HỒ SƠ PHÁP LÝ NỘI BỘ CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN GỒM NHỮNG GÌ?

Nhiều công ty TNHH một thành viên chỉ lưu Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Điều lệ và một số giấy tờ phát sinh trong quá trình hoạt động. Đến khi thay đổi chủ sở hữu, thay đổi người đại diện theo pháp luật, làm việc với ngân hàng hoặc xảy ra tranh chấp nội bộ, doanh nghiệp mới phát hiện hồ sơ bị thiếu, không thống nhất hoặc không thể xác định ai là người có thẩm quyền quyết định tại từng thời điểm.

Trên thực tế, hồ sơ pháp lý nội bộ công ty TNHH một thành viên không chỉ là các giấy tờ đã nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Hồ sơ còn bao gồm tài liệu về chủ sở hữu, vốn điều lệ, quyết định quản trị, bổ nhiệm người quản lý, phân quyền, ủy quyền và các giao dịch giữa công ty với chủ sở hữu hoặc người có liên quan.

Theo Luật Doanh nghiệp hiện hành, công ty TNHH một thành viên là doanh nghiệp do một tổ chức hoặc một cá nhân làm chủ sở hữu. Chủ sở hữu chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi vốn điều lệ. Luật cũng quy định doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu quản trị, pháp lý, kế toán và tài liệu liên quan tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty.

Dưới đây là những nhóm hồ sơ pháp lý nội bộ cốt lõi mà công ty TNHH một thành viên nên thiết lập và lưu giữ đầy đủ.

Cần xác định đúng mô hình quản lý của công ty TNHH một thành viên

Trước khi sắp xếp hồ sơ, doanh nghiệp cần xác định công ty do cá nhân hay tổ chức làm chủ sở hữu, bởi mỗi trường hợp có cơ cấu quản lý khác nhau.

Công ty do tổ chức làm chủ sở hữu

Công ty có thể lựa chọn một trong hai mô hình:

Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc;
Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc.

Đối với công ty có chủ sở hữu là doanh nghiệp nhà nước thuộc trường hợp pháp luật quy định thì phải thành lập Ban kiểm soát. Các trường hợp khác có thể thành lập Ban kiểm soát theo quyết định của công ty.

Công ty do cá nhân làm chủ sở hữu

Cơ cấu quản lý gồm:

Chủ tịch công ty;
Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc.

Chủ sở hữu đồng thời là Chủ tịch công ty và có thể trực tiếp kiêm nhiệm hoặc thuê người khác làm Giám đốc/Tổng Giám đốc.

Việc xác định đúng mô hình quản lý là cơ sở để doanh nghiệp biết ai có thẩm quyền ban hành quyết định, ký hợp đồng, bổ nhiệm nhân sự quản lý và phê duyệt các giao dịch quan trọng.

Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Đây là nhóm hồ sơ nền tảng, phản ánh toàn bộ quá trình hình thành và thay đổi thông tin pháp lý của công ty.

Doanh nghiệp nên lưu:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện hành;
Hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp;
Các giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đã được cấp trước đây;
Hồ sơ thay đổi tên công ty, trụ sở, vốn điều lệ, ngành nghề kinh doanh;
Hồ sơ thay đổi chủ sở hữu;
Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật;
Thông báo, giấy xác nhận và kết quả xử lý hồ sơ của cơ quan đăng ký kinh doanh;
Hồ sơ đăng ký chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh nếu có;
Các giấy phép, giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh theo ngành nghề của công ty.

Doanh nghiệp không nên chỉ lưu bản mới nhất. Tốt nhất nên lưu hồ sơ theo từng lần thay đổi và theo đúng trình tự thời gian.

Cách lưu này giúp doanh nghiệp dễ dàng xác định tại một thời điểm cụ thể, công ty có tên gì, đặt trụ sở ở đâu, vốn điều lệ bao nhiêu, ai là chủ sở hữu và ai là người đại diện theo pháp luật.

