Dịch vụ xây dựng thang bảng lương tối ưu chi phí nhân sự tại Hà Nội giúp doanh nghiệp kiểm soát quỹ lương an toàn và hợp pháp

Chi phí nhân sự luôn là một trong những khoản chi lớn nhất của doanh nghiệp. Đối với nhiều doanh nghiệp tại Hà Nội, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ, công ty mới thành lập, startup, công ty dịch vụ, thương mại, sản xuất, xây dựng, logistics hoặc bán lẻ, việc trả lương sao cho vừa thu hút được người lao động, vừa kiểm soát được quỹ lương, vừa bảo đảm đúng quy định pháp luật là bài toán không đơn giản.

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp muốn “tối ưu chi phí nhân sự” nhưng lại hiểu chưa đúng. Có doanh nghiệp chỉ giảm lương cơ bản xuống thấp, còn lại chuyển sang phụ cấp, KPI hoặc thưởng. Có doanh nghiệp ghi hợp đồng lao động một mức, bảng lương nội bộ một mức, bảng lương đóng bảo hiểm xã hội một mức khác. Có doanh nghiệp trả thêm nhiều khoản cố định hằng tháng nhưng không có quy chế, không có tiêu chí đánh giá và không có hồ sơ chứng minh.

Cách làm này có thể giúp doanh nghiệp giảm chi phí trước mắt, nhưng lại tạo ra rủi ro lớn về bảo hiểm xã hội, thuế, lao động và tranh chấp tiền lương. Khi bị kiểm tra hoặc khi người lao động khiếu nại, doanh nghiệp sẽ rất khó giải trình vì hệ thống lương không phản ánh đúng bản chất thu nhập.

Dịch vụ xây dựng thang bảng lương tối ưu chi phí nhân sự tại Hà Nội của Justeps được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hệ thống lương theo hướng tối ưu nhưng không lách luật. Mục tiêu là giúp doanh nghiệp cơ cấu lại lương, phụ cấp, KPI, thưởng và định mức lao động một cách hợp lý, có căn cứ, dễ áp dụng và hạn chế rủi ro khi làm việc với cơ quan lao động, bảo hiểm xã hội, thuế hoặc người lao động.

Tối ưu chi phí nhân sự không phải là giảm lương đóng bảo hiểm bằng mọi cách

Nhiều doanh nghiệp khi nhắc đến tối ưu chi phí nhân sự thường nghĩ ngay đến việc giảm mức lương đóng bảo hiểm xã hội. Đây là cách hiểu rất rủi ro. Tối ưu chi phí nhân sự đúng nghĩa không phải là chia nhỏ lương thành nhiều khoản để né nghĩa vụ, mà là thiết kế hệ thống tiền lương hợp lý với bản chất công việc, hiệu quả lao động và khả năng tài chính của doanh nghiệp.

Một hệ thống lương tối ưu cần bảo đảm ba yếu tố. Thứ nhất, mức lương theo công việc hoặc chức danh không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng áp dụng. Thứ hai, các khoản phụ cấp, hỗ trợ, KPI, thưởng phải có bản chất và điều kiện hưởng rõ ràng. Thứ ba, hồ sơ lao động, bảng lương, hợp đồng lao động, quy chế lương thưởng và hồ sơ bảo hiểm xã hội cần thống nhất với nhau.

Nếu doanh nghiệp chỉ ghi lương cơ bản thấp, phần còn lại đưa vào KPI hoặc phụ cấp nhưng tháng nào cũng trả cố định, không có bảng đánh giá và không có điều kiện hưởng, khoản đó có thể bị xem xét lại về bản chất. Việc gọi một khoản là KPI, thưởng, hỗ trợ hoặc phụ cấp không tự động làm cho khoản đó nằm ngoài tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội nếu thực tế khoản này được trả ổn định và xác định được mức tiền cụ thể.

Tối ưu chi phí nhân sự hợp pháp là việc thiết kế lại cơ cấu thu nhập theo hướng rõ ràng, có căn cứ, có mục tiêu quản trị và phù hợp với quy định pháp luật. Doanh nghiệp vẫn có thể dùng phụ cấp, KPI, thưởng hiệu quả, thưởng doanh số, thưởng dự án hoặc khoản hỗ trợ, nhưng cần quy định đúng bản chất và lưu hồ sơ chứng minh.

Vì sao doanh nghiệp cần xây dựng thang bảng lương để tối ưu chi phí nhân sự

Thang bảng lương là nền tảng của toàn bộ hệ thống tiền lương. Nếu không có thang bảng lương, doanh nghiệp rất khó kiểm soát mặt bằng lương, khó xác định lương theo chức danh, khó xây dựng chính sách tăng lương và khó giải thích vì sao người lao động được trả mức lương như hiện tại.

