhuận đạt được.

3.7. Vấn đề nào cần Ban Giám đốc xử lý ngay?

Báo cáo không nên chỉ trình bày số liệu đã xảy ra.

Bộ báo cáo cần làm nổi bật những vấn đề cần hành động, chẳng hạn:

• Công nợ đã quá hạn;
• Dòng tiền có nguy cơ thiếu hụt;
• Chi phí vượt ngân sách;
• Biên lợi nhuận giảm;
• Dự án chậm tiến độ;
• Hàng tồn kho vượt mức;
• Quỹ lương vượt tỷ lệ cho phép;
• Bộ phận không hoàn thành KPI;
• Khoản chi chưa đủ căn cứ hoặc chưa đúng thẩm quyền.

Cấu trúc bốn tầng của một bộ báo cáo quản trị nội bộ

Tại Justeps, bộ báo cáo quản trị có thể được xây dựng theo bốn tầng thông tin. Cách tổ chức này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng chỉ có báo cáo đầu ra nhưng thiếu dữ liệu gốc và cơ chế kiểm soát.

Tầng 1: Dữ liệu nguồn

Đây là lớp thông tin ban đầu được phát sinh trong quá trình hoạt động, gồm:

• Danh mục khách hàng;
• Danh mục nhà cung cấp;
• Danh mục sản phẩm, dịch vụ;
• Danh mục hợp đồng;
• Danh mục dự án;
• Danh mục phòng ban;
• Danh mục nhân sự;
• Dữ liệu bán hàng;
• Dữ liệu thu và chi;
• Dữ liệu công nợ;
• Bảng lương;
• Kết quả KPI;
• Dữ liệu kho;
• Dữ liệu nghiệm thu và thanh toán.

Tại tầng này, doanh nghiệp cần thống nhất cách đặt mã, tên gọi, đơn vị tính và nguyên tắc nhập liệu.

Nếu cùng một khách hàng hoặc dự án được nhập bằng nhiều tên khác nhau, báo cáo tổng hợp có thể bị sai ngay cả khi công thức không có lỗi.

Tầng 2: Báo cáo kiểm soát vận hành

Đây là các báo cáo phục vụ công việc hằng ngày hoặc hằng tuần của từng bộ phận.

Ví dụ:

• Báo cáo đơn hàng;
• Báo cáo hợp đồng;
• Báo cáo tiến độ giao hàng;
• Báo cáo thu, chi;
• Báo cáo tạm ứng;
• Báo cáo công nợ;
• Báo cáo tồn kho;
• Báo cáo chấm công;
• Báo cáo thực hiện KPI;
• Báo cáo tiến độ dự án;
• Báo cáo nghiệm thu và thanh toán.

Nhóm báo cáo này cần đủ chi tiết để nhân sự phụ trách kiểm tra và xử lý công việc.

Tầng 3: Báo cáo phân tích

Tầng phân tích giúp trưởng bộ phận và Ban Giám đốc đánh giá hiệu quả theo nhiều chiều khác nhau.

Nội dung có thể gồm:

• Phân tích doanh thu;
• Phân tích giá vốn;
• Phân tích chi phí;
• Phân tích lợi nhuận;
• Phân tích công nợ;
• Phân tích dòng tiền;
• Phân tích quỹ lương;
• Phân tích hiệu suất nhân sự;
• Phân tích dự án;
• Phân tích ngân sách;
• Phân tích biến động giữa các kỳ.

Tầng 4: Báo cáo điều hành

Đây là lớp báo cáo dành cho chủ doanh nghiệp, Hội đồng quản trị hoặc Ban Giám đốc.

Báo cáo điều hành không cần chứa toàn bộ dữ liệu chi tiết. Thay vào đó, báo cáo cần tập trung vào:

• Kết quả trọng yếu;
• Mức độ hoàn thành kế hoạch;
• Chỉ số có biến động lớn;
• Vấn đề cần cảnh báo;
• Công việc cần phê duyệt;
• Đề xuất hành động;
• Người chịu trách nhiệm;
• Thời hạn xử lý.

