Dịch vụ rà soát thang lương bảng lương tại Hà Nội cho doanh nghiệp cần kiểm tra rủi ro tiền lương và bảo hiểm

Thang lương, bảng lương là một trong những hồ sơ quan trọng nhất trong hệ thống lao động tiền lương của doanh nghiệp. Đây là căn cứ để doanh nghiệp tuyển dụng, ký hợp đồng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh, trả lương, xét tăng lương, tính phụ cấp, xây dựng KPI và giải trình khi có tranh chấp lao động hoặc khi cơ quan nhà nước kiểm tra.

Tuy nhiên, trên thực tế, rủi ro của doanh nghiệp không chỉ nằm ở việc chưa có thang lương, bảng lương. Rủi ro lớn hơn thường nằm ở việc doanh nghiệp có bảng lương nhưng không rõ bản chất các khoản tiền, thiếu quy chế tiền lương, thiếu quy chế thưởng, KPI trả cố định hằng tháng nhưng lại không tính vào tiền lương đóng bảo hiểm, phụ cấp được trả đều nhưng không có điều kiện hưởng, hoặc hợp đồng lao động ghi một mức trong khi bảng lương thực tế lại chia thành nhiều khoản khác nhau.

Đây là những lỗi rất phổ biến tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Hà Nội. Ban đầu, doanh nghiệp thường tách lương thành lương cơ bản, phụ cấp, hỗ trợ, KPI, thưởng hiệu quả công việc để dễ quản lý chi phí. Nhưng nếu không có hồ sơ giải thích rõ từng khoản, không có quy chế áp dụng, không có tiêu chí đánh giá KPI và không thống nhất với hợp đồng lao động, doanh nghiệp có thể bị truy thu bảo hiểm xã hội, bị xử phạt hành chính, bị yêu cầu trả bổ sung tiền lương hoặc gặp tranh chấp với người lao động.

Dịch vụ rà soát thang lương bảng lương tại Hà Nội của Justeps Legal được xây dựng để hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra lại toàn bộ hệ thống tiền lương hiện tại, nhận diện các điểm rủi ro và đề xuất phương án điều chỉnh phù hợp trước khi doanh nghiệp bị kiểm tra, bị truy thu hoặc phát sinh tranh chấp nội bộ.

Vì sao doanh nghiệp cần rà soát thang lương bảng lương

Theo quy định của Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động để làm cơ sở tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động. Thang lương, bảng lương và mức lao động cũng phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.

Điều này có nghĩa là doanh nghiệp không nên chỉ có bảng lương kế toán để tính tiền hằng tháng. Doanh nghiệp cần có một hệ thống tiền lương được xây dựng rõ ràng, có căn cứ ban hành, có nguyên tắc áp dụng, có nhóm chức danh, có mức lương tương ứng và có sự thống nhất với hợp đồng lao động, quy chế lương thưởng, bảng tính lương và hồ sơ bảo hiểm xã hội.

Việc rà soát thang lương, bảng lương giúp doanh nghiệp kiểm tra xem hệ thống tiền lương hiện tại có còn phù hợp hay không. Mức lương thấp nhất đã đúng với mức lương tối thiểu vùng chưa. Chức danh trong hợp đồng lao động có khớp với bảng lương không. Phụ cấp đang trả cho người lao động là phụ cấp cố định hay khoản hỗ trợ phát sinh theo điều kiện thực tế. KPI có đúng là khoản biến động theo kết quả công việc hay thực chất đang được trả cố định hằng tháng. Khoản nào cần tính đóng bảo hiểm xã hội. Khoản nào cần có quy chế riêng. Khoản nào đang có nguy cơ bị cơ quan có thẩm quyền yêu cầu giải trình.

Nếu không rà soát định kỳ, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng hồ sơ tiền lương mỗi nơi một kiểu. Hợp đồng lao động ghi một cách, bảng lương hằng tháng thể hiện một cách, quy chế nội bộ không có hoặc không rõ, còn thực tế chi trả lại theo một cách khác. Khi chưa bị kiểm tra, doanh nghiệp có thể nghĩ rằng hệ thống này vẫn vận hành bình thường. Nhưng khi có tranh chấp lao động, kiểm tra bảo hiểm hoặc thanh tra lao động, những điểm không thống nhất này có thể trở thành rủi ro rất lớn.