Với doanh nghiệp nhỏ, việc trả lương thường dựa trên thỏa thuận cá nhân. Người vào trước một mức, người vào sau một mức, người được giữ chân bằng phụ cấp, người được hứa thưởng bằng KPI hoặc hoa hồng. Khi quy mô nhân sự tăng lên, cách trả lương này dễ dẫn đến lệch mặt bằng, so sánh nội bộ và mất kiểm soát quỹ lương.

Với doanh nghiệp đang phát triển, thang bảng lương giúp phân tầng chức danh rõ ràng. Doanh nghiệp có thể xác định nhóm quản lý, nhóm chuyên môn, nhóm kinh doanh, nhóm vận hành, nhóm hỗ trợ, nhóm lao động phổ thông, nhóm thời vụ hoặc cộng tác viên. Mỗi nhóm có khung lương, cấp bậc, điều kiện nâng lương và cơ chế thưởng riêng.

Với doanh nghiệp cần tối ưu chi phí, thang bảng lương giúp tách rõ phần lương cố định, phần phụ cấp, phần KPI, phần thưởng và phần chi phí hỗ trợ. Nhờ đó, doanh nghiệp không phải trả lương theo cảm tính, không tăng lương tràn lan và không biến mọi khoản chi thành lương cố định.

Thang bảng lương cũng là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp lập ngân sách nhân sự, dự báo quỹ lương, xây dựng chính sách tuyển dụng và tính toán chi phí bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân, chi phí phúc lợi và các khoản nghĩa vụ liên quan.

Quy định pháp luật doanh nghiệp cần lưu ý khi tối ưu chi phí nhân sự

Khi xây dựng thang bảng lương tối ưu chi phí nhân sự, doanh nghiệp cần lưu ý rằng việc tối ưu phải đặt trong khung pháp luật lao động, bảo hiểm xã hội và thuế.

Trước hết, theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có trách nhiệm xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động. Đây là cơ sở để doanh nghiệp tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.

Cũng theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện. Trường hợp doanh nghiệp có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, khi xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động và quy chế thưởng, doanh nghiệp cần tham khảo ý kiến tổ chức này trước khi ban hành.

Về nội dung hợp đồng lao động, theo Điều 21 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động phải có các nội dung chủ yếu như công việc, địa điểm làm việc, thời hạn hợp đồng, mức lương theo công việc hoặc chức danh, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp lương, các khoản bổ sung khác, chế độ nâng bậc, nâng lương, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp. Vì vậy, cơ cấu lương tối ưu cần được thể hiện thống nhất giữa hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, quy chế lương thưởng và bảng lương hằng tháng.

Đối với mức lương tối thiểu, doanh nghiệp tại Hà Nội cần căn cứ Điều 90 Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 293/2025/NĐ-CP về mức lương tối thiểu đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động. Mức lương theo công việc hoặc chức danh không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng áp dụng tại địa bàn nơi người lao động làm việc. Nếu doanh nghiệp có văn phòng tại Hà Nội nhưng người lao động làm việc tại chi nhánh, kho, xưởng, công trình hoặc địa điểm kinh doanh khác, doanh nghiệp cần xác định đúng địa điểm làm việc thực tế để áp dụng mức lương tối thiểu phù hợp.

Đối với bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp cần căn cứ Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP. Tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc đối với người lao động thuộc chế độ tiền lương do người sử dụng lao động quyết định được xác định trên cơ sở tiền lương tháng, bao gồm mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác theo quy định. Vì vậy, nếu một khoản phụ cấp, hỗ trợ, KPI hoặc khoản bổ sung khác được trả cố định, thường xuyên, xác định được mức tiền cụ thể và ghi trong hợp đồng lao động hoặc phụ lục hợp đồng, doanh nghiệp cần xem xét rủi ro khi xác định tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội.

Đối với tiền làm thêm giờ, làm việc ban đêm hoặc làm ngày nghỉ, doanh nghiệp cần lưu ý Điều 98 Bộ luật Lao động 2019. Nếu người lao động có phát sinh làm thêm giờ, doanh nghiệp cần có căn cứ chấm công, phê duyệt và cách tính rõ ràng. Không nên gộp chung tiền tăng ca vào phụ cấp hoặc KPI nếu bản chất là tiền lương làm thêm giờ theo quan hệ lao động.

Đối với hợp đồng có tên gọi khác, doanh nghiệp cần lưu ý Điều 13 Bộ luật Lao động 2019. Trường hợp hai bên thỏa thuận bằng tên gọi khác như hợp đồng cộng tác viên, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng khoán việc nhưng nội dung thể hiện việc làm có trả công, tiền lương và có sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên thì vẫn có thể được coi là hợp đồng lao động. Do đó, tối ưu chi phí nhân sự bằng cách chuyển người lao động sang cộng tác viên hoặc khoán việc nhưng vẫn quản lý như nhân viên là phương án có rủi ro cao.