Bốn tầng báo cáo cần liên kết với nhau. Người điều hành có thể nhìn thấy chỉ số tổng hợp nhưng vẫn có khả năng truy ngược về dữ liệu chi tiết khi cần kiểm tra.

Dịch vụ xây dựng bộ báo cáo quản trị nội bộ của Justeps gồm những gì?

Tùy theo mô hình và nhu cầu của từng doanh nghiệp, phạm vi dịch vụ có thể bao gồm các nhóm công việc dưới đây.

5.1. Khảo sát nhu cầu điều hành

Justeps làm việc với chủ doanh nghiệp, Ban Giám đốc và các bộ phận liên quan để xác định:

• Mục tiêu của hệ thống báo cáo;
• Vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải;
• Người sử dụng từng báo cáo;
• Quyết định cần được hỗ trợ bằng số liệu;
• Chỉ số cần theo dõi;
• Tần suất cập nhật;
• Mức độ chi tiết;
• Nguồn dữ liệu hiện tại;
• Năng lực vận hành của đội ngũ.

Mỗi doanh nghiệp sẽ có một danh mục báo cáo khác nhau. Doanh nghiệp xây dựng không thể sử dụng nguyên bộ báo cáo của doanh nghiệp thương mại, và doanh nghiệp hoạt động theo dự án cũng cần cách tổ chức dữ liệu khác doanh nghiệp bán lẻ.

5.2. Kiểm kê các báo cáo và file đang sử dụng

Justeps rà soát hệ thống biểu mẫu hiện tại để xác định:

• File nào còn giá trị sử dụng;
• File nào đang trùng nội dung;
• Báo cáo nào đang thiếu;
• Chỉ tiêu nào chưa thống nhất;
• Công thức nào có nguy cơ sai;
• Dữ liệu nào đang bị nhập nhiều lần;
• Báo cáo nào không có người chịu trách nhiệm;
• Công việc nào có thể được tinh gọn.

Mục tiêu không phải là loại bỏ toàn bộ hệ thống cũ, mà là tận dụng những dữ liệu và biểu mẫu đang vận hành tốt.

5.3. Xây dựng danh mục báo cáo chính thức

Justeps cùng doanh nghiệp xác định danh mục báo cáo cần áp dụng, gồm:

• Tên báo cáo;
• Mục đích sử dụng;
• Người lập;
• Người kiểm tra;
• Người phê duyệt;
• Nguồn dữ liệu;
• Thời hạn hoàn thành;
• Người nhận báo cáo;
• Quyền truy cập;
• Thời gian lưu trữ.

Danh mục này giúp doanh nghiệp quản lý báo cáo như một phần của hệ thống vận hành, thay vì mỗi phòng ban tự phát sinh biểu mẫu theo nhu cầu riêng.

5.4. Xây dựng từ điển chỉ tiêu quản trị

Từ điển chỉ tiêu là tài liệu giải thích cách hiểu và cách tính từng chỉ số.

Ví dụ, đối với chỉ tiêu doanh thu, doanh nghiệp cần phân biệt:

• Giá trị hợp đồng đã ký;
• Giá trị đã thực hiện;
• Giá trị đã nghiệm thu;
• Giá trị đã xuất hóa đơn;
• Doanh thu được ghi nhận;
• Số tiền đã thu;
• Số tiền còn phải thu.

Đối với mỗi chỉ tiêu, tài liệu có thể xác định:

• Tên chỉ tiêu;
• Ý nghĩa;
• Công thức tính;
• Nguồn dữ liệu;
• Thời điểm ghi nhận;
• Đơn vị tính;
• Người chịu trách nhiệm;
• Báo cáo sử dụng chỉ tiêu.

Việc chuẩn hóa giúp hạn chế tình trạng các phòng ban cùng sử dụng một thuật ngữ nhưng hiểu theo những cách khác nhau.

