QMS Logistics – Tư vấn và hoàn thiện hợp đồng dịch vụ logistics song ngữ Việt – Anh

Khách hàng: Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ QMS (QMS Logistics)
Lĩnh vực hoạt động: Logistics, vận tải, dịch vụ xử lý hàng hóa hàng không và xuất nhập khẩu
Đơn vị tư vấn: Justeps
Phạm vi dịch vụ: Tư vấn, xây dựng và hoàn thiện hợp đồng nguyên tắc song ngữ Việt – Anh về cung cấp dịch vụ xử lý hàng hóa tại sân bay và chi hộ các khoản chi phí logistics.

Tổng quan về khách hàng

Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ QMS, hoạt động với tên thương mại QMS Logistics, là doanh nghiệp cung cấp các dịch vụ logistics, vận tải và hỗ trợ hoạt động xuất nhập khẩu tại Việt Nam.

Các nhóm dịch vụ được QMS Logistics giới thiệu bao gồm xử lý hàng hóa hàng không, dịch vụ đại lý và tư vấn hải quan, vận chuyển đường bộ, kho bãi và vận tải đa phương thức.

Trong đó, dịch vụ xử lý hàng hóa hàng không có đặc thù là sự phối hợp giữa nhiều công đoạn nghiệp vụ, từ tiếp nhận và xử lý hàng hóa, chuẩn bị chứng từ, làm việc với các đơn vị tại sân bay đến thanh toán những khoản phí liên quan.

Hoạt động này thường có sự tham gia của nhiều chủ thể như khách hàng, đơn vị giao nhận, kho hàng, hãng hàng không và các nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ.

Vì vậy, việc xác định rõ phạm vi công việc, cơ chế thanh toán, nguyên tắc chi hộ và trách nhiệm của các bên trong hợp đồng có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động quản trị rủi ro.

Justeps tham gia tư vấn và hoàn thiện hợp đồng nguyên tắc cung cấp dịch vụ xử lý hàng hóa tại sân bay và chi hộ cho QMS Logistics, tập trung xây dựng cơ chế giao dịch linh hoạt, minh bạch về chi phí, chứng từ và đối soát công nợ.

Một đặc điểm của dự án là hợp đồng được xây dựng theo hình thức song ngữ Việt – Anh, phục vụ hoạt động giao dịch thương mại của doanh nghiệp.

Bối cảnh và yêu cầu của dự án

Đặc thù hợp đồng trong hoạt động logistics hàng không

Khác với hợp đồng mua bán hàng hóa thông thường, hợp đồng cung cấp dịch vụ logistics có thể bao gồm nhiều hạng mục công việc được thực hiện theo từng lô hàng hoặc từng yêu cầu của khách hàng.

Đối với hoạt động xử lý hàng hóa xuất khẩu tại sân bay, các công việc có thể phát sinh bao gồm:

Tiếp nhận hàng hóa và thực hiện thủ tục giao nhận.
Hạ hàng, phân loại, kiểm tra, đo và cân hàng hóa.
Dán tem, nhãn và chuẩn bị hàng hóa theo yêu cầu.
Phối hợp thực hiện soi chiếu an ninh và những công đoạn xử lý tại kho.
Chuẩn bị, in ấn và bàn giao chứng từ vận tải.
Thực hiện bốc xếp, đóng pallet, gia cố hoặc đóng gói.
Thanh toán thay khách hàng một số khoản phí sân bay, kho hàng và dịch vụ liên quan theo thỏa thuận.

Phạm vi công việc và chi phí thực tế có thể khác nhau theo đặc điểm hàng hóa, đơn vị cung cấp dịch vụ, thời điểm thực hiện và yêu cầu của từng lô hàng.

Do đó, việc sử dụng một hợp đồng có giá dịch vụ cố định hoặc danh mục công việc cứng có thể chưa đáp ứng đầy đủ tính linh hoạt của hoạt động logistics.

Những yêu cầu pháp lý cần giải quyết

Trọng tâm của dự án là xây dựng hợp đồng nguyên tắc có khả năng áp dụng cho nhiều giao dịch phát sinh trong quá trình hợp tác.