Ngoài ra, theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể bị xử phạt nếu không xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động hoặc không công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện. Trường hợp trả lương thấp hơn mức lương tối thiểu vùng, doanh nghiệp còn có thể bị xử phạt và bị buộc trả đủ phần tiền lương thiếu cho người lao động.

Doanh nghiệp thường tối ưu chi phí nhân sự sai ở đâu

Sai lầm đầu tiên là chia lương thành nhiều khoản nhưng không có bản chất rõ ràng. Doanh nghiệp có thể ghi lương cơ bản, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp điện thoại, phụ cấp xăng xe, hỗ trợ ăn trưa, KPI, thưởng hiệu quả, nhưng các khoản này lại được trả đều hằng tháng, không có điều kiện hưởng và không có bảng đánh giá.

Sai lầm thứ hai là dùng KPI như một khoản lương cố định. KPI đúng bản chất phải gắn với chỉ tiêu, kỳ đánh giá, người đánh giá và kết quả thực tế. Nếu KPI tháng nào cũng trả đủ, không phụ thuộc vào hiệu quả công việc, khoản này có thể bị hiểu là thu nhập ổn định.

Sai lầm thứ ba là dùng phụ cấp để giảm mức đóng bảo hiểm xã hội nhưng không có căn cứ. Phụ cấp nếu trả cố định, thường xuyên, xác định được mức tiền cụ thể và ghi nhận trong hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng có thể phát sinh rủi ro khi xác định tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội.

Sai lầm thứ tư là ký hợp đồng cộng tác viên cho người làm việc như nhân viên. Nhiều doanh nghiệp muốn giảm chi phí bảo hiểm nên chuyển nhân sự sang hợp đồng cộng tác viên, hợp đồng dịch vụ hoặc hợp đồng khoán việc. Tuy nhiên, nếu người đó làm việc hằng ngày, chịu sự quản lý, được chấm công, nhận lệnh công việc và nhận tiền định kỳ, quan hệ này có thể bị xem xét là quan hệ lao động.

Sai lầm thứ năm là không có thang bảng lương và quy chế lương thưởng. Khi chỉ có bảng lương hằng tháng mà không có hồ sơ ban hành, không có quy chế phụ cấp, không có chính sách KPI và không có bằng chứng công khai, doanh nghiệp rất khó giải trình khi có kiểm tra hoặc tranh chấp.

Sai lầm thứ sáu là tối ưu chi phí nhưng không tính đến khả năng giữ người. Nếu doanh nghiệp cắt giảm lương cố định quá mạnh, KPI quá khó đạt, thưởng không rõ ràng hoặc phụ cấp thay đổi tùy ý, người lao động sẽ mất niềm tin và doanh nghiệp có thể tăng chi phí tuyển dụng, đào tạo, thay thế nhân sự.

Cơ cấu lương tối ưu nên gồm những nhóm khoản nào

Một cơ cấu lương tối ưu không nên chỉ có một dòng lương tổng. Doanh nghiệp nên thiết kế cơ cấu thu nhập theo nhiều nhóm khoản, nhưng mỗi khoản phải có bản chất và điều kiện hưởng rõ ràng.

Nhóm thứ nhất là lương theo công việc hoặc chức danh. Đây là phần lương cơ bản phản ánh vị trí, trách nhiệm, năng lực và thời gian làm việc bình thường của người lao động. Mức lương này không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng áp dụng tại địa điểm làm việc.

Nhóm thứ hai là phụ cấp lương. Phụ cấp có thể gắn với trách nhiệm, chức vụ, điều kiện làm việc, tính chất công việc hoặc yếu tố đặc thù của vị trí. Ví dụ, phụ cấp trách nhiệm cho quản lý, phụ cấp điện thoại cho sales, phụ cấp công trình cho nhân sự đi dự án, phụ cấp ca cho nhân sự làm theo ca. Mỗi khoản cần có điều kiện hưởng cụ thể.

Nhóm thứ ba là khoản hỗ trợ hoặc phúc lợi. Doanh nghiệp có thể có hỗ trợ ăn trưa, hỗ trợ gửi xe, hỗ trợ công tác, hỗ trợ đi lại, hỗ trợ nhà ở hoặc các phúc lợi khác. Các khoản này cần phân biệt rõ với phụ cấp lương và cần có chính sách nội bộ phù hợp.

Nhóm thứ tư là KPI hoặc tiền lương theo hiệu quả. Khoản này nên gắn với kết quả công việc, doanh số, sản lượng, chất lượng, tiến độ, tỷ lệ hoàn thành mục tiêu hoặc chỉ tiêu quản trị. KPI cần có bảng giao mục tiêu, bảng đánh giá và hồ sơ xác nhận.

Nhóm thứ năm là thưởng. Thưởng có thể gồm thưởng doanh số, thưởng dự án, thưởng lợi nhuận, thưởng sáng kiến, thưởng chuyên cần, thưởng cuối năm hoặc thưởng theo kết quả kinh doanh. Doanh nghiệp cần có quy chế thưởng rõ về điều kiện, thời điểm và thẩm quyền phê duyệt.