5.5. Thiết kế biểu mẫu nhập liệu và báo cáo đầu ra

Tùy theo nhu cầu, Justeps có thể xây dựng:

• File dữ liệu gốc;
• File theo dõi chi tiết;
• File tổng hợp;
• Bảng đối chiếu;
• Báo cáo phân tích;
• Dashboard điều hành;
• Trang cảnh báo;
• Biểu mẫu thuyết minh số liệu;
• Biểu mẫu kế hoạch hành động sau báo cáo.

Các biểu mẫu cần được thiết kế theo nguyên tắc dễ nhập, dễ kiểm tra và dễ bàn giao.

5.6. Xây dựng công thức và cơ chế kiểm tra chéo

Hệ thống có thể được thiết lập các công thức để:

• Tổng hợp doanh thu;
• Tính giá vốn;
• Phân bổ chi phí;
• Tính lợi nhuận;
• Tính biên lợi nhuận;
• Tính tuổi nợ;
• Tổng hợp dòng tiền;
• So sánh ngân sách;
• Tổng hợp quỹ lương;
• Tính tỷ lệ chi phí nhân sự;
• Quy đổi kết quả KPI;
• Cảnh báo chênh lệch.

Bên cạnh công thức tính, bộ báo cáo cần có cơ chế kiểm tra chéo giữa các nguồn dữ liệu.

Ví dụ:

• Doanh thu có thể được đối chiếu với hợp đồng và hóa đơn;
• Tiền thực thu được đối chiếu với ngân hàng;
• Quỹ lương được đối chiếu với danh sách nhân sự;
• Chi phí dự án được đối chiếu với đề nghị thanh toán;
• Công nợ được đối chiếu với thời hạn trong hợp đồng.

5.7. Xây dựng cơ chế phân quyền báo cáo

Justeps có thể hỗ trợ doanh nghiệp phân định:

• Người nhập dữ liệu;
• Người được chỉnh sửa;
• Người chỉ được xem;
• Người kiểm tra;
• Người xác nhận;
• Người phê duyệt;
• Người tiếp nhận báo cáo;
• Người có quyền truy cập dữ liệu nhạy cảm.

Thông tin về giá vốn, lợi nhuận, dòng tiền, tiền lương và chính sách thưởng cần được kiểm soát phù hợp với chức năng của từng vị trí.

Các mô-đun báo cáo doanh nghiệp có thể lựa chọn

Doanh nghiệp không nhất thiết phải xây dựng toàn bộ hệ thống trong một lần. Bộ báo cáo có thể được chia thành các mô-đun để triển khai theo mức độ ưu tiên.

6.1. Mô-đun báo cáo điều hành dành cho CEO

Mô-đun này có thể gồm:

• Bảng tổng hợp chỉ số trọng yếu;
• Doanh thu so với kế hoạch;
• Lợi nhuận và biên lợi nhuận;
• Dòng tiền hiện tại;
• Dự báo dòng tiền;
• Công nợ đến hạn;
• Chi phí vượt ngân sách;
• Quỹ lương;
• Tiến độ dự án;
• Các vấn đề cần quyết định.

6.2. Mô-đun doanh thu và hiệu quả kinh doanh

Nội dung có thể gồm:

• Doanh thu theo sản phẩm;
• Doanh thu theo khách hàng;
• Doanh thu theo nhân viên;
• Doanh thu theo kênh;
• Doanh thu theo hợp đồng;
• Doanh thu theo dự án;
• Doanh thu đã thu tiền;
• Doanh thu chưa thu;
• Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch;
• Tỷ lệ tăng trưởng.

6.3. Mô-đun chi phí, giá vốn và lợi nhuận

Mô-đun này giúp doanh nghiệp theo dõi:

• Giá vốn;
• Chi phí trực tiếp;
• Chi phí gián tiếp;
• Chi phí bán hàng;
• Chi phí quản lý;
• Chi phí nhân sự;
• Lợi nhuận gộp;
• Lợi nhuận theo sản phẩm;
• Lợi nhuận theo hợp đồng;
• Lợi nhuận theo dự án;
• Biên lợi nhuận.

