Hợp đồng giao khoán những vấn đề cần lưu ý để soạn thảo đảm bảo không bị đóng bảo hiểm xã hội

Trong thời gian gần đây, rất nhiều doanh nghiệp, kế toán và bộ phận nhân sự quan tâm đến một vấn đề tưởng đơn giản nhưng lại tiềm ẩn rủi ro lớn trong quá trình thanh tra, kiểm tra lao động, thuế và bảo hiểm xã hội. Đó là việc ký hợp đồng giao khoán, hợp đồng khoán việc, hợp đồng cộng tác viên hoặc hợp đồng dịch vụ với cá nhân thì có phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc hay không.

Theo nội dung trả lời của cơ quan bảo hiểm xã hội trong một trường hợp cụ thể, nếu người nhận khoán tự tổ chức thực hiện công việc, chủ động về thời gian, nhân lực, công cụ lao động, phương pháp thực hiện và chỉ nhận thanh toán theo sản lượng, khối lượng hoàn thành thì quan hệ này có thể không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc. Tuy nhiên, kết luận này không có nghĩa là mọi hợp đồng ghi tên “giao khoán” đều mặc nhiên không phải đóng bảo hiểm xã hội.

Điểm mấu chốt không nằm ở tên gọi của hợp đồng, mà nằm ở bản chất thực tế của quan hệ giữa doanh nghiệp và người thực hiện công việc.

Hợp đồng giao khoán là gì

Hợp đồng giao khoán thường được hiểu là thỏa thuận theo đó một bên giao cho bên còn lại thực hiện một công việc, một hạng mục, một khối lượng hoặc một kết quả nhất định. Bên nhận khoán được thanh toán theo kết quả hoàn thành, theo sản lượng, theo hạng mục nghiệm thu hoặc theo khối lượng thực tế.

Ví dụ thường gặp gồm giao khoán nhân công thi công công trình, khoán bốc xếp hàng hóa, khoán gia công sản phẩm, khoán chăm sóc cây trồng, khoán lắp đặt thiết bị, khoán xử lý một đầu việc cụ thể hoặc khoán theo sản phẩm hoàn thành.

Bản chất của hợp đồng giao khoán là hướng tới kết quả công việc. Doanh nghiệp quan tâm đến việc công việc có hoàn thành đúng khối lượng, đúng tiêu chuẩn, đúng tiến độ hay không. Người nhận khoán có quyền chủ động tổ chức cách thức thực hiện, miễn sao kết quả cuối cùng đáp ứng yêu cầu đã thỏa thuận.

Khi nào hợp đồng giao khoán không phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc

Hợp đồng giao khoán có thể không thuộc diện đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc nếu đồng thời đáp ứng các điều kiện cơ bản sau.

Thứ nhất, công việc được giao khoán phải là công việc có kết quả rõ ràng. Hợp đồng cần xác định cụ thể hạng mục, sản phẩm, khối lượng, sản lượng, phạm vi công việc, tiêu chuẩn nghiệm thu và thời hạn hoàn thành. Nếu hợp đồng chỉ ghi chung chung là làm việc tại công ty, thực hiện công việc theo phân công hằng ngày hoặc đảm nhiệm một vị trí thường xuyên thì rất dễ bị xem là quan hệ lao động.

Thứ hai, người nhận khoán phải tự chủ trong quá trình thực hiện công việc. Người nhận khoán được quyền chủ động về thời gian, phương pháp, nhân lực hỗ trợ, công cụ, máy móc hoặc phương tiện cần thiết, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận riêng về vật tư, thiết bị do doanh nghiệp cung cấp để phục vụ kết quả khoán.

Thứ ba, doanh nghiệp không quản lý người nhận khoán như người lao động thông thường. Doanh nghiệp không nên áp dụng chấm công, phân ca, quy định giờ vào ra, chế độ nghỉ phép, nội quy lao động, kỷ luật lao động, đánh giá KPI hằng tháng hoặc cơ chế quản lý trực tiếp giống nhân viên nội bộ đối với người nhận khoán.

Thứ tư, tiền thanh toán phải gắn với kết quả công việc. Doanh nghiệp nên thanh toán theo khối lượng nghiệm thu, sản phẩm hoàn thành, giai đoạn hoàn thành hoặc biên bản xác nhận công việc. Nếu doanh nghiệp trả một khoản tiền cố định hằng tháng, gọi là “lương”, có phụ cấp, thưởng chuyên cần, thưởng KPI hoặc các khoản mang tính tiền lương thì rủi ro bị xác định lại thành quan hệ lao động sẽ cao hơn.