Nhóm thứ sáu là khoản thanh toán theo chi phí thực tế hoặc công tác phí. Khoản này cần có căn cứ phát sinh, chứng từ hoặc cơ chế khoán phù hợp. Không nên biến công tác phí thành khoản trả cố định không có điều kiện hưởng.

Việc phân nhóm như trên giúp doanh nghiệp vừa quản lý chi phí nhân sự linh hoạt, vừa tránh tình trạng mọi khoản đều bị hiểu là lương cố định.

Tối ưu chi phí nhân sự bằng KPI cần làm đúng bản chất

KPI là công cụ quan trọng để tối ưu chi phí nhân sự. Thay vì trả toàn bộ thu nhập dưới dạng lương cố định, doanh nghiệp có thể thiết kế một phần thu nhập gắn với kết quả làm việc. Cách này giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí tốt hơn và khuyến khích người lao động tạo ra giá trị thực tế.

Tuy nhiên, KPI chỉ có giá trị nếu được thiết kế đúng. Doanh nghiệp cần xác định rõ chỉ tiêu KPI cho từng vị trí. KPI của sales có thể gắn với doanh số, khách hàng mới, tỷ lệ chuyển đổi hoặc công nợ. KPI của kế toán có thể gắn với thời hạn báo cáo, độ chính xác chứng từ, tuân thủ thuế và công nợ. KPI của sản xuất có thể gắn với sản lượng, tỷ lệ lỗi, tiến độ và an toàn. KPI của vận hành có thể gắn với thời gian xử lý, chất lượng dịch vụ và tỷ lệ khiếu nại.

KPI cũng cần có kỳ đánh giá rõ ràng. Doanh nghiệp có thể đánh giá theo tháng, quý, dự án hoặc chu kỳ công việc. Mỗi kỳ đánh giá cần có người giao KPI, người đánh giá, dữ liệu chứng minh và kết quả xác nhận.

Nếu doanh nghiệp chỉ ghi một khoản KPI cố định trong bảng lương mà không có tiêu chí, không có giao mục tiêu, không có bảng chấm điểm và không có kết quả đánh giá, KPI sẽ không còn đúng bản chất. Khi đó, doanh nghiệp vừa không tối ưu được hiệu quả lao động, vừa có thể phát sinh rủi ro về bảo hiểm xã hội.

Tối ưu bằng KPI đúng cách là biến một phần chi phí nhân sự thành chi phí gắn với hiệu quả, không phải đổi tên lương cố định thành KPI.

Tối ưu phụ cấp và khoản hỗ trợ cần có điều kiện hưởng rõ ràng

Phụ cấp và khoản hỗ trợ là công cụ phổ biến trong cơ cấu lương. Tuy nhiên, nếu sử dụng không đúng, đây lại là nhóm dễ phát sinh rủi ro nhất.

Doanh nghiệp cần xác định rõ từng khoản phụ cấp phục vụ mục đích gì. Phụ cấp trách nhiệm nên gắn với chức danh hoặc nhiệm vụ quản lý. Phụ cấp điện thoại nên gắn với vị trí thường xuyên liên hệ khách hàng hoặc đối tác. Phụ cấp xăng xe nên gắn với vị trí phải di chuyển. Phụ cấp công trình nên gắn với thời gian làm việc tại công trình. Phụ cấp ca nên gắn với ca làm việc thực tế.

Doanh nghiệp cũng cần quy định điều kiện không được hưởng. Ví dụ, người lao động không còn giữ chức danh quản lý thì không hưởng phụ cấp trách nhiệm. Không đi công trình thì không hưởng phụ cấp công trình. Không phát sinh di chuyển thì không hưởng hỗ trợ xăng xe theo chuyến. Không làm đủ ca thì phụ cấp ca tính theo số ca thực tế.

Nếu phụ cấp được trả đều hằng tháng cho mọi người, không phụ thuộc vào công việc, điều kiện hưởng hoặc chi phí thực tế, khoản này dễ bị hiểu là một phần thu nhập ổn định. Khi đó, doanh nghiệp cần rà soát rủi ro về bảo hiểm xã hội và cách ghi nhận trong hồ sơ lao động.

Tối ưu phụ cấp đúng cách là gắn khoản chi với điều kiện lao động thực tế, không phải chia nhỏ lương cố định thành nhiều tên gọi khác nhau.

Tối ưu quỹ lương cần gắn với định mức lao động và năng suất

Một cách tối ưu chi phí nhân sự bền vững là xây dựng định mức lao động và quản lý năng suất. Nếu doanh nghiệp không biết một vị trí cần bao nhiêu người, một nhân sự xử lý được bao nhiêu đầu việc, một bộ phận cần bao nhiêu chi phí lương để tạo ra doanh thu hoặc sản lượng, việc tối ưu sẽ dễ trở thành cắt giảm cảm tính.