Rủi ro lớn nhất không phải là thiếu bảng lương mà là tiền lương không rõ bản chất

Nhiều doanh nghiệp cho rằng chỉ cần có một file thang lương, bảng lương là đủ. Tuy nhiên, trong thực tế rà soát hồ sơ, lỗi thường gặp nhất không phải là hoàn toàn không có bảng lương, mà là bảng lương không đủ để giải thích cách doanh nghiệp đang trả tiền cho người lao động.

Một doanh nghiệp có thể đang trả cho nhân sự tổng thu nhập 12.000.000 đồng/tháng nhưng hợp đồng lao động chỉ ghi lương cơ bản 5.000.000 đồng, phần còn lại được chia thành phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp chuyên cần, hỗ trợ điện thoại, hỗ trợ xăng xe, KPI hoặc thưởng hiệu quả công việc. Nếu các khoản này được trả cố định, trả đều hằng tháng, không có điều kiện hưởng rõ ràng và không có hồ sơ đánh giá, doanh nghiệp rất khó chứng minh đây là khoản biến động không dùng để tính đóng bảo hiểm xã hội.

Rủi ro càng lớn hơn nếu doanh nghiệp gọi một khoản là “KPI” nhưng tháng nào người lao động cũng được nhận đủ, không có chỉ tiêu, không có thang điểm, không có kết quả đánh giá và không có biên bản xác nhận. Khi đó, tên gọi “KPI” không còn nhiều ý nghĩa nếu bản chất chi trả cho thấy đây là khoản thu nhập ổn định, thường xuyên, xác định được mức tiền cụ thể.

Cơ quan có thẩm quyền khi kiểm tra thường không chỉ nhìn tên gọi của khoản tiền trên bảng lương. Điều quan trọng là bản chất khoản chi. Khoản đó có được trả thường xuyên không. Có xác định được mức tiền cụ thể không. Có được thỏa thuận trong hợp đồng lao động hoặc phụ lục hợp đồng không. Có phụ thuộc vào năng suất, chất lượng công việc hoặc kết quả đánh giá thực tế không. Doanh nghiệp có hồ sơ chứng minh điều kiện hưởng hay không.

Vì vậy, nếu doanh nghiệp đang tách lương thành nhiều khoản nhưng chưa có quy chế tiền lương, chưa có quy chế thưởng, chưa có chính sách KPI và chưa có hồ sơ đánh giá, việc rà soát lại thang lương, bảng lương là rất cần thiết.

KPI cố định hằng tháng có thể dẫn đến rủi ro truy thu bảo hiểm xã hội

KPI về bản chất là khoản thu nhập gắn với kết quả công việc, năng suất lao động, chất lượng thực hiện công việc hoặc mức độ hoàn thành chỉ tiêu. Vì vậy, KPI đúng bản chất thường phải có tiêu chí đánh giá, có phương pháp tính, có kỳ đánh giá, có người xác nhận và có kết quả cụ thể cho từng kỳ.

Nếu doanh nghiệp ghi nhận một khoản là KPI nhưng thực tế khoản này được trả cố định hằng tháng, không phụ thuộc vào kết quả công việc, không có biến động theo năng suất hoặc chất lượng thực hiện công việc, khoản này có thể bị xem xét lại khi xác định tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội.

Đây là rủi ro rất lớn đối với các doanh nghiệp đang sử dụng KPI như một cách để tách thu nhập khỏi mức lương đóng bảo hiểm. Nếu cơ quan bảo hiểm xác định khoản KPI thực chất là khoản bổ sung thường xuyên, ổn định, xác định được mức tiền cụ thể và được trả cùng kỳ lương, doanh nghiệp có thể bị yêu cầu tính lại tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội.

Khi bị truy thu bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp không chỉ phải nộp phần bảo hiểm còn thiếu. Doanh nghiệp còn có thể phải nộp thêm tiền lãi chậm đóng, tiền xử phạt hành chính và phải điều chỉnh lại hồ sơ lao động tiền lương. Với doanh nghiệp có nhiều lao động, thời gian đóng thiếu kéo dài trong nhiều tháng hoặc nhiều năm, số tiền truy thu có thể trở thành một khoản chi phí rất lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và kế hoạch tài chính của doanh nghiệp.

