Hợp đồng là gì? Khái niệm và vai trò của hợp đồng trong kinh doanh

Trong cuộc sống thường ngày cũng như trong hoạt động kinh doanh, hợp đồng là công cụ pháp lý không thể thiếu nhằm ghi nhận các nội dung các bên thỏa thuận, xác lập quyền và nghĩa vụ giữa các bên. Việc hiểu đúng hợp đồng là gì, cũng như vai trò của hợp đồng trong cuộc sồng hàng ngày và trong hoạt động kinh doanh, giúp doanh nghiệp phòng ngừa rủi ro và bảo vệ quyền lợi một cách hiệu quả.

Hợp đồng là gì? Khái niệm pháp lý về hợp đồng

Theo quy định tại Điều 385 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng được hiểu là:

“Hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự.”

Như vậy, hợp đồng chính là sự thống nhất ý chí giữa các bên, thể hiện bằng lời nói, văn bản hoặc hành vi cụ thể, nhằm ràng buộc trách nhiệm pháp lý trong một quan hệ dân sự, thương mại hoặc kinh doanh.

Trong lĩnh vực kinh doanh, hợp đồng thường được lập bằng văn bản, có nội dung rõ ràng, đầy đủ về các vấn đề như:

Đối tượng hợp đồng, thể hiện mục đích ký kết hợp đồng của các bên;
Quyền và nghĩa vụ của các bên;
Giá cả, phương thức thanh toán;
Thời hạn thực hiện;
Trách nhiệm khi vi phạm hợp đồng của các bên;
Phương thức giải quyết tranh chấp;

Đặc điểm cơ bản của hợp đồng trong kinh doanh

Hợp đồng trong hoạt động kinh doanh có một số đặc điểm nổi bật sau:

Tính thỏa thuận: Hợp đồng chỉ được hình thành khi các bên tự nguyện thống nhất nội dung và ký kết hợp đồng.
Tính ràng buộc pháp lý: Khi có hiệu lực, hợp đồng buộc các bên phải thực hiện đúng cam kết, trường hợp các bên vi phạm phải chịu chế tài theo quy định hoặc theo thoả thuận trong Hợp đồng.
Tính song vụ hoặc đa vụ: Các bên vừa có quyền, vừa có nghĩa vụ đối ứng với nhau.
Tính phòng ngừa rủi ro: Hợp đồng giúp dự liệu trước các tình huống phát sinh trong quá trình hợp tác.

Hình thức của hợp đồng trong kinh doanh

Bên cạnh nội dung, hình thức của hợp đồng cũng là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến giá trị pháp lý và hiệu lực thực thi của hợp đồng trong hoạt động kinh doanh.

1. Hình thức hợp đồng theo quy định pháp luật

Theo Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng có thể được giao kết dưới các hình thức sau:

Hợp đồng bằng văn bản;
Hợp đồng bằng lời nói;
Hợp đồng được xác lập bằng hành vi cụ thể.

Trong đó, pháp luật khuyến khích và trong nhiều trường hợp bắt buộc hợp đồng phải được lập bằng văn bản, đặc biệt đối với các giao dịch kinh doanh, thương mại có giá trị lớn hoặc tính chất phức tạp.

2. Trường hợp hợp đồng bắt buộc phải lập bằng văn bản

Một số loại hợp đồng trong kinh doanh bắt buộc phải lập thành văn bản, thậm chí phải tiến hành công chứng hoặc đăng ký tại các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, bao gồm:

Hợp đồng mua bán, chuyển nhượng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất;
Hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất, tài sản phải đăng ký như ô tô, xe máy;
Hợp đồng chuyển nhượng dự án, hợp đồng thế chấp, bảo lãnh có sử dụng tài sản là quyền sử dụng đất;
Một số hợp đồng thương mại theo quy định pháp luật chuyên ngành.

Nếu không tuân thủ đúng hình thức, hợp đồng có thể bị tuyên vô hiệu, gây rủi ro lớn cho doanh nghiệp.