Định mức lao động giúp doanh nghiệp xác định số lượng nhân sự cần thiết cho từng bộ phận, từng ca làm việc, từng dây chuyền, từng cửa hàng, từng dự án hoặc từng khối lượng công việc. Đây là cơ sở để doanh nghiệp lập kế hoạch tuyển dụng, giao chỉ tiêu, tính năng suất và kiểm soát quỹ lương.

Đối với doanh nghiệp sản xuất, định mức có thể gắn với sản lượng, công đoạn, tỷ lệ lỗi và thời gian hoàn thành. Đối với doanh nghiệp dịch vụ, định mức có thể gắn với số khách hàng, số hồ sơ, số đơn hàng hoặc số yêu cầu xử lý. Đối với doanh nghiệp bán lẻ, định mức có thể gắn với doanh thu, số ca, lưu lượng khách và số cửa hàng. Đối với doanh nghiệp xây dựng, định mức có thể gắn với hạng mục, khối lượng và tiến độ.

Khi có định mức lao động, doanh nghiệp sẽ biết chi phí lương đang cao hay thấp so với sản lượng tạo ra. Từ đó, doanh nghiệp có thể điều chỉnh cơ cấu nhân sự, tuyển đúng vị trí, giảm chồng chéo công việc và thiết kế KPI phù hợp hơn.

Tối ưu quỹ lương không chỉ là giảm lương của từng người, mà là sử dụng đúng số lượng người, đúng vị trí, đúng năng suất và đúng chi phí.

Rủi ro khi tối ưu chi phí nhân sự không đúng cách

Rủi ro đầu tiên là bị truy thu hoặc điều chỉnh nghĩa vụ bảo hiểm xã hội. Nếu doanh nghiệp ghi lương đóng bảo hiểm thấp nhưng thực tế trả nhiều khoản cố định, thường xuyên và xác định được mức tiền cụ thể, doanh nghiệp có thể bị yêu cầu rà soát lại tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội.

Rủi ro thứ hai là bị xử phạt về lao động. Nếu doanh nghiệp không xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động hoặc không công khai tại nơi làm việc trước khi áp dụng, doanh nghiệp có thể bị xử phạt theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động.

Rủi ro thứ ba là tranh chấp tiền lương. Người lao động có thể yêu cầu thanh toán phần KPI, phụ cấp, thưởng, tăng ca hoặc khoản hỗ trợ nếu doanh nghiệp không quy định rõ điều kiện hưởng, cách tính và thời điểm thanh toán.

Rủi ro thứ tư là chi phí thuế bị đặt vấn đề. Các khoản chi lương, thưởng, phụ cấp, hoa hồng, cộng tác viên hoặc khoán việc nếu không có hợp đồng, quy chế, bảng chấm công, bảng đánh giá, chứng từ thanh toán hoặc hồ sơ thuế phù hợp có thể gặp khó khăn khi giải trình chi phí.

Rủi ro thứ năm là mất ổn định nội bộ. Nếu người lao động cảm thấy cơ cấu lương bị chia nhỏ không minh bạch, KPI không công bằng hoặc thưởng bị thay đổi tùy ý, doanh nghiệp có thể mất nhân sự tốt và tăng chi phí tuyển dụng, đào tạo thay thế.

Rủi ro thứ sáu là dùng sai quan hệ lao động. Việc chuyển nhân viên sang cộng tác viên, dịch vụ hoặc khoán việc để giảm chi phí nhưng vẫn quản lý như người lao động có thể dẫn đến rủi ro về hợp đồng lao động, bảo hiểm xã hội, thuế và tranh chấp.

Dịch vụ xây dựng thang bảng lương tối ưu chi phí nhân sự tại Hà Nội của Justeps gồm những gì

Justeps hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng thang bảng lương tối ưu chi phí nhân sự theo hướng hợp pháp, thực tế và phù hợp với mô hình vận hành của từng doanh nghiệp.

Trước hết, Justeps tiếp nhận thông tin về ngành nghề hoạt động, số lượng lao động, cơ cấu phòng ban, chức danh, địa điểm làm việc, cách trả lương hiện tại, mức đóng bảo hiểm xã hội, phụ cấp, KPI, thưởng, hoa hồng, cộng tác viên, lao động thời vụ và hồ sơ tiền lương đang có.

Sau đó, Justeps rà soát cơ cấu lương hiện tại để nhận diện các điểm rủi ro. Các lỗi thường gặp gồm lương cơ bản thấp hơn mức phù hợp, phụ cấp trả đều nhưng không có điều kiện, KPI cố định, thưởng không có quy chế, hợp đồng lao động không khớp bảng lương, bảng lương chưa công khai hoặc cộng tác viên làm việc như nhân viên chính thức.