Các yêu cầu chính bao gồm:

Xác định rõ phạm vi dịch vụ xử lý hàng hóa hàng không.
Phân biệt phí dịch vụ của QMS và các khoản chi hộ khách hàng.
Xây dựng cơ chế báo giá, đặt dịch vụ và xác nhận giao dịch theo từng lần.
Quy định nguyên tắc nghiệm thu và đối soát theo từng lô hàng, từng đợt.
Xác định hồ sơ chứng từ phục vụ việc xác nhận dịch vụ và thanh toán.
Quy định quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của các bên.
Xây dựng cơ chế xử lý công nợ, vi phạm và chấm dứt hợp đồng.
Bảo đảm tính thống nhất về nội dung giữa hai ngôn ngữ Việt – Anh.

Một trong những yêu cầu quan trọng là không cố định toàn bộ đơn giá và danh mục dịch vụ trong phụ lục hợp đồng, mà cho phép các bên xác nhận từng giao dịch phát sinh thông qua phương thức trao đổi đã được thỏa thuận.

Đây cũng là nội dung cần được thiết kế cẩn trọng để hợp đồng vừa linh hoạt trong vận hành, vừa có căn cứ xác định nghĩa vụ của các bên khi phát sinh tranh chấp.

Giải pháp tư vấn và phạm vi công việc của Justeps

Xây dựng hợp đồng nguyên tắc dịch vụ logistics song ngữ

Justeps tư vấn và xây dựng hợp đồng nguyên tắc song ngữ Việt – Anh, thiết lập khung pháp lý chung cho hoạt động cung cấp dịch vụ xử lý hàng hóa tại sân bay và chi hộ.

Hợp đồng được xây dựng nhằm xác định các nguyên tắc áp dụng xuyên suốt quá trình hợp tác, trong khi những yếu tố cụ thể của từng giao dịch có thể được xác nhận riêng.

Nội dung trọng tâm gồm:

Đối tượng và phạm vi dịch vụ.
Nguyên tắc tiếp nhận, thực hiện yêu cầu.
Cơ chế báo giá và xác nhận dịch vụ.
Quyền và nghĩa vụ của các bên.
Nguyên tắc nghiệm thu, đối soát và thanh toán.
Điều kiện xử lý các khoản chi hộ.
Trách nhiệm khi vi phạm hợp đồng.
Hiệu lực, chấm dứt và giải quyết tranh chấp.

Đặc biệt, Justeps chú trọng sự thống nhất về thuật ngữ pháp lý và nghiệp vụ logistics giữa hai phiên bản ngôn ngữ, nhằm hạn chế khác biệt trong cách hiểu hoặc áp dụng hợp đồng.

Chuẩn hóa phạm vi dịch vụ xử lý hàng hóa tại sân bay

Một nội dung quan trọng của dự án là xây dựng điều khoản mô tả phạm vi dịch vụ sát với thực tế hoạt động.

Đối với hàng hóa xuất khẩu đường hàng không, các công đoạn xử lý có thể liên quan đến việc nhận hàng tại sân bay Nội Bài, hạ hàng, đo kích thước, cân trọng lượng, dán nhãn, soi chiếu và hoàn thiện những yêu cầu xử lý tại kho.

Ngoài ra, dịch vụ có thể bao gồm các nghiệp vụ chuẩn bị chứng từ như vận đơn hàng không chủ (MAWB), vận đơn hàng không thứ cấp (HAWB), bản kê khai hàng hóa (manifest) và những tài liệu khác theo yêu cầu của từng giao dịch.

Justeps tiếp cận việc xây dựng phạm vi công việc theo hướng:

Xác định nhóm dịch vụ chính: Làm rõ những công việc thuộc phạm vi cung cấp dịch vụ xử lý hàng hóa.

Quy định dịch vụ phát sinh: Thiết lập nguyên tắc yêu cầu và xác nhận đối với những công việc nằm ngoài nội dung đã thống nhất.

Xác định trách nhiệm thực hiện: Phân định trách nhiệm cung cấp thông tin, chứng từ, hàng hóa và những điều kiện cần thiết để triển khai dịch vụ.

Liên kết với cơ chế báo giá: Bảo đảm mỗi yêu cầu dịch vụ có căn cứ để xác định phạm vi công việc và chi phí tương ứng.