Điều lệ công ty và các bản sửa đổi, bổ sung

Điều lệ là văn bản quản trị quan trọng nhất của công ty TNHH một thành viên. Nội dung Điều lệ thường quy định:

Thông tin về chủ sở hữu;
Vốn điều lệ;
Cơ cấu tổ chức quản lý;
Chức năng và thẩm quyền của Chủ tịch công ty hoặc Hội đồng thành viên;
Quyền và nghĩa vụ của Giám đốc/Tổng Giám đốc;
Người đại diện theo pháp luật;
Nguyên tắc thông qua quyết định;
Cơ chế phân chia lợi nhuận và xử lý lỗ;
Trình tự sửa đổi, bổ sung Điều lệ;
Nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ.

Doanh nghiệp nên lưu:

Điều lệ được ký khi thành lập;
Điều lệ hiện hành;
Tất cả các bản sửa đổi, bổ sung;
Quyết định thông qua Điều lệ;
Quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ;
Tài liệu giải trình hoặc phụ lục kèm theo nếu có.

Không nên thay thế hoàn toàn Điều lệ cũ bằng bản mới. Khi cần kiểm tra thẩm quyền ký kết hoặc tính hợp lệ của một quyết định trong quá khứ, doanh nghiệp phải đối chiếu với bản Điều lệ có hiệu lực tại thời điểm phát sinh sự việc.

Hồ sơ chủ sở hữu, vốn điều lệ và góp vốn

Đây là nhóm hồ sơ đặc biệt quan trọng đối với công ty TNHH một thành viên vì toàn bộ vốn điều lệ thuộc quyền sở hữu của một chủ thể.

Trường hợp chủ sở hữu là cá nhân

Doanh nghiệp nên lưu:

Giấy tờ pháp lý của chủ sở hữu;
Hồ sơ góp vốn thành lập công ty;
Chứng từ chuyển tiền góp vốn;
Biên bản giao nhận tài sản góp vốn;
Hồ sơ định giá tài sản góp vốn;
Hồ sơ chuyển quyền sở hữu tài sản góp vốn;
Quyết định tăng hoặc giảm vốn điều lệ;
Hồ sơ chuyển nhượng, tặng cho hoặc thừa kế vốn;
Hồ sơ thay đổi chủ sở hữu.

Trường hợp chủ sở hữu là tổ chức

Ngoài các hồ sơ về góp vốn, doanh nghiệp cần lưu thêm:

Giấy tờ pháp lý của tổ chức chủ sở hữu;
Điều lệ hoặc tài liệu quản trị của tổ chức chủ sở hữu có liên quan;
Quyết định thành lập công ty hoặc quyết định góp vốn;
Văn bản cử người đại diện theo ủy quyền;
Quyết định thay đổi người đại diện theo ủy quyền;
Giấy tờ pháp lý của người đại diện theo ủy quyền;
Văn bản phân định quyền và trách nhiệm của từng người đại diện nếu có nhiều người.

Hồ sơ góp vốn cần thể hiện được thời điểm góp vốn, hình thức góp vốn, loại tài sản góp vốn, giá trị tài sản và việc hoàn tất chuyển quyền sở hữu cho công ty.

Hồ sơ về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp

Đây là nội dung doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý từ khi Luật số 76/2025/QH15 và Nghị định số 168/2025/NĐ-CP có hiệu lực.

Doanh nghiệp có nghĩa vụ thu thập, cập nhật và lưu giữ thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi. Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi đã kê khai, thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh được lưu dưới hình thức văn bản giấy hoặc văn bản điện tử.

Đối với công ty TNHH một thành viên:

Nếu chủ sở hữu là cá nhân thì cá nhân đó là chủ sở hữu hưởng lợi;
Nếu chủ sở hữu là tổ chức thì cần xác định cá nhân sở hữu trực tiếp, gián tiếp từ 25% vốn điều lệ trở lên hoặc cá nhân có quyền chi phối các quyết định quan trọng của doanh nghiệp.