Thứ năm, hồ sơ thực hiện phải phù hợp với bản chất giao khoán. Một hợp đồng giao khoán đúng bản chất không chỉ có hợp đồng, mà cần có đề xuất giao khoán, bảng mô tả khối lượng, báo giá hoặc thỏa thuận đơn giá, biên bản nghiệm thu, bảng xác nhận khối lượng hoàn thành, chứng từ thanh toán và hồ sơ thuế tương ứng.

Thứ sáu, người nhận khoán phải chịu trách nhiệm về kết quả công việc. Nếu công việc không đạt yêu cầu, người nhận khoán phải sửa chữa, làm lại, bồi thường, bị giảm trừ thanh toán hoặc chịu chế tài theo hợp đồng. Đây là điểm rất khác với quan hệ lao động, nơi người lao động chủ yếu thực hiện công việc theo sự quản lý của người sử dụng lao động.

Khi nào hợp đồng giao khoán vẫn có thể bị truy thu bảo hiểm xã hội

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý rằng cơ quan có thẩm quyền không chỉ nhìn vào tên hợp đồng. Nếu hợp đồng ghi là “hợp đồng giao khoán” nhưng nội dung và cách thực hiện trên thực tế lại có dấu hiệu của quan hệ lao động, doanh nghiệp vẫn có thể bị yêu cầu truy đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc.

Một số dấu hiệu rủi ro gồm:

- Người nhận khoán làm việc thường xuyên, liên tục tại doanh nghiệp trong thời gian dài.

- Công việc của người nhận khoán là một vị trí ổn định trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.

- Doanh nghiệp quản lý giờ làm việc, chấm công, phê duyệt nghỉ phép, phân ca hoặc yêu cầu có mặt cố định tại nơi làm việc.

- Người nhận khoán chịu sự điều hành trực tiếp hằng ngày của trưởng bộ phận, quản lý, giám sát hoặc nhân sự nội bộ.

- Doanh nghiệp trả tiền cố định hằng tháng, gọi là lương hoặc có bản chất giống tiền lương.

- Người nhận khoán được hưởng các khoản phụ cấp, thưởng, chế độ phúc lợi giống người lao động.

- Hợp đồng không có tiêu chí nghiệm thu cụ thể, không có sản phẩm đầu ra, không có khối lượng rõ ràng.

- Doanh nghiệp sử dụng hợp đồng giao khoán để thay thế cho hợp đồng lao động đối với các vị trí làm việc thường xuyên.

Trong các trường hợp này, rủi ro không chỉ nằm ở bảo hiểm xã hội. Doanh nghiệp còn có thể phát sinh rủi ro về lao động, thuế thu nhập cá nhân, chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, hồ sơ thanh toán và trách nhiệm khi xảy ra tai nạn trong quá trình làm việc.

Vì sao doanh nghiệp không nên dùng mẫu hợp đồng giao khoán chung chung

Nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng mẫu hợp đồng giao khoán rất ngắn, chỉ ghi tên người nhận khoán, công việc, số tiền và chữ ký hai bên. Cách làm này có thể thuận tiện trong vận hành nhưng lại thiếu căn cứ bảo vệ doanh nghiệp khi có tranh chấp hoặc khi bị kiểm tra.

Một hợp đồng giao khoán sơ sài thường gặp các lỗi sau:

- Không xác định rõ kết quả công việc phải hoàn thành.

- Không có bảng khối lượng, đơn giá, tiêu chuẩn nghiệm thu.

- Không làm rõ người nhận khoán tự tổ chức nhân lực, thời gian và phương tiện thực hiện.

- Không quy định trách nhiệm nếu công việc không đạt yêu cầu.

- Không có điều khoản về thuế, chứng từ, thanh toán và nghiệm thu.

- Không phân biệt được giao khoán theo việc với thuê lao động làm việc thường xuyên.

- Không có hồ sơ đi kèm để chứng minh bản chất giao khoán.

Khi xảy ra kiểm tra, doanh nghiệp rất khó chứng minh rằng đây là quan hệ giao khoán độc lập nếu toàn bộ hồ sơ chỉ có một bản hợp đồng đơn giản và bảng thanh toán hằng tháng.

Hợp đồng giao khoán cần được xây dựng thế nào cho chuẩn

Để hạn chế rủi ro bị xem là hợp đồng lao động, doanh nghiệp nên xây dựng hợp đồng giao khoán theo hướng chặt chẽ và thống nhất với hồ sơ thực tế.

Trước hết, hợp đồng cần xác định rõ đối tượng giao khoán. Đối tượng không nên là “làm nhân viên”, “làm công việc theo phân công” hoặc “làm việc tại công ty”, mà cần là một hạng mục, một khối lượng, một sản phẩm hoặc một kết quả cụ thể.

