Quy trình và hình thức tư vấn doanh nghiệp thường xuyên

Trong quá trình vận hành, sản xuất kinh doanh doanh nghiệp thường xuyên phải đối mặt với hàng loạt vấn đề phát sinh liên quan đến quản trị nội bộ, hợp đồng, nhân sự, thuế, đầu tư và tuân thủ pháp luật chuyên ngành. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ nguồn lực để duy trì một bộ phận nội bộ chuyên sâu và ổn định.

Chính vì vậy, dịch vụ tư vấn doanh nghiệp thường xuyên ra đời như một giải pháp đồng hành pháp lý dài hạn, giúp doanh nghiệp được hỗ trợ kịp thời, đúng trọng tâm, kiểm soát rủi ro và ra quyết định an toàn trong suốt quá trình hoạt động. Để dịch vụ này phát huy hiệu quả thực chất, việc hiểu rõ hình thức tư vấn và quy trình triển khai là yếu tố then chốt.

Hình thức tư vấn doanh nghiệp thường xuyên

Tư vấn doanh nghiệp thường xuyên là hình thức cung cấp dịch vụ tư vấn theo mô hình đồng hành dài hạn, trong đó đơn vị tư vấn đóng vai trò như bộ phận tư vấn chuyên môn bên ngoài của doanh nghiệp, hỗ trợ xuyên suốt quá trình quản trị, vận hành và ra quyết định.

Tùy theo nhu cầu, quy mô và lĩnh vực hoạt động, dịch vụ tư vấn doanh nghiệp thường xuyên được Justeps triển khai linh hoạt dưới nhiều hình thức khác nhau, nhằm đáp ứng kịp thời các vấn đề phát sinh và bảo đảm hiệu quả vận hành của doanh nghiệp.

1. Tư vấn từ xa

Đây là hình thức phổ biến, phù hợp với đa số doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Tư vấn thông qua email, điện thoại và các nền tảng trực tuyến;
Giải đáp các vướng mắc pháp lý phát sinh trong quá trình vận hành;
Hỗ trợ phân tích rủi ro, định hướng phương án xử lý trước khi doanh nghiệp đưa ra quyết định;
Tiếp nhận, rà soát và chỉnh sửa các văn bản, tài liệu, hợp đồng, quy định nội bộ do doanh nghiệp gửi từ xa, kèm theo ý kiến tư vấn, khuyến nghị điều chỉnh và lưu ý rủi ro liên quan.

Hình thức tư vấn này giúp doanh nghiệp tiếp cận hỗ trợ tư vấn một cách nhanh chóng, chủ động xử lý các vấn đề phát sinh, tiết kiệm thời gian và chi phí, đặc biệt hiệu quả đối với các nội dung cần ý kiến kịp thời hoặc xử lý trên cơ sở hồ sơ, tài liệu có sẵn.

2. Tư vấn trực tiếp định kỳ

Tư vấn trực tiếp được triển khai theo lịch định kỳ (tháng/quý) tại văn phòng doanh nghiệp hoặc địa điểm làm việc thống nhất.

Nội dung tư vấn thường bao gồm:

Rà soát hồ sơ pháp lý, hợp đồng, văn bản nội bộ;
Đánh giá hệ thống quản trị, phân quyền, ủy quyền;
Tư vấn xử lý các vấn đề pháp lý mang tính tổng thể.

Hình thức này phù hợp với doanh nghiệp có quy mô trung bình trở lên, đang trong giai đoạn mở rộng, tái cấu trúc hoặc cần chuẩn hóa hệ thống vận hành.

3. Tư vấn theo đầu việc phát sinh ngoài phạm vi hợp đồng

Bên cạnh nội dung tư vấn doanh nghiệp thường xuyên, trong trường hợp phát sinh các nhu cầu chuyên biệt hoặc công việc vượt ngoài phạm vi đã thỏa thuận, doanh nghiệp có thể yêu cầu đơn vị tư vấn hỗ trợ theo từng đầu việc cụ thể, bao gồm:

Soạn thảo, rà soát và chỉnh sửa hợp đồng, thỏa thuận, thay mặt công ty đàm phán trao đổi trực tiếp với đối tác;
Soạn thảo, hoàn thiện các văn bản, quy trình, quy chế nội bộ theo từng vụ việc;
Tư vấn xử lý tranh chấp, vi phạm và các tình huống rủi ro pháp lý phát sinh.

Các nội dung tư vấn theo đầu việc được thực hiện trên cơ sở phạm vi, thời gian và chi phí được thống nhất trước, qua đó giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát ngân sách, tiến độ và mức độ ưu tiên của từng công việc.

Quy trình tư vấn doanh nghiệp thường xuyên

Để đảm bảo tính hiệu quả, minh bạch và đồng hành xuyên suốt, dịch vụ tư vấn doanh nghiệp thường xuyên được triển khai theo một quy trình rõ ràng, khoa học.

Bước 1: Tiếp nhận thông tin và đánh giá nhu cầu

Đơn vị tư vấn tiến hành tiếp nhận và rà soát các thông tin cơ bản của doanh nghiệp, bao gồm:

Lĩnh vực hoạt động, ngành nghề kinh doanh và những vấn đề đặc thù trong quá trình vận hành;
Quy mô nhân sự, cơ cấu tổ chức và mô hình quản trị;
Các vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải hoặc các rủi ro tiềm ẩn trong quá trình hoạt động;
Các mong muốn cụ thể hiện tại của doanh nghiệp.