Khi thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi thay đổi, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thông báo và đồng thời cập nhật hồ sơ lưu giữ nội bộ.

Đây nên được thiết lập thành một nhóm hồ sơ riêng, gồm:

Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi;
Tài liệu xác định tỷ lệ sở hữu trực tiếp hoặc gián tiếp;
Sơ đồ sở hữu vốn nếu chủ sở hữu là tổ chức;
Tài liệu chứng minh quyền chi phối;
Các thông báo thay đổi đã gửi cơ quan đăng ký kinh doanh.

Quyết định của chủ sở hữu, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty

Trong công ty TNHH một thành viên, nhiều vấn đề quan trọng phải được thông qua bằng quyết định của chủ sở hữu hoặc cơ quan quản lý có thẩm quyền.

Doanh nghiệp nên lưu quyết định liên quan đến:

Thành lập và tổ chức hoạt động của công ty;
Thông qua hoặc sửa đổi Điều lệ;
Bổ nhiệm, miễn nhiệm người quản lý;
Thay đổi người đại diện theo pháp luật;
Tăng hoặc giảm vốn điều lệ;
Phê duyệt kế hoạch kinh doanh;
Phê duyệt báo cáo tài chính và phương án sử dụng lợi nhuận;
Thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh;
Đầu tư, vay vốn, bảo lãnh hoặc mua bán tài sản có giá trị lớn;
Tổ chức lại, chuyển đổi loại hình hoặc giải thể doanh nghiệp;
Chuyển nhượng, tặng cho hoặc xử lý phần vốn của chủ sở hữu;
Phê duyệt các hợp đồng, giao dịch thuộc thẩm quyền.

Nếu công ty tổ chức theo mô hình Hội đồng thành viên, mỗi cuộc họp nên được lưu thành một bộ hồ sơ hoàn chỉnh, gồm:

Thông báo hoặc giấy mời họp;
Chương trình họp;
Tài liệu trình họp;
Danh sách người tham dự;
Biên bản họp;
Nghị quyết hoặc quyết định được thông qua;
Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu nếu có;
Tài liệu kèm theo.

Nếu công ty tổ chức theo mô hình Chủ tịch công ty, cần lưu đầy đủ các quyết định của Chủ tịch công ty theo số thứ tự và theo từng năm.

Hồ sơ người quản lý và người đại diện theo pháp luật

Nhóm hồ sơ này giúp doanh nghiệp chứng minh một người có đúng thẩm quyền thực hiện công việc hoặc ký kết giao dịch hay không.

Doanh nghiệp nên lưu:

Quyết định bổ nhiệm, bổ nhiệm lại;
Quyết định miễn nhiệm, bãi nhiệm;
Hợp đồng lao động hoặc hợp đồng quản lý;
Bản mô tả công việc;
Quyết định phân công nhiệm vụ;
Quyết định phân quyền;
Văn bản ủy quyền;
Quy chế hoạt động của Ban Giám đốc;
Cam kết bảo mật và tránh xung đột lợi ích;
Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật;
Hồ sơ đăng ký chữ ký tại ngân hàng và các cơ quan liên quan;
Biên bản bàn giao khi thay đổi người quản lý.

Đặc biệt, doanh nghiệp cần phân định rõ mối quan hệ giữa:

Chủ sở hữu – Chủ tịch công ty/Hội đồng thành viên – Giám đốc/Tổng Giám đốc – người đại diện theo pháp luật.

Trường hợp một người đồng thời giữ nhiều chức danh, hồ sơ vẫn phải xác định rõ người đó đang thực hiện công việc với tư cách nào và theo thẩm quyền nào.

Hồ sơ phân quyền và quy chế quản trị nội bộ

Nhiều doanh nghiệp có Điều lệ nhưng chưa xây dựng hệ thống phân quyền chi tiết. Điều này dễ dẫn đến việc nhân sự tự ký hợp đồng, tự phê duyệt thanh toán hoặc thực hiện giao dịch vượt quá thẩm quyền.

