Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi ký hợp đồng giao khoán nhân công với cá nhân?

Ngày 06/5/2026, Thuế thành phố Đà Nẵng ban hành Công văn số 2653/DAN-QLDN2 về chính sách thuế TNDN, hướng dẫn đối với trường hợp doanh nghiệp giao khoán nhân công cho cá nhân đại diện ký hợp đồng thực hiện các hạng mục trong công trình xây dựng.

Theo nội dung công văn, trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng giao khoán với cá nhân không có đăng ký kinh doanh để thực hiện các hạng mục công việc, khoản thu nhập cá nhân nhận được được xác định là thu nhập từ tiền lương, tiền công. Doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN theo thuế suất 10% trước khi chi trả, không phân biệt cá nhân đó nhận tiền cho chính mình hay là người đại diện cho nhóm cá nhân.

Để khoản chi phí giao khoán được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp cần đáp ứng điều kiện tại khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP và không thuộc các khoản chi không được trừ theo Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Theo hướng dẫn tại Công văn số 2653/DAN-QLDN2, hồ sơ cần có bao gồm:

Hợp đồng giao khoán;
Biên bản thanh lý hợp đồng;
Căn cước công dân của người lao động/cá nhân nhận khoán;
Biên bản nghiệm thu sản lượng hoặc biên bản xác nhận công việc hoàn thành;
Bảng chấm công hoặc tài liệu xác nhận khối lượng, ngày công, sản lượng thực hiện;
Chứng từ thanh toán theo quy định;
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN;
Các hồ sơ khác có liên quan nếu có.

Một điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý là: đối với khoản chi thanh toán tiền lương, tiền công từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên kể từ ngày Nghị định 320/2025/NĐ-CP có hiệu lực, để được tính vào chi phí được trừ, doanh nghiệp cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.

Như vậy, khi sử dụng hợp đồng giao khoán, hợp đồng khoán việc hoặc hợp đồng dịch vụ với cá nhân, doanh nghiệp không nên chỉ dừng lại ở việc ký hợp đồng và chi tiền. Hồ sơ cần được chuẩn bị đồng bộ từ hợp đồng, nghiệm thu, thanh lý, chứng từ thanh toán đến chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần phân biệt rõ giữa hợp đồng giao khoán và hợp đồng lao động. Nếu trên thực tế cá nhân làm việc thường xuyên như nhân viên nội bộ, chịu sự quản lý, điều hành, giám sát hằng ngày, nhận tiền cố định như lương, thì dù hợp đồng có tên là “hợp đồng khoán” hoặc “hợp đồng dịch vụ”, vẫn có thể phát sinh rủi ro bị xem xét theo bản chất quan hệ lao động.

Do đó, để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên rà soát các nội dung sau:

Công việc có thật sự phù hợp để giao khoán hay không;
Hợp đồng đã mô tả theo sản lượng, hạng mục, kết quả bàn giao hay vẫn đang viết giống hợp đồng lao động;
Có đầy đủ biên bản nghiệm thu, thanh lý, chứng từ thanh toán hay chưa;
Đã khấu trừ và kê khai thuế TNCN đúng quy định chưa;
Trường hợp một cá nhân đại diện nhóm nhận khoán, đã có danh sách nhóm, văn bản ủy quyền và bảng phân bổ tiền công hay chưa;
Khoản thanh toán từ 05 triệu đồng trở lên đã có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hay chưa.

Justeps Legal hỗ trợ doanh nghiệp rà soát và xây dựng bộ hồ sơ giao khoán nhân công, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng cộng tác viên và các biểu mẫu đi kèm, bao gồm:

Rà soát bản chất quan hệ để phân biệt hợp đồng khoán, hợp đồng dịch vụ và hợp đồng lao động;
Soạn thảo hợp đồng giao khoán/hợp đồng dịch vụ phù hợp với từng mô hình;
Xây dựng mẫu biên bản nghiệm thu, thanh lý, bảng xác nhận khối lượng, bảng xác nhận sản lượng;
Soạn mẫu ủy quyền đại diện nhóm nhân công, danh sách nhóm, bảng phân bổ tiền công;
Tư vấn hồ sơ thuế TNCN, chứng từ thanh toán và điều kiện chi phí được trừ;
Rà soát bộ hồ sơ hiện có để hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế, kiểm tra lao động hoặc bảo hiểm xã hội.

Việc sử dụng hợp đồng giao khoán không sai. Nhưng để an toàn, doanh nghiệp cần làm đúng từ bản chất công việc, nội dung hợp đồng, hồ sơ nghiệm thu đến chứng từ thuế và thanh toán. Liên hệ chi tiết tại:
Website: justepslegal.com
Email: info@justepslegal.com
Hotline/Zalo: 096 172 2607
Văn phòng: Tầng 12, Tòa Licogi 13, số 164 đường Khuất Duy Tiến, phường Thanh Xuân, Hà Nội, Việt Nam