DỊCH VỤ XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG TRỌN GÓI TẠI JUSTEPS

Trong quá trình hoạt động, nhiều doanh nghiệp ký kết số lượng lớn hợp đồng nhưng không có quy trình quản lý hợp đồng bài bản, dẫn đến tình trạng thất lạc hồ sơ, bỏ sót thời hạn thanh toán, gia hạn, chấm dứt hợp đồng hoặc không kiểm soát được nghĩa vụ, quyền lợi pháp lý của mình. Khi phát sinh tranh chấp, doanh nghiệp không xác định được hợp đồng nào còn hiệu lực, điều khoản nào áp dụng, trách nhiệm thuộc về bộ phận nào.

Các doanh nghiệp thiếu quy trình quản lý hợp đồng, doanh nghiệp có thể:

Mất quyền đòi nợ do quá hạn;
Bị phạt vi phạm do không thực hiện đúng nghĩa vụ;
Gia hạn hợp đồng bất lợi mà không kiểm soát được;
Không kịp thời chấm dứt hợp đồng rủi ro;
Gặp khó khăn khi kiểm toán, quyết toán, thanh tra hoặc tranh chấp.

Dịch vụ xây dựng quy trình quản lý hợp đồng trọn gói tại Justeps giúp doanh nghiệp thiết lập một hệ thống quản lý hợp đồng chặt chẽ, khoa học, dễ áp dụng, phù hợp thực tế vận hành, kiểm soát rủi ro pháp lý ngay từ khâu ký kết đến thực hiện và thanh lý hợp đồng.

📞 Hotline/Zalo: 096.172.2607 – Tư vấn miễn phí 24/7

Xây Dựng Quy Trình Quản Lý Hợp Đồng Là Gì? Vì Sao Doanh Nghiệp CẦN Làm?

Xây dựng quy trình quản lý hợp đồng là việc thiết lập hệ thống các bước, nguyên tắc và biểu mẫu để doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ vòng đời hợp đồng, bao gồm:

Soạn thảo, phê duyệt hợp đồng;
Ký kết và lưu trữ hợp đồng;
Theo dõi thực hiện nghĩa vụ;
Quản lý thời hạn, gia hạn, chấm dứt;
Thanh lý, lưu trữ và truy xuất hợp đồng.

Một quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả phải đảm bảo:

Phù hợp quy định pháp luật;
Phù hợp mô hình tổ chức và quy mô doanh nghiệp;
Phân rõ trách nhiệm từng bộ phận;
Dễ áp dụng, không hình thức;
Kiểm soát rủi ro pháp lý, tài chính.

Nếu không có quy trình quản lý hợp đồng, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng quản lý thủ công, phụ thuộc cá nhân, tiềm ẩn rủi ro lớn khi nhân sự thay đổi hoặc khi xảy ra tranh chấp.

Khi Nào Doanh Nghiệp Cần Xây Dựng Quy Trình Quản Lý Hợp Đồng?

Doanh nghiệp nên xây dựng hoặc rà soát lại quy trình quản lý hợp đồng khi:

Ký kết nhiều hợp đồng với khách hàng, đối tác;
Có nhiều phòng ban cùng tham gia ký và thực hiện hợp đồng;
Thường xuyên phát sinh tranh chấp, chậm thanh toán;
Không kiểm soát được thời hạn hợp đồng;
Doanh nghiệp mở rộng quy mô, chi nhánh;
Chuẩn bị kiểm toán, gọi vốn, M&A;
Muốn chuẩn hóa quản trị nội bộ theo hướng chuyên nghiệp.

Vì Sao Doanh Nghiệp Nên Dùng Dịch Vụ Xây Dựng Quy Trình Quản Lý Hợp Đồng Tại Justeps?

1. Quy trình xây dựng sát thực tế vận hành, không hình thức

Justeps không xây quy trình quản lý hượp đồng theo mẫu rập khuôn, mà thiết kế riêng cho từng doanh nghiệp dựa trên:

Cơ cấu tổ chức hiện tại của doanh nghiệp;
Ngành nghề kinh doanh;
Số lượng và loại hợp đồng;
Quy trình ký kết Hợp đồng hiện tại;
Thói quen vận hành nội bộ.