Do đó, việc rà soát KPI không nên chỉ dừng ở việc xem doanh nghiệp có ghi chữ “KPI” trên bảng lương hay không. Doanh nghiệp cần kiểm tra xem KPI có quy chế chưa, có tiêu chí đánh giá chưa, có bảng đánh giá từng tháng chưa, có biến động theo kết quả thực tế không và có thống nhất với hợp đồng lao động, quy chế lương thưởng, bảng lương hay không.

Thiếu quy chế tiền lương khiến doanh nghiệp khó bảo vệ quan điểm khi bị kiểm tra

Quy chế tiền lương hoặc quy chế lương thưởng là tài liệu rất quan trọng để giải thích cách doanh nghiệp trả lương, trả phụ cấp, trả thưởng, trả KPI và điều chỉnh thu nhập cho người lao động. Nếu doanh nghiệp chỉ có bảng lương hằng tháng mà không có quy chế tiền lương, các khoản chi trên bảng lương sẽ thiếu căn cứ nội bộ để chứng minh bản chất.

Ví dụ, doanh nghiệp có phụ cấp trách nhiệm nhưng không quy định ai được hưởng, điều kiện hưởng là gì, khi nào bị cắt, mức hưởng được xác định ra sao. Doanh nghiệp có phụ cấp chuyên cần nhưng không quy định tiêu chí đi làm đầy đủ, đi muộn về sớm xử lý thế nào, nghỉ phép có được hưởng không. Doanh nghiệp có thưởng KPI nhưng không có chỉ tiêu, không có phương pháp chấm điểm, không có kỳ đánh giá và không có người phê duyệt.

Trong những trường hợp này, khi có tranh chấp hoặc bị kiểm tra, doanh nghiệp rất khó chứng minh rằng các khoản chi đó được áp dụng minh bạch, có điều kiện rõ ràng và phản ánh đúng bản chất. Người lao động có thể cho rằng đây là khoản thu nhập ổn định mà họ đương nhiên được hưởng. Cơ quan bảo hiểm có thể đặt vấn đề về việc doanh nghiệp đóng bảo hiểm trên mức thấp hơn thực tế. Cơ quan thuế có thể yêu cầu doanh nghiệp chứng minh điều kiện, hồ sơ và căn cứ chi trả để xem xét chi phí tiền lương.

Vì vậy, rà soát thang lương, bảng lương phải đi cùng với rà soát quy chế tiền lương, quy chế thưởng, hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, bảng chấm công, bảng tính lương và hồ sơ đánh giá KPI. Nếu chỉ nhìn riêng một bảng lương, doanh nghiệp sẽ không thấy hết rủi ro.

Các lỗi thường gặp trong thang lương bảng lương của doanh nghiệp tại Hà Nội

Lỗi thường gặp đầu tiên là mức lương theo chức danh thấp hơn mức lương tối thiểu vùng hoặc chưa cập nhật theo quy định mới. Đây là lỗi có thể dẫn đến xử phạt hành chính và buộc doanh nghiệp phải trả đủ phần tiền lương còn thiếu cho người lao động.

Lỗi thứ hai là bảng lương không khớp với hợp đồng lao động. Hợp đồng ghi một chức danh, bảng lương ghi một chức danh khác. Hợp đồng ghi lương theo công việc hoặc chức danh là một mức, nhưng bảng lương hằng tháng lại chia thành nhiều khoản khác nhau mà không có phụ lục hoặc quy chế giải thích.

Lỗi thứ ba là phụ cấp được trả cố định nhưng không có điều kiện hưởng. Nếu phụ cấp được trả đều hằng tháng, xác định được mức tiền cụ thể và gắn với công việc, chức danh hoặc điều kiện lao động, doanh nghiệp cần rà soát kỹ để xác định khoản này có ảnh hưởng đến tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội hay không.