Trên cơ sở các thông tin này, đơn vị tư vấn đánh giá tổng thể và xác định mục tiêu sử dụng dịch vụ tư vấn doanh nghiệp thường xuyên, như phòng ngừa rủi ro, chuẩn hóa hệ thống nội bộ, hỗ trợ quá trình ra quyết định hoặc phục vụ kế hoạch mở rộng và phát triển trong từng giai đoạn.

Bước 2: Đề xuất hình thức và phạm vi tư vấn

Căn cứ vào nhu cầu thực tế, quy mô và lĩnh vực hoạt động của từng doanh nghiệp, Justeps tiến hành đánh giá và đề xuất phương án tư vấn phù hợp, bao gồm:

Hình thức tư vấn được áp dụng;
Phạm vi công việc và nội dung tư vấn cụ thể;
Cách thức phối hợp trong quá trình triển khai và đầu mối liên hệ giữa các bên.

Việc thống nhất rõ các nội dung trên ngay từ đầu là cơ sở để các bên triển khai dịch vụ hiệu quả, hạn chế chồng chéo công việc và tránh phát sinh tranh chấp trong quá trình thực hiện.

Bước 3: Ký kết hợp đồng tư vấn doanh nghiệp thường xuyên

Hợp đồng tư vấn doanh nghiệp thường xuyên là cơ sở pháp lý quan trọng để các bên xác lập quyền và nghĩa vụ của các bên, trong đó Hợp đồng quy định rõ:

Phạm vi dịch vụ và hình thức tư vấn áp dụng;
Chi phí dịch vụ, phương thức và nguyên tắc thanh toán;
Thời hạn cung cấp dịch vụ;
Nghĩa vụ bảo mật thông tin và dữ liệu của doanh nghiệp;
Cơ chế tiếp nhận và xử lý các yêu cầu phát sinh ngoài phạm vi đã thỏa thuận.

Việc ký kết hợp đồng với các điều khoản rõ ràng giúp bảo đảm tính minh bạch, thống nhất và an toàn pháp lý trong suốt quá trình triển khai dịch vụ.

Bước 4: Triển khai tư vấn và đồng hành vận hành

Trong suốt thời hạn hợp đồng, đơn vị tư vấn sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp thông qua các nội dung sau:

Tiếp nhận, phân tích và xử lý các yêu cầu tư vấn phát sinh trong quá trình hoạt động;
Tư vấn, tham vấn ý kiến trước khi doanh nghiệp đưa ra các quyết định quan trọng liên quan đến quản trị, giao dịch và vận hành;
Chủ động nhận diện, cảnh báo các rủi ro pháp lý tiềm ẩn đối với từng vụ việc hoặc tình huống cụ thể;
Hỗ trợ soạn thảo, rà soát và góp ý hoàn thiện các văn bản, tài liệu cần thiết trong phạm vi tư vấn.

Toàn bộ quá trình tư vấn được ghi nhận và theo dõi xuyên suốt, nhằm bảo đảm tính nhất quán, liên tục và hiệu quả trong việc hỗ trợ doanh nghiệp.

Bước 5: Tổng hợp, đánh giá và đề xuất cải thiện

Định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý, Justeps sẽ tiến hành:

Tổng hợp và hệ thống hóa các nội dung đã tư vấn trong kỳ;
Đánh giá các rủi ro pháp lý và quản trị nổi bật mà doanh nghiệp đang đối mặt;
Đề xuất các giải pháp, khuyến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống quản trị, nâng cao mức độ tuân thủ và phòng ngừa rủi ro trong dài hạn.

Thông qua bước này, doanh nghiệp không chỉ giải quyết các vấn đề phát sinh trước mắt mà còn từng bước nâng cấp cơ chế vận hành và kiểm soát rủi ro một cách bền vững.

Tư vấn doanh nghiệp thường xuyên không đơn thuần là việc giải đáp các câu hỏi pháp lý rời rạc, mà là quá trình đồng hành liên tục, hỗ trợ doanh nghiệp vận hành an toàn, hiệu quả và bền vững.

Việc lựa chọn đúng hình thức tư vấn và triển khai theo quy trình rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp chủ động phòng ngừa rủi ro, tiết kiệm chi phí và nâng cao chất lượng các quyết định quản trị trong suốt quá trình phát triển.

Dịch vụ tư vấn doanh nghiệp thường xuyên tại Justeps

Với định hướng trở thành đối tác tư vấn đồng hành dài hạn của doanh nghiệp, Justeps cung cấp dịch vụ tư vấn doanh nghiệp thường xuyên theo hướng linh hoạt, thực tiễn và phù hợp với từng giai đoạn phát triển. Dịch vụ không chỉ dừng lại ở việc giải đáp vướng mắc pháp lý phát sinh, mà tập trung hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa hệ thống quản trị, kiểm soát rủi ro và nâng cao chất lượng ra quyết định trong quá trình vận hành.

Tùy theo nhu cầu cụ thể, Justeps xây dựng phương án tư vấn phù hợp về hình thức, phạm vi và cơ chế phối hợp, bảo đảm doanh nghiệp luôn có đội ngũ tư vấn chuyên môn sẵn sàng đồng hành, kịp thời hỗ trợ và chủ động phòng ngừa rủi ro pháp lý, quản trị trong dài hạn.