Tùy theo quy mô, doanh nghiệp nên xây dựng và lưu:

Quy chế tổ chức và hoạt động;
Quy chế phân quyền, ủy quyền;
Quy chế tài chính;
Quy chế chi tiêu nội bộ;
Quy chế quản lý hợp đồng;
Quy chế quản lý con dấu;
Quy chế quản lý chữ ký số;
Quy chế quản lý tài khoản ngân hàng;
Quy chế phê duyệt thanh toán;
Quy trình mua sắm và lựa chọn nhà cung cấp;
Quy chế quản lý tài sản;
Danh mục giao dịch phải trình chủ sở hữu;
Danh sách người được quyền ký từng loại hồ sơ;
Văn bản ủy quyền theo từng thời kỳ.

Các quy chế nên xác định rõ:

Người đề xuất;
Người kiểm tra;
Người phê duyệt;
Hạn mức phê duyệt;
Trường hợp phải báo cáo hoặc xin ý kiến chủ sở hữu;
Thời hạn và phạm vi của việc ủy quyền.

Hồ sơ Ban kiểm soát, Kiểm soát viên nếu có

Không phải tất cả công ty TNHH một thành viên đều bắt buộc phải có Ban kiểm soát.

Đối với công ty có chủ sở hữu là doanh nghiệp nhà nước thuộc trường hợp pháp luật quy định, việc thành lập Ban kiểm soát là bắt buộc. Các công ty khác có thể thành lập Ban kiểm soát hoặc cơ chế kiểm soát nội bộ theo Điều lệ và quyết định của chủ sở hữu.

Nếu có Ban kiểm soát hoặc Kiểm soát viên, doanh nghiệp nên lưu:

Quyết định thành lập;
Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm;
Quy chế hoạt động;
Kế hoạch kiểm tra, kiểm soát;
Báo cáo kiểm soát;
Biên bản làm việc;
Kiến nghị của Kiểm soát viên;
Văn bản giải trình hoặc khắc phục của người quản lý;
Hồ sơ tiền lương, thù lao và quyền lợi của Kiểm soát viên.

Hồ sơ giao dịch với chủ sở hữu và người có liên quan

Đây là nhóm hồ sơ thường bị bỏ sót, đặc biệt tại các công ty do cá nhân làm chủ sở hữu.

Các giao dịch thường gặp gồm:

Chủ sở hữu cho công ty vay tiền;
Công ty cho chủ sở hữu tạm ứng;
Công ty thuê nhà, xe hoặc tài sản của chủ sở hữu;
Chủ sở hữu mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ của công ty;
Công ty ký hợp đồng với người thân hoặc doanh nghiệp có liên quan đến chủ sở hữu;
Công ty thanh toán thay nghĩa vụ của chủ sở hữu;
Chủ sở hữu sử dụng tài sản công ty cho mục đích cá nhân.

Đối với công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ sở hữu, hợp đồng và giao dịch giữa công ty với chủ sở hữu hoặc người có liên quan của chủ sở hữu phải được ghi chép và lưu giữ thành hồ sơ riêng của công ty.

Mỗi giao dịch nên có:

Hợp đồng hoặc thỏa thuận;
Quyết định phê duyệt;
Tài liệu xác định giá giao dịch;
Hóa đơn, chứng từ;
Hồ sơ thanh toán;
Biên bản giao nhận hoặc nghiệm thu;
Tài liệu chứng minh mục đích và tính hợp lý của giao dịch.

Việc lưu riêng nhóm hồ sơ này giúp doanh nghiệp chứng minh sự tách bạch giữa tài sản của công ty và tài sản cá nhân của chủ sở hữu.