Lỗi thứ tư là KPI cố định trá hình. Doanh nghiệp gọi là KPI nhưng không có chỉ tiêu, không có kết quả đánh giá, không có hồ sơ xác nhận và tháng nào cũng chi trả như một khoản cố định. Đây là một trong những điểm có nguy cơ cao dẫn đến truy thu bảo hiểm xã hội.

Lỗi thứ năm là không có quyết định ban hành hoặc không công khai thang lương, bảng lương trước khi áp dụng. Theo quy định, thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện. Nếu doanh nghiệp không lưu được hồ sơ ban hành và công khai, doanh nghiệp có thể bị xử phạt về lỗi hồ sơ lao động tiền lương.

Lỗi thứ sáu là không tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở trong trường hợp doanh nghiệp có tổ chức này. Đây là lỗi thủ tục nhưng có thể ảnh hưởng đến tính đầy đủ của hồ sơ, đặc biệt với doanh nghiệp có công đoàn cơ sở hoặc tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.

Mức phạt và hậu quả pháp lý nếu doanh nghiệp không rà soát kịp thời

Theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, doanh nghiệp có thể bị xử phạt nếu không xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động hoặc không công khai thang lương, bảng lương trước khi áp dụng. Với doanh nghiệp là tổ chức, mức phạt cho nhóm lỗi này có thể lên đến 20.000.000 đồng.

Tuy nhiên, đây thường chưa phải là rủi ro nặng nhất. Rủi ro đáng lo hơn là doanh nghiệp trả lương không rõ bản chất, chia nhỏ thu nhập thành nhiều khoản nhưng không có quy chế, ghi KPI nhưng thực tế trả cố định, hoặc đóng bảo hiểm xã hội trên mức thấp hơn thu nhập có tính chất tiền lương.

Nếu bị xác định là đóng thiếu bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp có thể bị truy thu phần bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp chưa đóng đủ. Doanh nghiệp còn có thể phải nộp thêm khoản tiền tính theo ngày trên số tiền chậm đóng, trốn đóng và số ngày chậm đóng. Nếu sai sót kéo dài nhiều tháng hoặc nhiều năm, số tiền phải nộp bổ sung có thể rất lớn.

Đối với hành vi trả lương thấp hơn mức lương tối thiểu do Chính phủ quy định, mức phạt còn nặng hơn. Mức phạt được xác định theo số lượng người lao động bị vi phạm. Với doanh nghiệp là tổ chức, mức phạt có thể lên đến 150.000.000 đồng nếu vi phạm đối với số lượng lớn người lao động. Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp còn có thể bị buộc trả đủ tiền lương thiếu cho người lao động và khoản tiền lãi của số tiền trả thiếu.

Không chỉ dừng lại ở xử phạt và truy thu, hệ thống tiền lương không rõ ràng còn có thể kéo theo nhiều hệ quả khác. Doanh nghiệp phải điều chỉnh lại hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, bảng lương, quy chế lương thưởng, hồ sơ bảo hiểm. Người lao động có thể khiếu nại yêu cầu tính lại tiền lương, tiền làm thêm giờ, tiền nghỉ phép, tiền trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc hoặc các khoản quyền lợi khác trên cơ sở thu nhập thực tế.

Vì vậy, việc rà soát thang lương, bảng lương không chỉ là kiểm tra một tài liệu hành chính. Đây là bước đánh giá toàn bộ hệ thống tiền lương để hạn chế nguy cơ bị truy thu bảo hiểm, bị xử phạt, bị yêu cầu trả bổ sung và phát sinh tranh chấp lao động.

Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ rà soát thang lương bảng lương

Doanh nghiệp nên rà soát thang lương, bảng lương khi đã xây dựng bảng lương từ lâu nhưng chưa từng cập nhật theo quy định mới. Đây là trường hợp rất phổ biến tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt là doanh nghiệp có bảng lương từ giai đoạn đầu thành lập nhưng sau đó đã tăng quy mô nhân sự, thay đổi chức danh, thay đổi cách trả lương hoặc bổ sung thêm KPI, phụ cấp, thưởng doanh số.