Giải pháp này giúp hạn chế việc phát sinh nghĩa vụ ngoài phạm vi thỏa thuận hoặc tranh chấp về những dịch vụ đã được yêu cầu nhưng chưa được xác nhận.

Thiết kế cơ chế báo giá và xác nhận dịch vụ theo từng lần

Đây là một trong những nội dung nổi bật của dự án QMS Logistics.

Thay vì áp dụng một phụ lục bảng giá cố định, Justeps điều chỉnh phương án hợp đồng theo hướng báo giá và xác nhận dịch vụ cho từng lần phát sinh.

Theo đó, các bên có thể trao đổi thông tin, yêu cầu cung cấp dịch vụ, báo giá và xác nhận thông qua email hoặc những phương thức trao đổi được hợp đồng công nhận.

Nội dung tư vấn tập trung vào:

Phương thức gửi yêu cầu dịch vụ.
Nội dung và giá trị của báo giá.
Điều kiện xác nhận báo giá và chấp thuận thực hiện.
Giá trị pháp lý của thông tin trao đổi qua email, tin nhắn hoặc văn bản.
Cách xác định phạm vi và đơn giá của từng lần cung cấp dịch vụ.
Nguyên tắc xử lý yêu cầu thay đổi hoặc dịch vụ phát sinh.

Đặc biệt, Justeps chú trọng xác định các địa chỉ email chính thức của các bên để sử dụng trong việc gửi, nhận và xác nhận yêu cầu dịch vụ, báo giá, nghiệm thu, đối soát và những thông báo liên quan.

Việc thiết kế cơ chế giao dịch này tạo điều kiện để hợp đồng nguyên tắc được sử dụng ổn định, trong khi các bên vẫn có thể linh hoạt xác nhận những yếu tố thương mại khác nhau theo từng lô hàng.

Phân định phí dịch vụ và các khoản chi hộ logistics

Đối với hoạt động xử lý hàng hóa hàng không, QMS có thể thực hiện thanh toán một số khoản phí cho các đơn vị liên quan theo yêu cầu của khách hàng.

Các khoản chi có thể liên quan đến phí xử lý tại sân bay, kho hàng, hãng hàng không, dịch vụ hải quan và những chi phí địa phương khác.

Về bản chất pháp lý và kế toán, cần làm rõ sự khác biệt giữa khoản tiền QMS được hưởng từ việc cung cấp dịch vụ và khoản tiền được khách hàng giao thực hiện thanh toán thay.

Justeps tập trung tư vấn:

Phạm vi và điều kiện thực hiện chi hộ.
Cơ chế khách hàng xác nhận khoản chi.
Nguyên tắc xác định số tiền chi hộ.
Trách nhiệm cung cấp hóa đơn, chứng từ hoặc tài liệu xác nhận khoản chi.
Phương pháp hoàn trả và đối soát khoản chi hộ.
Trách nhiệm xử lý trường hợp khách hàng chậm hoàn trả.
Cơ chế xác nhận các khoản chi phát sinh ngoài dự kiến.

Việc tách bạch này hướng tới mục tiêu làm rõ nghĩa vụ thanh toán, hỗ trợ đối chiếu công nợ và hạn chế tranh chấp về chi phí đã phát sinh.

Đồng thời, các bên có cơ sở để thực hiện việc phân loại, lập chứng từ và xử lý nghĩa vụ thuế theo bản chất thực tế của từng khoản tiền.

Hoàn thiện cơ chế nghiệm thu, đối soát và thanh toán

Đặc thù logistics là số lượng giao dịch có thể phát sinh liên tục với quy mô, giá trị và dịch vụ khác nhau.

Do đó, một trong những yêu cầu quan trọng là xây dựng phương pháp nghiệm thu và đối soát đủ linh hoạt nhưng có thể kiểm tra được.

Justeps tư vấn cơ chế nghiệm thu, đối soát theo từng lô hàng hoặc từng đợt cung cấp dịch vụ, trên cơ sở hồ sơ, bảng kê và xác nhận của các bên.

Nội dung được chú trọng bao gồm:

Căn cứ nghiệm thu: Xác định thông tin về lô hàng, dịch vụ đã thực hiện và các tài liệu liên quan.