Tiếp theo, hợp đồng cần có bảng khối lượng và tiêu chuẩn nghiệm thu. Đây là căn cứ quan trọng để chứng minh việc thanh toán không phải là trả lương theo thời gian làm việc, mà là trả tiền theo kết quả hoàn thành.

Hợp đồng cũng cần ghi nhận quyền tự chủ của bên nhận khoán. Bên nhận khoán tự tổ chức nhân lực, thời gian, phương tiện, công cụ và biện pháp thực hiện, đồng thời tự chịu trách nhiệm về kết quả công việc, chất lượng, tiến độ và các chi phí thuộc phạm vi đã nhận khoán.

Doanh nghiệp cần tránh đưa vào hợp đồng các nội dung có bản chất lao động như thời giờ làm việc cố định, nghỉ phép, kỷ luật lao động, chức danh nhân sự nội bộ, lương tháng, phụ cấp chuyên cần hoặc đánh giá KPI như người lao động.

Ngoài hợp đồng, doanh nghiệp cần chuẩn hóa bộ hồ sơ đi kèm gồm báo giá, bảng giao việc, biên bản nghiệm thu, bảng xác nhận khối lượng, đề nghị thanh toán, chứng từ khấu trừ thuế nếu có, chứng từ chuyển khoản và hồ sơ ủy quyền nhận tiền trong trường hợp một cá nhân đại diện cho tổ đội nhận khoán.

Doanh nghiệp nào cần đặc biệt rà soát hợp đồng giao khoán

Các doanh nghiệp trong lĩnh vực xây dựng, sản xuất, nông nghiệp, logistics, lắp đặt, gia công, thương mại, dịch vụ kỹ thuật, khoán nhân công theo công trình, khoán theo mùa vụ hoặc sử dụng cộng tác viên theo sản phẩm là nhóm cần đặc biệt rà soát.

Đây là các mô hình thường xuyên phát sinh nhu cầu thuê người làm theo đầu việc, theo sản lượng hoặc theo hạng mục. Nếu hồ sơ được thiết kế đúng, doanh nghiệp có thể tối ưu chi phí hợp pháp và giảm rủi ro về bảo hiểm xã hội. Ngược lại, nếu dùng sai hợp đồng giao khoán cho quan hệ lao động thực tế, doanh nghiệp có thể bị truy thu, xử phạt và phát sinh tranh chấp với người thực hiện công việc.

Justepshỗ trợ doanh nghiệp rà soát và xây dựng hợp đồng giao khoán như thế nào

Justeps cung cấp dịch vụ rà soát và xây dựng bộ hồ sơ giao khoán phù hợp với từng mô hình doanh nghiệp, từng ngành nghề và từng cách vận hành thực tế.

Phạm vi hỗ trợ có thể bao gồm:

- Rà soát mô hình sử dụng nhân sự, cộng tác viên, tổ đội, cá nhân nhận khoán hoặc bên cung cấp dịch vụ.

- Đánh giá rủi ro hợp đồng hiện tại có thể bị xem là hợp đồng lao động hay không.

- Xây dựng mẫu hợp đồng giao khoán theo từng loại công việc, từng ngành nghề và từng phương thức thanh toán.

- Soạn phụ lục khối lượng, bảng đơn giá, tiêu chuẩn nghiệm thu và mẫu biên bản nghiệm thu.

- Thiết kế quy trình thanh toán, khấu trừ thuế, chứng từ và hồ sơ lưu trữ.

- Tư vấn phương án phân loại hợp đồng lao động, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng cộng tác viên và hợp đồng giao khoán.

- Hướng dẫn kế toán, nhân sự và bộ phận vận hành cách sử dụng hồ sơ đúng trên thực tế.

Hợp đồng giao khoán đúng bản chất không phải là căn cứ để đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc. Tuy nhiên, nếu hợp đồng giao khoán chỉ là tên gọi còn thực tế lại có đủ dấu hiệu của quan hệ lao động, doanh nghiệp vẫn có thể bị truy thu bảo hiểm xã hội như bình thường.

Vì vậy, điều quan trọng không phải là đổi tên hợp đồng lao động thành hợp đồng giao khoán, mà là phải thiết kế đúng bản chất công việc, đúng phương thức quản lý, đúng hồ sơ nghiệm thu, đúng cách thanh toán và đúng cách vận hành.

Doanh nghiệp càng sử dụng nhiều nhân sự thời vụ, tổ đội, cộng tác viên hoặc cá nhân nhận khoán thì càng nên rà soát sớm hệ thống hợp đồng. Một bộ hợp đồng giao khoán được xây dựng chuẩn ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp giảm rủi ro bảo hiểm xã hội, thuế, lao động và tranh chấp phát sinh trong quá trình vận hành.

Mọi thông tin vui lòng liên hệ:

Email: info@justepslegal.com