Tiếp theo, Justeps hỗ trợ phân nhóm chức danh theo thực tế vận hành. Doanh nghiệp có thể được phân nhóm theo quản lý, chuyên môn, kinh doanh, vận hành, kỹ thuật, kế toán, hành chính, kho, sản xuất, lao động phổ thông, thời vụ hoặc nhóm đặc thù theo ngành nghề.

Trên cơ sở đó, Justeps xây dựng thang bảng lương theo từng nhóm chức danh, bảo đảm mức lương theo công việc hoặc chức danh phù hợp với mức lương tối thiểu vùng, trách nhiệm công việc, cấp bậc, năng lực và khả năng chi trả của doanh nghiệp.

Đối với phụ cấp, KPI, thưởng, hoa hồng và khoản hỗ trợ, Justeps tư vấn cách quy định điều kiện hưởng, cách tính, kỳ đánh giá, hồ sơ chứng minh và rủi ro bảo hiểm xã hội. Mục tiêu là giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí nhưng vẫn có căn cứ pháp lý khi áp dụng.

Tùy phạm vi công việc, Justeps có thể bàn giao thang bảng lương, quyết định ban hành, quy chế lương thưởng, chính sách phụ cấp, nguyên tắc KPI, chính sách thưởng, thông báo công khai nội bộ, checklist hồ sơ tiền lương, bảng rà soát rủi ro BHXH và khuyến nghị điều chỉnh hợp đồng lao động.

Doanh nghiệp nào nên sử dụng dịch vụ này

Dịch vụ xây dựng thang bảng lương tối ưu chi phí nhân sự tại Hà Nội phù hợp với doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp vừa và nhỏ, công ty TNHH, công ty cổ phần, startup, doanh nghiệp gia đình, doanh nghiệp thương mại, dịch vụ, sản xuất, xây dựng, logistics, bán lẻ, bất động sản, công nghệ, giáo dục, y tế, nhà hàng, khách sạn hoặc các mô hình kinh doanh khác.

Dịch vụ đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp đang trả lương theo thỏa thuận miệng, chưa có thang bảng lương, chưa có quy chế lương thưởng, chưa công khai bảng lương nội bộ hoặc chưa rà soát mức lương tối thiểu vùng.

Doanh nghiệp đang trả thu nhập gồm nhiều khoản như lương cơ bản, phụ cấp, hỗ trợ, KPI, thưởng doanh số, hoa hồng, thưởng dự án, công tác phí hoặc khoản bổ sung khác cũng nên sử dụng dịch vụ này để phân loại lại đúng bản chất từng khoản.

Doanh nghiệp đang muốn tối ưu chi phí bảo hiểm xã hội nhưng chưa chắc cơ cấu lương hiện tại đã an toàn cũng nên rà soát trước khi áp dụng. Việc tối ưu cần được thực hiện trên cơ sở pháp luật, không nên chỉ giảm lương đóng bảo hiểm bằng cách đổi tên khoản thu nhập.

Doanh nghiệp chuẩn bị tăng quy mô nhân sự, mở thêm chi nhánh, tham gia bảo hiểm xã hội cho nhiều lao động, kiểm toán, gọi vốn, tái cấu trúc hoặc làm việc với cơ quan lao động, bảo hiểm, thuế cũng nên chuẩn hóa thang bảng lương sớm.

Hồ sơ doanh nghiệp có thể nhận được

Tùy theo nhu cầu, Justeps có thể hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng thang bảng lương theo chức danh, quyết định ban hành, quy chế lương thưởng, chính sách phụ cấp, nguyên tắc KPI, chính sách thưởng, mẫu thông báo công khai nội bộ và hướng dẫn áp dụng.

Nếu doanh nghiệp cần hồ sơ đầy đủ hơn, Justeps có thể hỗ trợ thêm checklist hồ sơ tiền lương, bảng phân loại khoản thu nhập, bảng rà soát rủi ro BHXH, khuyến nghị điều chỉnh hợp đồng lao động, mẫu phụ lục hợp đồng, mẫu phiếu lương, mẫu bảng chấm KPI và hướng dẫn lưu trữ hồ sơ.

Nếu doanh nghiệp có lao động thời vụ, cộng tác viên, nhân sự khoán việc hoặc cá nhân nhận hoa hồng, Justeps có thể tư vấn cách phân loại quan hệ, xây dựng bảng thanh toán, hợp đồng phù hợp hoặc hồ sơ nghiệm thu dịch vụ theo đúng bản chất công việc.

Nếu doanh nghiệp đã có bảng lương cũ, Justeps có thể rà soát và đề xuất chỉnh sửa để tránh các lỗi như KPI cố định, phụ cấp không có điều kiện hưởng, lương đóng bảo hiểm thấp hơn bản chất thu nhập, hợp đồng lao động không khớp bảng lương, bảng lương chưa công khai hoặc hồ sơ thưởng không có căn cứ.