Checklist hồ sơ pháp lý nội bộ công ty TNHH một thành viên

Nguyên tắc lưu hồ sơ pháp lý nội bộ

Hồ sơ pháp lý nội bộ không nhất thiết phải được tổ chức quá phức tạp. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên thống nhất một số nguyên tắc sau:

Lưu hồ sơ theo từng nhóm nghiệp vụ;
Đánh số tài liệu và quyết định theo từng năm;
Lưu theo trình tự thời gian;
Lưu cả bản hiện hành và lịch sử thay đổi;
Lưu căn cứ thông qua, không chỉ lưu kết quả cuối cùng;
Lưu kèm phụ lục, tài liệu trình và tài liệu chứng minh;
Phân biệt bản gốc, bản sao và bản điện tử;
Lập danh mục theo dõi hồ sơ còn hiệu lực, hết hiệu lực hoặc cần cập nhật;
Phân quyền người được tiếp cận, sử dụng và chỉnh sửa hồ sơ;
Sao lưu dữ liệu điện tử định kỳ.

Riêng các tài liệu liên quan đến thẩm quyền, doanh nghiệp nên luôn lưu kèm quyết định, nghị quyết, biên bản hoặc văn bản ủy quyền phù hợp.

Một bộ hồ sơ pháp lý nội bộ công ty TNHH một thành viên đầy đủ không chỉ phục vụ việc kiểm tra của cơ quan nhà nước. Đây còn là căn cứ để doanh nghiệp chứng minh quyền sở hữu vốn, thẩm quyền của người quản lý, tính hợp lệ của giao dịch và trách nhiệm của từng cá nhân trong quá trình điều hành.

Doanh nghiệp nên định kỳ rà soát hồ sơ, đặc biệt khi phát sinh các sự kiện như:

Thay đổi chủ sở hữu;
Thay đổi người đại diện theo pháp luật;
Tăng hoặc giảm vốn điều lệ;
Bổ nhiệm người quản lý;
Mở chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh;
Ký kết giao dịch có giá trị lớn;
Giao dịch với chủ sở hữu hoặc người có liên quan;
Tổ chức lại hoặc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.

Việc chuẩn hóa hồ sơ ngay từ đầu sẽ giúp công ty giảm rủi ro pháp lý, hạn chế tranh chấp về thẩm quyền và tiết kiệm đáng kể thời gian khi cần làm việc với ngân hàng, nhà đầu tư, cơ quan quản lý hoặc đối tác.

Dịch vụ rà soát và hoàn thiện hồ sơ pháp lý nội bộ công ty TNHH một thành viên

Trong quá trình hoạt động, nhiều doanh nghiệp có hồ sơ nhưng chưa được sắp xếp thành hệ thống; tài liệu được lập tại nhiều thời điểm, sử dụng nhiều biểu mẫu khác nhau hoặc không còn phù hợp với cơ cấu quản lý thực tế của công ty.

Một số trường hợp thường gặp gồm:

Chỉ lưu Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và Điều lệ hiện hành;
Không lưu hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo từng lần thay đổi;
Thiếu chứng từ chứng minh việc góp đủ vốn điều lệ;
Quyết định của chủ sở hữu được lập không đầy đủ hoặc không đánh số;
Chưa có quyết định bổ nhiệm Giám đốc/Tổng Giám đốc và người quản lý;
Chưa phân định rõ thẩm quyền giữa chủ sở hữu, Chủ tịch công ty, Giám đốc/Tổng Giám đốc và người đại diện theo pháp luật;
Văn bản ủy quyền không ghi rõ phạm vi, thời hạn hoặc giá trị giao dịch;
Chưa có quy chế phân quyền, quy chế tài chính và quy trình phê duyệt nội bộ;
Giao dịch giữa công ty với chủ sở hữu hoặc người có liên quan không được lập thành hồ sơ riêng;
Điều lệ, quy chế và hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không thống nhất với nhau.

Để khắc phục các vấn đề trên, Justeps Legal cung cấp dịch vụ rà soát và hoàn thiện hồ sơ pháp lý nội bộ công ty TNHH một thành viên, phù hợp với cả doanh nghiệp mới thành lập và doanh nghiệp đã hoạt động trong nhiều năm.