Quy trình đảm bảo áp dụng được ngay, không gây cản trở hoạt động kinh doanh.

2. Kiểm soát rủi ro pháp lý ngay từ khâu quản lý hợp đồng

Justeps chú trọng xây dựng cơ chế:

Kiểm soát quy trình, thẩm quyền ký kết;
Lập file excel hỗ trợ quản lý theo dõi thời hạn hợp đồng;
Cảnh báo nghĩa vụ thanh toán, gia hạn;
Kiểm soát điều khoản phạt, bồi thường;
Kiểm soát quyền chấm dứt hợp đồng;
Phân quyền phê duyệt rõ ràng.

Giúp doanh nghiệp chủ động phòng ngừa tranh chấp, thay vì xử lý khi đã xảy ra rủi ro.

3. Chuẩn hóa hồ sơ, trách nhiệm, tránh phụ thuộc cá nhân

Quy trình quản lý hợp đồng hỗ trợ doanh nghiệp:

Không phụ thuộc vào một cá nhân quản lý hợp đồng;
Nhân sự mới tiếp nhận dễ dàng theo dõi và bắt nhịp vào hệ thống doanh nghiệp;
Dễ kiểm tra, đối soát, truy xuất quyền và nghĩa vụ của từng nhân sự khi phát sinh tranh chấp;
Phục vụ kiểm toán, thanh tra, tranh chấp.

4. Chi phí trọn gói, linh hoạt theo quy mô doanh nghiệp

Justeps báo giá dựa trên thực tế nhu cầu, không áp một mức cố định, cam kết:

Báo giá rõ ràng trước khi triển khai;
Không phát sinh chi phí ẩn;
Đồng hành hỗ trợ sau khi bàn giao.

Dịch Vụ Xây Dựng Quy Trình Quản Lý Hợp Đồng Tại Justeps Bao Gồm

1. Khảo sát và đánh giá thực trạng quản lý hợp đồng

Rà soát cách doanh nghiệp đang quản lý hợp đồng;
Xác định điểm rủi ro, điểm nghẽn hiện tại của doanh nghiệp;
Đánh giá những loại hợp đồng phát sinh thường xuyên và đưa ra phương án tư vấn xây dựng quy trình quản lý hợp đồng phù hợp;
Phân tích mô hình quản trị hiện tại.

2. Thiết kế quy trình quản lý hợp đồng hoàn chỉnh

Justeps dựa vào các thông tin thu thập được sẽ xây dựng:

Quy trình ký kết, phê duyệt hợp đồng;
Quy trình lưu trữ và quản lý hồ sơ;
Quy trình theo dõi thực hiện hợp đồng;
Quy trình gia hạn, chấm dứt, thanh lý;
Phân công trách nhiệm từng bộ phận.

3. Soạn bộ biểu mẫu và tài liệu áp dụng

Bao gồm:

Quy trình quản lý hợp đồng bằng văn bản;
Biểu mẫu theo dõi hợp đồng;
Biểu mẫu bàn giao, thanh lý khi có nhân sự mới nhận bàn giao;
Checklist kiểm soát rủi ro hợp đồng.
Excel cảnh báo thời hạn hợp đồng, những hợp đồng đến hạn thực hiện nghĩa vụ.

4. Hướng dẫn áp dụng và tư vấn hậu kỳ

Hướng dẫn triển khai trong nội bộ;
Tư vấn điều chỉnh theo thực tế;
Hỗ trợ pháp lý phát sinh trong quá trình áp dụng.

Quy Trình Xây Dựng Quản Lý Hợp Đồng Tại Justeps

Bước 1: Thu thập thông tin, khảo sát doanh nghiệp

Bước 2: Phân tích rủi ro và thiết kế quy trình phù hợp

Bước 3: Soạn bộ quy trình và biểu mẫu

Bước 4: Bàn giao, hướng dẫn và hỗ trợ áp dụng

Thời gian thực hiện: 5 – 15 ngày làm việc tùy quy mô.