Bảng kê đối soát: Thống nhất nguyên tắc tổng hợp phí dịch vụ, các khoản chi hộ và những khoản điều chỉnh phát sinh.

Xác nhận công nợ: Làm rõ phương thức, thời điểm và đầu mối có trách nhiệm xác nhận.

Thanh toán: Quy định cơ sở xác định số tiền phải thanh toán, hồ sơ thanh toán và nghĩa vụ của các bên.

Xử lý chênh lệch: Thiết lập nguyên tắc kiểm tra và giải quyết những trường hợp số liệu đối soát chưa thống nhất.

Việc hoàn thiện các điều khoản này góp phần tạo cơ sở để doanh nghiệp quản lý công nợ theo từng giao dịch, hạn chế tình trạng thiếu chứng từ hoặc không xác định được số tiền phải thanh toán.

Rà soát trách nhiệm pháp lý và cơ chế xử lý vi phạm

Đối với hợp đồng logistics, trách nhiệm của các bên cần được xác định tương ứng với phạm vi dịch vụ thực tế, thông tin hàng hóa và nghĩa vụ phối hợp.

Justeps tập trung rà soát các điều khoản liên quan đến:

Trách nhiệm cung cấp thông tin và chứng từ của khách hàng.
Nghĩa vụ của bên cung cấp dịch vụ trong phạm vi công việc đã nhận.
Các trường hợp chậm trễ, sai sót hoặc không thực hiện đúng nghĩa vụ.
Trách nhiệm đối với chi phí phát sinh do thông tin không chính xác hoặc yêu cầu thay đổi.
Điều kiện áp dụng phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại.
Cơ chế thông báo, khắc phục và xử lý tranh chấp.
Trường hợp tạm ngừng hoặc chấm dứt hợp đồng.

Việc xây dựng cơ chế trách nhiệm được đặt trong mối liên hệ với quy định pháp luật thương mại và các quy định chuyên ngành có liên quan, nhằm tránh áp dụng những điều khoản trách nhiệm không phù hợp với bản chất giao dịch.

Chuẩn hóa nội dung hợp đồng song ngữ Việt – Anh

Bên cạnh nội dung nghiệp vụ, Justeps chú trọng kỹ thuật soạn thảo hợp đồng song ngữ.

Đối với hợp đồng có hai ngôn ngữ, việc dịch thuật không chỉ là chuyển đổi câu chữ mà còn phải bảo đảm sự tương ứng của nội dung pháp lý, điều kiện áp dụng và trách nhiệm của các bên.

Quá trình hoàn thiện chú trọng:

Thống nhất thuật ngữ pháp lý và thương mại.
Sử dụng cách diễn đạt phù hợp với giao dịch logistics.
Bảo đảm các điều khoản Việt – Anh thể hiện cùng một nội dung.
Rà soát các mốc thời gian, điều kiện thanh toán và trách nhiệm.
Xác định nguyên tắc xử lý nếu có sự khác biệt về cách hiểu giữa các bản ngôn ngữ.
Chuẩn hóa bố cục, đánh số điều khoản và dẫn chiếu hợp đồng.

Giải pháp giúp hợp đồng có khả năng sử dụng trong giao dịch với những đối tác có yêu cầu làm việc bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh.

Giá trị của giải pháp tư vấn

Dự án QMS Logistics thể hiện cách tiếp cận của Justeps trong việc xây dựng hợp đồng gắn với nghiệp vụ kinh doanh đặc thù.

Thứ nhất, xây dựng cơ chế hợp đồng linh hoạt. Hợp đồng nguyên tắc được thiết kế để áp dụng cho nhiều lần cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc vào một bảng giá cố định cho toàn bộ thời hạn hợp tác.

Thứ hai, chuẩn hóa căn cứ xác nhận giao dịch. Việc quy định rõ phương thức báo giá, xác nhận qua email và các hình thức trao đổi được công nhận giúp các bên có cơ sở xác định phạm vi và giá trị từng giao dịch.

Thứ ba, phân định rõ phí dịch vụ và chi phí chi hộ. Cơ chế hợp đồng được xây dựng nhằm làm rõ nghĩa vụ thanh toán, hoàn trả và cung cấp chứng từ cho từng nhóm chi phí.