Mục tiêu của bộ hồ sơ là giúp doanh nghiệp có hệ thống lương rõ ràng, tối ưu chi phí hợp pháp, dễ áp dụng, dễ giải trình và phù hợp với quy mô hiện tại.

Quy trình xây dựng thang bảng lương tối ưu chi phí nhân sự tại Justeps

Bước 1: Tiếp nhận thông tin về mô hình doanh nghiệp và cơ cấu nhân sự

Justeps tiếp nhận thông tin về ngành nghề, số lượng lao động, phòng ban, chức danh, địa điểm làm việc, cách trả lương hiện tại, phụ cấp, KPI, thưởng, hoa hồng, bảo hiểm xã hội, lao động thời vụ, cộng tác viên và hồ sơ tiền lương đang có.

Bước 2: Rà soát cơ cấu lương hiện tại và nhận diện rủi ro

Justeps rà soát mức lương cơ bản, phụ cấp, khoản hỗ trợ, KPI, thưởng, hoa hồng, công tác phí, mức đóng bảo hiểm xã hội, hợp đồng lao động, bảng lương hằng tháng và hồ sơ công khai để nhận diện các điểm chưa phù hợp.

Bước 3: Phân nhóm chức danh và thiết kế khung lương

Justeps phân nhóm chức danh theo thực tế vận hành, xác định cấp bậc, trách nhiệm, mức lương theo công việc hoặc chức danh, bảo đảm phù hợp với mức lương tối thiểu vùng và khả năng chi trả của doanh nghiệp.

Bước 4: Xây dựng cơ cấu lương tối ưu

Justeps tư vấn cơ cấu lương gồm lương cơ bản, phụ cấp, khoản hỗ trợ, KPI, thưởng và khoản bổ sung khác. Mỗi khoản được thiết kế theo hướng có bản chất, điều kiện hưởng, cách tính và hồ sơ chứng minh rõ ràng.

Bước 5: Xây dựng KPI, thưởng và định mức lao động

Justeps hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng nguyên tắc KPI, thưởng doanh số, thưởng hiệu quả, thưởng dự án, định mức lao động hoặc chỉ tiêu năng suất theo từng nhóm vị trí để chi phí nhân sự gắn với kết quả thực tế.

Bước 6: Rà soát lao động thời vụ, cộng tác viên và khoán việc

Justeps rà soát cách doanh nghiệp đang sử dụng lao động thời vụ, cộng tác viên, nhân sự khoán việc hoặc cá nhân nhận hoa hồng để khuyến nghị cách phân loại quan hệ và hồ sơ thanh toán phù hợp.

Bước 7: Hoàn thiện hồ sơ ban hành và hướng dẫn áp dụng

Justeps soạn thảo hoặc hoàn thiện thang bảng lương, quy chế lương thưởng, chính sách phụ cấp, nguyên tắc KPI, quyết định ban hành, thông báo công khai nội bộ và hướng dẫn doanh nghiệp áp dụng trong hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, bảng lương hằng tháng và hồ sơ nội bộ.

Chi phí dịch vụ xây dựng thang bảng lương tối ưu chi phí nhân sự tại Hà Nội

Chi phí dịch vụ xây dựng thang bảng lương tối ưu chi phí nhân sự tại Hà Nội được xác định tùy theo quy mô doanh nghiệp, số lượng lao động, số lượng chức danh, ngành nghề hoạt động, mức độ phức tạp của cơ cấu phụ cấp, KPI, thưởng, hoa hồng, lao động thời vụ, cộng tác viên và tình trạng hồ sơ hiện tại.

Doanh nghiệp có cơ cấu đơn giản, ít lao động, ít chức danh và chỉ cần thang bảng lương cơ bản sẽ có phạm vi chi phí khác với doanh nghiệp có nhiều phòng ban, nhiều nhóm thu nhập, nhiều cơ chế KPI, nhiều khoản phụ cấp và nhiều hồ sơ cần rà soát.

Đối với doanh nghiệp đang có rủi ro cao như KPI cố định, phụ cấp trả đều, lương đóng bảo hiểm thấp hơn tổng thu nhập thực tế, hợp đồng lao động không khớp bảng lương, chưa công khai thang bảng lương, dùng cộng tác viên như nhân viên chính thức hoặc thiếu quy chế thưởng, Justeps sẽ cần đánh giá kỹ hồ sơ trước khi báo giá.

Sau khi tiếp nhận thông tin ban đầu, Justeps sẽ gửi báo giá cụ thể theo phạm vi công việc, thời gian thực hiện và tài liệu bàn giao. Cách báo giá theo từng trường hợp giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng phạm vi cần thiết, tránh xây dựng hồ sơ quá sơ sài hoặc quá rộng so với nhu cầu hiện tại.