6.4. Mô-đun dòng tiền và công nợ

Nội dung có thể gồm:

• Dòng tiền vào;
• Dòng tiền ra;
• Kế hoạch thu;
• Kế hoạch chi;
• Số dư dự kiến;
• Công nợ phải thu;
• Công nợ phải trả;
• Tuổi nợ;
• Công nợ quá hạn;
• Người chịu trách nhiệm;
• Kế hoạch xử lý.

6.5. Mô-đun nhân sự, tiền lương và KPI

Mô-đun này có thể phản ánh:

• Số lượng nhân sự;
• Cơ cấu lao động;
• Quỹ lương;
• Chi phí nhân sự;
• Lương cố định;
• Lương KPI;
• Hoa hồng;
• Phụ cấp và phúc lợi;
• Kết quả KPI;
• Năng suất lao động;
• Tỷ lệ quỹ lương trên doanh thu;
• Tỷ lệ quỹ lương trên lợi nhuận;
• Biến động nhân sự.

6.6. Mô-đun dự án, hợp đồng và công trình

Đối với doanh nghiệp hoạt động theo dự án, bộ báo cáo có thể theo dõi:

• Giá trị hợp đồng;
• Phạm vi công việc;
• Giá trị phát sinh;
• Giá trị đã thực hiện;
• Giá trị đã nghiệm thu;
• Giá trị đã xuất hóa đơn;
• Giá trị đã thanh toán;
• Chi phí vật tư;
• Chi phí nhân công;
• Chi phí thuê ngoài;
• Tiến độ;
• Công nợ;
• Lợi nhuận dự kiến;
• Lợi nhuận thực tế.

6.7. Mô-đun tồn kho và mua hàng

Nội dung có thể gồm:

• Tồn đầu kỳ;
• Nhập trong kỳ;
• Xuất trong kỳ;
• Tồn cuối kỳ;
• Hàng chậm luân chuyển;
• Hàng cận hạn;
• Giá trị tồn kho;
• Kế hoạch mua hàng;
• Đơn hàng chưa giao;
• Công nợ nhà cung cấp;
• Chênh lệch kiểm kê.

Đầu ra của dịch vụ xây dựng bộ báo cáo quản trị nội bộ

Tùy theo phạm vi công việc, doanh nghiệp có thể nhận được:

• Báo cáo đánh giá hiện trạng;
• Danh mục các vấn đề cần xử lý;
• Sơ đồ tổng thể bộ báo cáo;
• Danh mục báo cáo chính thức;
• Từ điển chỉ tiêu quản trị;
• Danh mục và mã dữ liệu;
• Bộ biểu mẫu nhập liệu;
• Bộ báo cáo chi tiết;
• Bộ báo cáo phân tích;
• Báo cáo điều hành dành cho CEO;
• Dashboard quản trị;
• Công thức tổng hợp;
• Cơ chế kiểm tra chéo;
• Bảng phân quyền truy cập;
• Ma trận trách nhiệm báo cáo;
• Lịch báo cáo định kỳ;
• Quy trình lập và phê duyệt báo cáo;
• Hướng dẫn cập nhật dữ liệu;
• Hướng dẫn đọc và sử dụng báo cáo;
• Biểu mẫu ghi nhận vấn đề và kế hoạch hành động.

Bộ báo cáo có thể được xây dựng trên Excel, Google Sheets hoặc công cụ phù hợp với hiện trạng dữ liệu và khả năng vận hành của doanh nghiệp.

Quy trình triển khai dịch vụ tại Justeps

Giai đoạn 1: Xác định vấn đề quản trị

Justeps trao đổi với người điều hành để xác định những quyết định nào đang thiếu dữ liệu hỗ trợ.

Giai đoạn 2: Vẽ lại luồng dữ liệu

Các nguồn dữ liệu, bộ phận cung cấp, người sử dụng và điểm kiểm soát được xác định lại.

Giai đoạn 3: Thiết kế kiến trúc bộ báo cáo

Justeps đề xuất các tầng báo cáo, mô-đun cần triển khai, chỉ tiêu và cơ chế phân quyền.