3. Hợp đồng điện tử, hình thức phổ biến trong kinh doanh hiện đại

Trong bối cảnh chuyển đổi số, hợp đồng điện tử ngày càng được sử dụng rộng rãi. Hợp đồng điện tử là hợp đồng được xác lập dưới dạng thông điệp dữ liệu, có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy nếu đáp ứng các điều kiện theo pháp luật về giao dịch điện tử.

Hình thức hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp:

Tiết kiệm thời gian và chi phí ký kết
Ký kết từ xa, thuận tiện cho giao dịch xuyên biên giới
Dễ dàng lưu trữ, tra cứu và quản lý hợp đồng

4. Lưu ý về hình thức hợp đồng để hạn chế rủi ro pháp lý

Khi giao kết hợp đồng trong kinh doanh, doanh nghiệp cần lưu ý:

Ưu tiên lập hợp đồng bằng văn bản, ghi nhận rõ nội dung các bên thoả thuận, kể cả khi pháp luật không bắt buộc;
Nội dung hợp đồng cần thể hiện rõ ràng, thống nhất và đầy đủ chữ ký của các bên có thẩm quyền;
Đối với hợp đồng điện tử, cần đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn và khả năng truy xuất dữ liệu;
Kiểm tra quy định pháp luật chuyên ngành để xác định hợp đồng có bắt buộc về hình thức hay không.

Vai trò của hợp đồng trong kinh doanh

1. Xác lập quyền và nghĩa vụ của các bên

Hợp đồng là căn cứ pháp lý quan trọng, giúp doanh nghiệp xác định:

Nghĩa vụ của các bên được quy định như thế nào?
Phạm vi trách nhiệm của mỗi bên;
Quyền yêu cầu, quyền từ chối hoặc quyền chấm dứt hợp đồng;
Chế tài khi vi phạm hợp đồng.

Điều này giúp doanh nghiệp tránh các tranh chấp phát sinh do thỏa thuận miệng hoặc thỏa thuận không rõ ràng.

2. Bảo vệ quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp

Khi xảy ra vi phạm, hợp đồng là chứng cứ quan trọng để:

Đòi quyền lợi, yêu cầu bên kia thực hiện nghĩa vụ theo Hợp đồng;
Áp dụng phạt vi phạm nếu bên kia không thực hiện;
Yêu cầu bồi thường thiệt hại;
Khởi kiện tại Tòa án hoặc Trọng tài

Một hợp đồng được soạn thảo chặt chẽ sẽ giúp doanh nghiệp chủ động bảo vệ quyền lợi khi có rủi ro pháp lý.

3. Nâng cao tính chuyên nghiệp và uy tín trong kinh doanh

Việc sử dụng mẫu hợp đồng chuyên nghiệp, cũng như ký kết và thực hiện hợp đồng bài bản thể hiện:

Tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp;
Sự minh bạch trong hoạt động hợp tác và kinh doanh;
Uy tín đối với đối tác, khách hàng và nhà đầu tư.

Đây là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài với khách hàng và nhà đầu tư.

4. Cơ sở quản lý và kiểm soát hoạt động kinh doanh

Hợp đồng còn là một trong những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp quản trị vận hành, quản lý doanh nghiệp, cụ thể:

Kiểm soát tiến độ thực hiện công việc của đối tác, khách hàng;
Quản lý chi phí, doanh thu, nghĩa vụ tài chính đối với cơ quan nhà nước;
Đánh giá hiệu quả hợp tác với đối tác.

Nhờ đó, hoạt động kinh doanh được vận hành có hệ thống và hạn chế rủi ro phát sinh.

Vì sao doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng đến hợp đồng?

Trong thực tiễn hoạt động kinh doanh, phần lớn các tranh chấp thương mại phát sinh từ việc không có hợp đồng hoặc hợp đồng được soạn thảo sơ sài, thiếu chặt chẽ. Khi không có cơ sở pháp lý rõ ràng, doanh nghiệp thường rơi vào thế bị động và gặp nhiều rủi ro.