Rà soát hiện trạng hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp

Justeps Legal tiếp nhận và kiểm tra các nhóm tài liệu doanh nghiệp đang lưu giữ, bao gồm:

Hồ sơ đăng ký thành lập và thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
Điều lệ công ty và các bản sửa đổi, bổ sung;
Hồ sơ pháp lý của chủ sở hữu;
Hồ sơ góp vốn, tăng vốn, giảm vốn và thay đổi chủ sở hữu;
Quyết định của chủ sở hữu, Chủ tịch công ty hoặc Hội đồng thành viên;
Hồ sơ bổ nhiệm, miễn nhiệm người quản lý;
Hồ sơ người đại diện theo pháp luật;
Quyết định phân công, phân quyền và văn bản ủy quyền;
Quy chế quản trị, quy chế tài chính và quy chế nội bộ;
Hồ sơ giao dịch với chủ sở hữu và người có liên quan;
Hồ sơ Kiểm soát viên hoặc Ban kiểm soát nếu có.

Kết quả rà soát sẽ giúp doanh nghiệp xác định rõ:

Hồ sơ nào đã có và còn hiệu lực;
Hồ sơ nào bị thiếu;
Hồ sơ nào chưa đúng thẩm quyền;
Hồ sơ nào không thống nhất với Điều lệ hoặc đăng ký doanh nghiệp;
Hồ sơ nào cần sửa đổi, thay thế hoặc ban hành bổ sung;
Những rủi ro pháp lý có thể phát sinh từ cơ cấu quản trị hiện tại.

Lập checklist hồ sơ cần bổ sung và hoàn thiện

Sau khi rà soát, doanh nghiệp được cung cấp bảng checklist theo dõi chi tiết, trong đó thể hiện:

Tên từng loại hồ sơ;
Căn cứ và mục đích sử dụng;
Tình trạng hồ sơ hiện có;
Nội dung còn thiếu hoặc cần sửa;
Đơn vị, cá nhân phụ trách;
Thời hạn cần hoàn thành;
Ghi chú về mức độ ưu tiên và rủi ro.

Checklist được thiết kế phù hợp với mô hình thực tế của doanh nghiệp, không áp dụng máy móc một danh mục chung cho mọi công ty.

Soạn thảo và hoàn thiện hồ sơ còn thiếu

Tùy theo kết quả rà soát, Justeps Legal có thể hỗ trợ doanh nghiệp soạn thảo hoặc chuẩn hóa các tài liệu như:

Điều lệ công ty và văn bản sửa đổi, bổ sung Điều lệ;
Quyết định của chủ sở hữu;
Biên bản họp và nghị quyết của Hội đồng thành viên;
Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm người quản lý;
Quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật;
Quyết định phân công nhiệm vụ;
Quy chế phân quyền và ủy quyền;
Quy chế tổ chức và hoạt động;
Quy chế tài chính, chi tiêu và phê duyệt thanh toán;
Quy chế quản lý con dấu, chữ ký số và tài khoản ngân hàng;
Danh mục hạn mức phê duyệt theo từng chức danh;
Hồ sơ góp vốn, tăng vốn, giảm vốn hoặc thay đổi chủ sở hữu;
Văn bản cử người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu là tổ chức;
Hồ sơ giao dịch giữa công ty với chủ sở hữu và người có liên quan;
Biên bản bàn giao hồ sơ, tài sản và thẩm quyền quản lý.

Các biểu mẫu được xây dựng thống nhất với Điều lệ, cơ cấu tổ chức và nhu cầu vận hành thực tế của từng doanh nghiệp.

Chuẩn hóa hệ thống phân quyền và thẩm quyền ký kết

Đối với công ty TNHH một thành viên, rủi ro thường phát sinh khi một người đồng thời giữ nhiều chức danh nhưng không xác định rõ phạm vi quyền hạn của từng chức danh.