Giai đoạn 4: Xây dựng phiên bản thử nghiệm

Bộ báo cáo được xây dựng trên dữ liệu mẫu hoặc dữ liệu thực tế để kiểm tra công thức và khả năng sử dụng.

Giai đoạn 5: Chạy thử theo một kỳ báo cáo

Doanh nghiệp thực hiện nhập liệu, tổng hợp và đối chiếu theo quy trình dự kiến.

Quá trình chạy thử giúp xác định:

• Dữ liệu nào khó thu thập;
• Công thức nào cần điều chỉnh;
• Chỉ tiêu nào chưa phù hợp;
• Báo cáo nào đang quá chi tiết;
• Trách nhiệm nào chưa rõ;
• Thời hạn báo cáo có khả thi hay không.

Giai đoạn 6: Hoàn thiện và bàn giao

Sau khi điều chỉnh, Justeps bàn giao bộ báo cáo, tài liệu hướng dẫn và cơ chế vận hành.

Giai đoạn 7: Hỗ trợ sau triển khai

Tùy theo gói dịch vụ, Justeps có thể hỗ trợ doanh nghiệp:

• Kiểm tra kỳ báo cáo đầu tiên;
• Sửa lỗi công thức;
• Điều chỉnh chỉ tiêu;
• Bổ sung mô-đun;
• Chuẩn hóa cách nhập liệu;
• Kết nối báo cáo với KPI;
• Rà soát quy trình và quy chế liên quan.

Bộ báo cáo quản trị nội bộ không nên tách rời hệ thống pháp lý doanh nghiệp

Từ góc độ tư vấn pháp lý và quản trị nội bộ, Justeps cho rằng số liệu chỉ có giá trị khi đi kèm căn cứ và trách nhiệm rõ ràng.

Ví dụ, một khoản chi phí không chỉ cần xuất hiện trong báo cáo mà còn cần được kiểm tra:

• Khoản chi có đúng ngân sách không?
• Người đề nghị có đúng thẩm quyền không?
• Hồ sơ thanh toán đã đầy đủ chưa?
• Khoản chi có hợp đồng hoặc chứng từ kèm theo không?
• Người phê duyệt có đúng phân quyền không?
• Khoản chi được ghi nhận cho phòng ban hoặc dự án nào?
• Trường hợp vượt định mức đã có ý kiến chấp thuận chưa?

Tương tự, dữ liệu KPI và tiền lương cần thống nhất với:

• Hợp đồng lao động;
• Quy chế tiền lương;
• Quy chế đánh giá KPI;
• Chính sách hoa hồng;
• Quyết định giao chỉ tiêu;
• Kết quả đánh giá công việc;
• Thẩm quyền phê duyệt tiền thưởng.

Vì vậy, tùy hiện trạng của doanh nghiệp, quá trình xây dựng bộ báo cáo có thể cần kết nối với:

• Quy chế tài chính;
• Quy chế chi tiêu nội bộ;
• Quy trình thanh toán;
• Quy trình tạm ứng và hoàn ứng;
• Quy trình mua hàng;
• Quy trình quản lý hợp đồng;
• Quy trình quản lý công nợ;
• Quy chế tiền lương;
• Quy chế KPI;
• Quy chế phân quyền;
• Quy định bảo mật thông tin.

Nguyên tắc để bộ báo cáo không trở thành hình thức

Chỉ xây dựng báo cáo gắn với một nhu cầu quản lý cụ thể

Mỗi báo cáo cần trả lời được câu hỏi: người nhận sẽ sử dụng báo cáo này để quyết định hoặc xử lý vấn đề gì?

Hạn chế nhập lại cùng một dữ liệu

Một giao dịch không nên phải nhập thủ công tại nhiều file nếu có thể thiết kế nguồn dữ liệu dùng chung.

Không sử dụng quá nhiều chỉ tiêu

Số lượng chỉ tiêu lớn không đồng nghĩa với chất lượng quản trị cao. Doanh nghiệp nên ưu tiên những chỉ số có khả năng cảnh báo và hỗ trợ hành động.