Thứ tư, hỗ trợ kiểm soát công nợ logistics. Việc liên kết yêu cầu dịch vụ, báo giá, nghiệm thu, bảng kê và đối soát tạo cơ sở thuận lợi cho quản lý công nợ theo từng lô hàng hoặc đợt thực hiện.

Thứ năm, hạn chế rủi ro tranh chấp thương mại. Hợp đồng chú trọng việc phân định trách nhiệm, xử lý vi phạm và cơ chế giải quyết những vấn đề phát sinh.

Thứ sáu, hỗ trợ giao dịch song ngữ. Việc chuẩn hóa hợp đồng Việt – Anh giúp doanh nghiệp có bộ điều khoản thống nhất để sử dụng trong những giao dịch phù hợp.

Góc nhìn tư vấn từ Justeps

Trong thực tiễn, hợp đồng logistics không nên được xây dựng đơn thuần theo mẫu hợp đồng dịch vụ thông thường.

Đặc thù của ngành là sự thay đổi liên tục về lô hàng, phạm vi công việc, thời điểm cung cấp dịch vụ, đơn giá và những khoản phí phát sinh từ các bên thứ ba.

Nếu hợp đồng không xác định rõ cách thức xác nhận giao dịch và đối soát chi phí, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi xác định phạm vi dịch vụ đã được yêu cầu, khoản tiền đã chi hộ hoặc công nợ chưa được thanh toán.

Đặc biệt, đối với hợp đồng xử lý hàng hóa hàng không, sự kết hợp giữa nghiệp vụ logistics, chứng từ vận tải và các khoản phí liên quan đòi hỏi nội dung hợp đồng phải phản ánh đúng cách thức vận hành thực tế.

Thông qua dự án QMS Logistics, Justeps tiếp cận việc tư vấn hợp đồng trên ba phương diện:

Pháp lý: Xác định quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm và cơ chế xử lý rủi ro phù hợp với quy định áp dụng.

Thương mại: Bảo đảm hợp đồng phản ánh được cơ chế báo giá, thanh toán và những điều kiện giao dịch thực tế.

Vận hành: Thiết kế phương thức xác nhận dịch vụ, nghiệm thu và đối soát có thể sử dụng trong quá trình giao dịch thường xuyên.

Một hợp đồng logistics hiệu quả không chỉ cần quy định chặt chẽ về mặt pháp lý mà còn phải theo kịp cách thức vận hành, luân chuyển chứng từ và dòng tiền của doanh nghiệp.

Đây cũng là định hướng Justeps áp dụng trong quá trình tư vấn hợp đồng thương mại, dịch vụ logistics và giao dịch có yếu tố nước ngoài.

Dịch vụ tư vấn hợp đồng thương mại và logistics tại Justeps

Justeps cung cấp các giải pháp tư vấn, rà soát và hoàn thiện hợp đồng cho doanh nghiệp, bao gồm:

Tư vấn, soạn thảo hợp đồng nguyên tắc cung cấp dịch vụ logistics.
Rà soát hợp đồng giao nhận, vận chuyển và xử lý hàng hóa.
Soạn thảo hợp đồng thương mại song ngữ Việt – Anh.
Tư vấn điều khoản chi hộ, hoàn trả chi phí và thanh toán.
Xây dựng cơ chế nghiệm thu, đối soát công nợ và quản lý chứng từ.
Rà soát điều khoản trách nhiệm, phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại.
Tư vấn hợp đồng với khách hàng, nhà cung cấp và đối tác nước ngoài.
Xây dựng hệ thống hợp đồng mẫu và quy trình quản lý hợp đồng nội bộ.
Tư vấn pháp lý doanh nghiệp thường xuyên.

Justeps – Tư vấn pháp lý và quản trị doanh nghiệp toàn diện.

Justeps đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc xây dựng các giải pháp hợp đồng phù hợp với ngành nghề, mô hình giao dịch và yêu cầu vận hành, hướng tới mục tiêu quản lý rủi ro và bảo vệ quyền lợi trong hoạt động kinh doanh.

Mọi thông tin yêu cầu tư vấn xin vui lòng liên hệ:

Email: info@justepslegal.com