Justeps Legal hỗ trợ doanh nghiệp phân định cụ thể:

Vấn đề thuộc thẩm quyền của chủ sở hữu;
Vấn đề do Chủ tịch công ty hoặc Hội đồng thành viên quyết định;
Phạm vi điều hành của Giám đốc/Tổng Giám đốc;
Thẩm quyền của người đại diện theo pháp luật;
Hạn mức ký hợp đồng, mua sắm, vay vốn và thanh toán;
Trường hợp được ủy quyền và không được ủy quyền;
Cơ chế kiểm tra, phê duyệt và báo cáo;
Danh mục giao dịch bắt buộc phải trình chủ sở hữu.

Việc phân quyền rõ ràng giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng ký vượt thẩm quyền, phê duyệt không đúng cấp hoặc phát sinh tranh chấp về trách nhiệm của người quản lý.

Sắp xếp và bàn giao bộ hồ sơ pháp lý nội bộ hoàn chỉnh

Sau khi hoàn thiện, hồ sơ có thể được sắp xếp theo từng nhóm và theo trình tự thời gian, gồm:

Danh mục hồ sơ tổng hợp;
Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp;
Điều lệ và lịch sử sửa đổi;
Hồ sơ chủ sở hữu và vốn điều lệ;
Hồ sơ quyết định quản trị;
Hồ sơ người quản lý;
Hồ sơ phân quyền và ủy quyền;
Hồ sơ kiểm soát nội bộ;
Hồ sơ giao dịch với chủ sở hữu và người có liên quan;
Danh mục tài liệu cần tiếp tục theo dõi, cập nhật định kỳ.

Doanh nghiệp có thể sử dụng bộ hồ sơ này để phục vụ công tác quản trị thường xuyên, làm việc với ngân hàng, nhà đầu tư, đối tác, cơ quan nhà nước hoặc chuẩn bị cho quá trình kiểm tra pháp lý.

Doanh nghiệp nào nên thực hiện rà soát hồ sơ pháp lý nội bộ?

Dịch vụ đặc biệt phù hợp với các trường hợp:

Công ty mới thành lập và chưa xây dựng đầy đủ hồ sơ quản trị;
Công ty đã hoạt động lâu năm nhưng hồ sơ được lưu rời rạc;
Doanh nghiệp sắp thay đổi chủ sở hữu;
Doanh nghiệp thay đổi người đại diện theo pháp luật hoặc Giám đốc;
Doanh nghiệp tăng, giảm vốn điều lệ;
Công ty có chủ sở hữu là tổ chức và có người đại diện theo ủy quyền;
Doanh nghiệp chuẩn bị vay vốn, gọi vốn hoặc thực hiện giao dịch lớn;
Công ty có nhiều giao dịch với chủ sở hữu hoặc người có liên quan;
Doanh nghiệp cần xác định lại thẩm quyền ký hợp đồng và phê duyệt thanh toán;
Doanh nghiệp chuẩn bị chuyển đổi loại hình, tổ chức lại hoặc giải thể.

Kết quả doanh nghiệp nhận được

Sau quá trình rà soát và hoàn thiện, doanh nghiệp có thể nhận được:

Báo cáo hiện trạng hồ sơ pháp lý nội bộ;
Danh sách lỗi, điểm thiếu và rủi ro cần xử lý;
Checklist hồ sơ cần bổ sung;
Bộ biểu mẫu pháp lý được soạn theo cơ cấu thực tế;
Hệ thống quyết định, phân quyền và ủy quyền rõ ràng;
Danh mục hồ sơ được phân nhóm để dễ lưu trữ và tra cứu;
Hướng dẫn cập nhật hồ sơ khi có thay đổi trong tương lai.

Việc rà soát hồ sơ pháp lý nội bộ không chỉ nhằm bổ sung giấy tờ còn thiếu mà quan trọng hơn là bảo đảm toàn bộ tài liệu của doanh nghiệp thống nhất về chủ thể, chức danh, thẩm quyền, nội dung và thời điểm có hiệu lực.

Mọi thông tin vui lòng liên hệ:

Email: info@justepslegal.com