Có người chịu trách nhiệm đến cùng

Mỗi báo cáo cần xác định người lập, người kiểm tra, người phê duyệt và thời hạn hoàn thành.

Có khả năng truy ngược số liệu

Chỉ số tổng hợp phải có khả năng đối chiếu về dữ liệu chi tiết, tránh tình trạng Ban Giám đốc nhận báo cáo nhưng không thể kiểm tra nguồn số liệu.

Báo cáo phải dẫn đến hành động

Ngoài kết quả, báo cáo nên thể hiện:

• Vấn đề;
• Nguyên nhân;
• Mức độ ảnh hưởng;
• Người xử lý;
• Giải pháp;
• Thời hạn;
• Trạng thái thực hiện.

Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ?

Doanh nghiệp nên cân nhắc xây dựng lại bộ báo cáo quản trị nội bộ khi:

• Có nhiều file nhưng số liệu không thống nhất;
• Ban Giám đốc phải tự tổng hợp báo cáo;
• Không xác định được lợi nhuận theo sản phẩm hoặc dự án;
• Doanh thu tăng nhưng dòng tiền thiếu;
• Chi phí tăng mà không rõ nguyên nhân;
• Công nợ quá hạn chưa có người chịu trách nhiệm;
• Quỹ lương tăng nhanh hơn kết quả kinh doanh;
• KPI chưa kết nối với dữ liệu thực tế;
• Báo cáo phụ thuộc vào một nhân sự;
• Các bộ phận thường xuyên tranh luận về số liệu;
• Doanh nghiệp đang mở rộng quy mô;
• Doanh nghiệp chuẩn bị tái cơ cấu;
• Doanh nghiệp cần tăng cường kiểm soát nội bộ;
• CEO cần một báo cáo điều hành thống nhất.

Doanh nghiệp nào phù hợp với dịch vụ của Justeps?

Dịch vụ xây dựng bộ báo cáo quản trị nội bộ phù hợp với:

• Doanh nghiệp vừa và nhỏ;
• Doanh nghiệp có nhiều phòng ban;
• Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh;
• Doanh nghiệp thương mại;
• Doanh nghiệp dịch vụ;
• Doanh nghiệp xây dựng;
• Doanh nghiệp công nghệ;
• Doanh nghiệp sản xuất;
• Doanh nghiệp hoạt động theo dự án;
• Doanh nghiệp có đội ngũ bán hàng;
• Doanh nghiệp áp dụng KPI và hoa hồng;
• Doanh nghiệp cần kiểm soát quỹ lương;
• Doanh nghiệp có công nợ lớn;
• Doanh nghiệp đang tái cấu trúc;
• Doanh nghiệp chưa có bộ phận quản trị nội bộ chuyên trách.

Vì sao lựa chọn dịch vụ tại Justeps?

Justeps không xây dựng bộ báo cáo theo hướng chỉ bổ sung bảng biểu hoặc biểu đồ. Phương pháp triển khai tập trung vào sự liên kết giữa:

• Cơ cấu tổ chức;
• Chức năng của từng phòng ban;
• Phân quyền quản lý;
• Quy trình cung cấp số liệu;
• Hợp đồng;
• Doanh thu;
• Chi phí;
• Công nợ;
• Dòng tiền;
• Nhân sự;
• Tiền lương;
• KPI;
• Trách nhiệm kiểm tra và phê duyệt.

Với kinh nghiệm tư vấn pháp lý doanh nghiệp, quản trị nhân sự, tiền lương, KPI và kiểm soát nội bộ, Justeps có thể hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng bộ báo cáo vừa phản ánh số liệu, vừa xác định rõ trách nhiệm của từng vị trí trong quá trình vận hành.

Mục tiêu của dịch vụ không phải là tạo ra một bộ file phức tạp, mà là giúp doanh nghiệp có được hệ thống thông tin:

• Đúng nhu cầu;
• Dễ cập nhật;
• Dễ kiểm tra;
• Dễ bàn giao;
• Có thể mở rộng;
• Phục vụ trực tiếp cho hoạt động điều hành.