1. Những nguyên nhân phổ biến dẫn đến tranh chấp

Nhiều tranh chấp kinh doanh xuất phát từ các vấn đề sau:

Hợp đồng được soạn thảo sơ sài, mang tính hình thức
Điều khoản không rõ ràng, cách hiểu không thống nhất giữa các bên
Thiếu quy định về quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm khi vi phạm
Không dự liệu các tình huống chấm dứt hợp đồng, tạm ngừng hoặc hủy bỏ hợp đồng
Thỏa thuận miệng hoặc trao đổi qua email, tin nhắn nhưng không được ghi nhận thành hợp đồng chính thức

2. Các tranh chấp thường gặp khi không có hợp đồng hoặc hợp đồng không rõ ràng

Khi không có hợp đồng hoặc hợp đồng thiếu chặt chẽ, doanh nghiệp dễ phát sinh các tranh chấp như:

Tranh chấp về nghĩa vụ thanh toán: Không xác định rõ giá, thời hạn và phương thức thanh toán dẫn đến chậm trả, không trả hoặc tranh cãi về số tiền phải thanh toán.
Tranh chấp về chất lượng, khối lượng hàng hóa/dịch vụ: Không có tiêu chuẩn cụ thể để đối chiếu, nghiệm thu và xác định vi phạm.
Tranh chấp về thời hạn thực hiện: Không quy định rõ mốc thời gian, tiến độ, điều kiện gia hạn hoặc chậm thực hiện.
Tranh chấp về phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại: Không có hoặc quy định không rõ ràng về mức phạt, căn cứ bồi thường nên khó yêu cầu bảo vệ quyền lợi.
Tranh chấp về chấm dứt hợp tác: Không quy định điều kiện chấm dứt, hậu quả pháp lý khi chấm dứt, dẫn đến kéo dài tranh chấp và thiệt hại cho các bên.

Doanh nghiệp cần làm gì để hạn chế rủi ro từ hợp đồng?

Để hạn chế tranh chấp và bảo vệ quyền lợi hợp pháp, doanh nghiệp cần:

Hiểu đúng bản chất pháp lý của từng giao dịch, từ đó xây dựng hợp đồng phù hợp, chú trọng tầm quan trọng của từng điều khoản;
Soạn thảo hợp đồng phù hợp với từng loại giao dịch, từng mô hình kinh doanh, cũng như tùng mục đích đối tượng thực hiện;
Quy định rõ ràng về quyền, nghĩa vụ, phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại và giải quyết tranh chấp
Thực hiện rà soát hợp đồng trước khi ký kết, đặc biệt đối với các hợp đồng có giá trị lớn hoặc tính chất phức tạp.

Hợp đồng không chỉ là văn bản ghi nhận thỏa thuận, mà còn là công cụ pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro, bảo vệ quyền lợi và duy trì hoạt động kinh doanh ổn định. Việc hiểu rõ “Hợp đồng là gì? Khái niệm và vai trò của hợp đồng trong kinh doanh” là nền tảng để doanh nghiệp xây dựng chiến lược pháp lý bền vững và phát triển lâu dài.

Trên đây là những nội dung cốt lõi giúp doanh nghiệp hiểu đúng “hợp đồng là gì” và vì sao hợp đồng giữ vai trò then chốt trong mọi hoạt động kinh doanh. Một hợp đồng được soạn thảo bài bản không chỉ ghi nhận thỏa thuận, mà còn là “lá chắn” pháp lý giúp kiểm soát rủi ro, phân định trách nhiệm, thiết lập cơ chế xử lý vi phạm và tạo căn cứ vững chắc khi phát sinh tranh chấp.

Nếu doanh nghiệp cần một hệ thống hợp đồng “chuẩn hóa, dễ dùng, đúng pháp luật” để vận hành ổn định và mở rộng kinh doanh, Justeps có thể đồng hành thông qua các gói dịch vụ cung cấp mẫu hợp đồng theo từng giao dịch; chuẩn hóa bộ mẫu hợp đồng theo ngành và mô hình; xây dựng quy trình (SOP) ký kết, nghiệm thu, thanh toán, lưu trữ; và tư vấn thiết kế điều khoản phòng ngừa rủi ro (phạt vi phạm, bồi thường, bảo mật, chấm dứt, giải quyết tranh chấp…). Từ đó, doanh nghiệp vừa tiết kiệm thời gian triển khai, vừa nâng cao tính chuyên nghiệp, vừa chủ động bảo vệ quyền lợi khi có sự cố phát sinh.