Câu hỏi thường gặp về dịch vụ xây dựng thang bảng lương tối ưu chi phí nhân sự tại Hà Nội

Tối ưu chi phí nhân sự có phải là giảm lương đóng bảo hiểm xã hội không

Không nên hiểu như vậy. Tối ưu chi phí nhân sự là thiết kế cơ cấu lương, phụ cấp, KPI, thưởng và định mức lao động hợp lý, có căn cứ và phù hợp pháp luật. Việc chỉ giảm lương đóng bảo hiểm bằng cách đổi tên khoản thu nhập có thể tạo rủi ro lớn.

Doanh nghiệp có bắt buộc phải xây dựng thang bảng lương không

Có. Theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.

Công ty nhỏ có cần thang bảng lương không

Có. Pháp luật không loại trừ nghĩa vụ xây dựng thang bảng lương chỉ vì doanh nghiệp nhỏ hoặc ít nhân sự. Với doanh nghiệp nhỏ, thang bảng lương có thể thiết kế đơn giản, nhưng vẫn cần có hồ sơ ban hành và công khai nội bộ.

KPI có được dùng để tối ưu chi phí nhân sự không

Có, nếu KPI được thiết kế đúng bản chất. KPI cần có tiêu chí, kỳ đánh giá, người đánh giá và hồ sơ xác nhận. Nếu KPI trả cố định hằng tháng mà không có đánh giá, khoản này có thể phát sinh rủi ro về bảo hiểm xã hội.

Phụ cấp có được tách khỏi lương đóng bảo hiểm không

Tùy bản chất khoản phụ cấp. Nếu phụ cấp được trả cố định, thường xuyên, xác định được mức tiền cụ thể và ghi trong hợp đồng lao động hoặc phụ lục hợp đồng, doanh nghiệp cần rà soát rủi ro khi xác định tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội.

Có nên dùng hợp đồng cộng tác viên để giảm chi phí nhân sự không

Chỉ nên dùng nếu bản chất công việc phù hợp. Nếu cộng tác viên làm việc thường xuyên như nhân viên, chịu sự quản lý, chấm công, nhận việc hằng ngày và nhận tiền định kỳ, doanh nghiệp có thể phát sinh rủi ro quan hệ lao động theo Điều 13 Bộ luật Lao động 2019.

Thang bảng lương tối ưu chi phí có cần quy chế lương thưởng không

Nên có. Thang bảng lương chỉ là khung lương theo chức danh. Để áp dụng rõ ràng, doanh nghiệp cần thêm quy chế lương thưởng, chính sách phụ cấp, KPI, thưởng, hồ sơ công khai và hướng dẫn áp dụng.

Doanh nghiệp đã có bảng lương rồi có cần rà soát lại không

Nên rà soát nếu bảng lương đang có nhiều khoản phụ cấp, KPI, thưởng, hoa hồng, lương đóng bảo hiểm thấp hoặc hợp đồng lao động không khớp với thực tế trả lương. Rà soát giúp doanh nghiệp phát hiện sớm rủi ro trước khi bị kiểm tra hoặc phát sinh tranh chấp.

Không công khai thang bảng lương có bị phạt không

Có. Thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công khai tại nơi làm việc trước khi áp dụng. Doanh nghiệp nên lưu hồ sơ ban hành và bằng chứng công khai nội bộ.

Justeps có hỗ trợ tối ưu thang bảng lương theo từng ngành không

Có. Justeps có thể hỗ trợ xây dựng thang bảng lương tối ưu chi phí nhân sự theo đặc thù từng ngành như thương mại, dịch vụ, sản xuất, xây dựng, logistics, bán lẻ, bất động sản, công nghệ, giáo dục, y tế, nhà hàng, khách sạn và các lĩnh vực khác.

Justeps cung cấp dịch vụ xây dựng thang bảng lương tối ưu chi phí nhân sự tại Hà Nội

Nếu doanh nghiệp của bạn đang muốn kiểm soát quỹ lương, tối ưu chi phí nhân sự, cơ cấu lại lương cơ bản, phụ cấp, KPI, thưởng, hoa hồng hoặc mức đóng bảo hiểm xã hội nhưng chưa chắc hồ sơ hiện tại đã an toàn, việc rà soát và xây dựng thang bảng lương là rất cần thiết.

Một hệ thống thang bảng lương phù hợp giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí nhân sự theo hướng hợp pháp, minh bạch và có căn cứ. Doanh nghiệp có thể kiểm soát quỹ lương tốt hơn, trả lương theo hiệu quả rõ ràng hơn, hạn chế tranh chấp với người lao động và giảm rủi ro về bảo hiểm xã hội, thuế, lao động.

Justeps hỗ trợ doanh nghiệp tại Hà Nội xây dựng thang bảng lương tối ưu chi phí nhân sự theo hướng thực tế, dễ áp dụng và phù hợp với đặc thù ngành nghề, quy mô nhân sự, khả năng tài chính và mục tiêu quản trị của từng doanh nghiệp.

Mọi thông tin vui lòng liên hệ:

Email: info@justepslegal.com