Câu hỏi thường gặp khi xây dựng bộ báo cáo quản trị nội bộ cho doanh nghiệp

Bộ báo cáo quản trị nội bộ có giống báo cáo tài chính không?

Không. Báo cáo tài chính và bộ báo cáo quản trị có mục đích sử dụng khác nhau. Bộ báo cáo quản trị được thiết kế để phục vụ hoạt động điều hành, có thể phân tích theo phòng ban, sản phẩm, hợp đồng, dự án hoặc nhân sự.

Doanh nghiệp nhỏ có cần xây dựng cả một bộ báo cáo không?

Doanh nghiệp nhỏ có thể bắt đầu với bộ báo cáo tinh gọn, gồm doanh thu, chi phí, lợi nhuận, dòng tiền và công nợ. Khi quy mô tăng lên, doanh nghiệp có thể bổ sung báo cáo nhân sự, KPI, kho hoặc dự án.

Có bắt buộc phải sử dụng phần mềm chuyên biệt không?

Không nhất thiết. Nhiều doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng Excel hoặc Google Sheets nếu cấu trúc dữ liệu, công thức và trách nhiệm cập nhật được thiết kế hợp lý.

Doanh nghiệp đã có phần mềm kế toán thì có cần báo cáo quản trị không?

Phần mềm kế toán cung cấp nhiều dữ liệu quan trọng, nhưng doanh nghiệp vẫn có thể cần báo cáo riêng để phân tích theo các chiều quản trị như dự án, nhân viên, khách hàng, sản phẩm, quỹ lương hoặc KPI.

Justeps có nhận xây dựng riêng từng mô-đun không?

Có. Doanh nghiệp có thể lựa chọn xây dựng trước báo cáo doanh thu, dòng tiền, công nợ, nhân sự, KPI hoặc báo cáo dự án tùy theo nhu cầu ưu tiên.

Bộ báo cáo có thể kết nối với hệ thống KPI không?

Có. Các chỉ số doanh thu, lợi nhuận, công nợ, tiến độ, chi phí và mức độ hoàn thành công việc có thể được sử dụng làm dữ liệu đầu vào cho việc đánh giá KPI.

Sau khi bàn giao, doanh nghiệp có thể tự sử dụng không?

Bộ báo cáo được thiết kế theo hướng doanh nghiệp có thể tự cập nhật và vận hành. Tùy phạm vi dịch vụ, Justeps có thể hướng dẫn sử dụng, chạy thử và hỗ trợ kiểm tra trong giai đoạn đầu.

Liên hệ dịch vụ xây dựng bộ báo cáo quản trị nội bộ

Một bộ báo cáo quản trị nội bộ phù hợp không chỉ cho biết doanh nghiệp đã phát sinh bao nhiêu doanh thu hoặc chi phí.

Quan trọng hơn, bộ báo cáo cần giúp người điều hành nhìn thấy:

• Hoạt động nào đang tạo ra lợi nhuận;
• Nguồn lực đang được sử dụng ở đâu;
• Dòng tiền có nguy cơ thiếu hụt hay không;
• Công nợ nào cần xử lý;
• Bộ phận nào cần điều chỉnh;
• Chỉ tiêu nào đang vượt giới hạn;
• Quyết định nào cần được đưa ra kịp thời.

Justeps cung cấp dịch vụ xây dựng bộ báo cáo quản trị nội bộ, từ khảo sát nhu cầu, rà soát dữ liệu, thiết kế cấu trúc báo cáo, xây dựng chỉ tiêu và công thức đến phân quyền trách nhiệm, hướng dẫn vận hành và kết nối với hệ thống quy chế nội bộ.

Mọi thông tin vui lòng liên hệ:

 Email: info@justepslegal.com

 Website: https://justepslegal.com/

 Page: Justeps

 Hotline (Zalo): 096 172 2607

 Văn phòng: Tầng 12, Tòa Licogi 13, số 164 đường Khuất Duy Tiến, phường Thanh Xuân, Hà Nội, Việt Nam