Chi Phí Dịch Vụ Xây Dựng Quy Trình Quản Lý Hợp Đồng Tại Justeps

Chi phí không cố định, được xác định dựa trên:

Quy mô hoạt động, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp;
Số lượng và loại hợp đồng;
Mức độ phức tạp của hợp đồng;
Phạm vi hỗ trợ mong muốn của từng doanh nghiệp.

Justeps báo giá sau khi khảo sát, cam kết minh bạch, trọn gói, không phát sinh.

Câu Hỏi Thường Gặp Về Xây Dựng Quy Trình Quản Lý Hợp Đồng

1. Doanh nghiệp nhỏ có cần quy trình quản lý hợp đồng không?

Có. Doanh nghiệp càng nhỏ càng cần quy trình quản lý hợp đồng rõ ràng, bởi:

Nhân sự kiêm nhiệm nhiều vai trò, dễ bỏ sót hợp đồng;
Không có bộ phận pháp chế chuyên trách;
Dễ xảy ra thất lạc hợp đồng, quên thời hạn thanh toán, gia hạn, chấm dứt.

Quy trình quản lý hợp đồng giúp doanh nghiệp nhỏ kiểm soát rủi ro ngay từ đầu, không phụ thuộc vào một cá nhân cụ thể.

2. Quy trình quản lý hợp đồng có áp dụng được ngay không?

Có. Quy trình được thiết kế riêng theo thực tế từng công ty để có thể dễ dàng đi vào vận hành.

3. Justeps có hỗ trợ chỉnh sửa sau khi áp dụng không?

Có. Justeps hỗ trợ điều chỉnh trong giai đoạn triển khai.

4. Quy trình quản lý hợp đồng bao gồm những giai đoạn nào?

Một quy trình quản lý hợp đồng chuẩn thường gồm các giai đoạn:

Soạn thảo và phê duyệt hợp đồng;
Ký kết và lưu trữ hợp đồng;
Theo dõi thực hiện nghĩa vụ các bên;
Quản lý thanh toán, phạt vi phạm, gia hạn;
Thanh lý, chấm dứt hợp đồng;
Lưu trữ và rà soát hậu kỳ.

Justeps xây dựng quy trình theo đúng vòng đời hợp đồng, phù hợp thực tế vận hành của từng doanh nghiệp.

5. Doanh nghiệp đã có hợp đồng rồi thì có cần xây dựng quy trình nữa không?

Có. Việc có hợp đồng không đồng nghĩa với quản lý hợp đồng hiệu quả.

Thực tế nhiều doanh nghiệp:

Có hợp đồng nhưng không theo dõi thời hạn;
Không kiểm soát nghĩa vụ thanh toán;
Không cập nhật phụ lục, điều chỉnh hợp đồng;
Không biết hợp đồng nào đã hết hiệu lực.

Quy trình quản lý hợp đồng giúp kiểm soát toàn bộ hệ thống hợp đồng đang tồn tại, hạn chế rủi ro phát sinh về sau.

6. Quy trình quản lý hợp đồng có áp dụng được cho nhiều loại hợp đồng không?

Có. Quy trình do Justeps xây dựng có thể áp dụng linh hoạt cho nhiều loại hợp đồng. Tùy loại hợp đồng, Justeps sẽ tùy chỉnh biểu mẫu, checkpoint kiểm soát cho phù hợp.

Liên Hệ Justeps – Xây Dựng Quy Trình Quản Lý Hợp Đồng Chuyên Nghiệp

Xây dựng quy trình quản lý hợp đồng không chỉ để kiểm soát giấy tờ, mà là xây nền tảng pháp lý giúp doanh nghiệp vận hành an toàn và phát triển bền vững.

📞 Hotline/Zalo: 096.172.2607
📩 Email: info@justepslegal.com
🌐 Website: justepslegal.com

📚 Nhận tài liệu & biểu mẫu miễn phí: Group Facebook của Justeps