Doanh nghiệp cũng nên rà soát khi đang áp dụng cấu trúc lương gồm lương cơ bản, phụ cấp, hỗ trợ, KPI, thưởng hiệu quả công việc nhưng chưa có quy chế tiền lương rõ ràng. Nếu tổng thu nhập thực tế của người lao động cao hơn nhiều so với mức lương làm căn cứ đóng bảo hiểm, doanh nghiệp càng nên kiểm tra lại để đánh giá nguy cơ truy thu.

Doanh nghiệp nên rà soát khi KPI được trả đều hằng tháng nhưng chưa có tiêu chí đánh giá. Đây là dấu hiệu cho thấy KPI có thể chưa đúng bản chất là khoản biến động theo kết quả công việc.

Doanh nghiệp nên rà soát khi chuẩn bị làm việc với cơ quan bảo hiểm, cơ quan thuế, cơ quan lao động, kiểm toán, nhà đầu tư hoặc đối tác lớn. Một hệ thống tiền lương rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp tự tin hơn khi giải trình và giảm rủi ro trong quá trình thẩm định.

Doanh nghiệp cũng nên rà soát khi có tranh chấp với người lao động về tiền lương, thưởng, KPI, phụ cấp, tiền làm thêm giờ, tiền nghỉ phép hoặc các khoản thanh toán khi chấm dứt hợp đồng lao động.

Dịch vụ rà soát thang lương bảng lương tại Hà Nội của Justeps Legal gồm những gì

Justeps Legal hỗ trợ doanh nghiệp rà soát toàn diện hệ thống thang lương, bảng lương và các tài liệu liên quan đến tiền lương. Phạm vi rà soát có thể bao gồm thang lương, bảng lương hiện tại, quyết định ban hành, hồ sơ công khai nội bộ, hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng lao động, quy chế tiền lương, quy chế thưởng, chính sách KPI, chính sách phụ cấp, bảng chấm công, bảng tính lương, hồ sơ bảo hiểm xã hội và các tài liệu nội bộ khác.

Trong quá trình rà soát, Justeps Legal kiểm tra mức lương thấp nhất theo chức danh so với mức lương tối thiểu vùng áp dụng tại địa bàn hoạt động của doanh nghiệp. Với doanh nghiệp tại Hà Nội, việc xác định đúng địa bàn áp dụng là rất quan trọng vì Hà Nội có địa bàn áp dụng theo các vùng khác nhau.

Justeps Legal kiểm tra sự thống nhất giữa chức danh trong hợp đồng lao động, thang lương, bảng lương và thực tế vận hành. Nếu doanh nghiệp đang dùng nhiều cách gọi chức danh khác nhau, chúng tôi sẽ đề xuất cách chuẩn hóa để hồ sơ dễ quản lý và dễ giải trình hơn.

Đối với phụ cấp, hỗ trợ, KPI và thưởng hiệu quả công việc, Justeps Legal rà soát bản chất từng khoản. Khoản nào đang có dấu hiệu cố định. Khoản nào thiếu điều kiện hưởng. Khoản nào cần đưa vào quy chế tiền lương. Khoản nào cần có tiêu chí đánh giá. Khoản nào có nguy cơ bị xem là khoản bổ sung thường xuyên, ổn định khi xác định tiền lương đóng bảo hiểm xã hội.

Sau khi rà soát, Justeps Legal đưa ra nhận định rủi ro và đề xuất phương án xử lý. Doanh nghiệp có thể lựa chọn chỉ nhận báo cáo rà soát hoặc tiếp tục sử dụng dịch vụ chỉnh sửa, hoàn thiện lại toàn bộ hồ sơ tiền lương.

Doanh nghiệp nhận được gì sau khi rà soát

Sau khi sử dụng dịch vụ rà soát thang lương bảng lương tại Hà Nội, doanh nghiệp sẽ có cái nhìn rõ hơn về tình trạng hồ sơ tiền lương hiện tại. Doanh nghiệp biết được hồ sơ nào đang thiếu, nội dung nào chưa thống nhất, khoản thu nhập nào có rủi ro, mức lương nào cần điều chỉnh và chính sách nào cần bổ sung.

Justeps Legal có thể bàn giao báo cáo rà soát nêu rõ các điểm phù hợp, điểm chưa phù hợp, mức độ rủi ro và khuyến nghị xử lý. Đối với các khoản KPI, phụ cấp, hỗ trợ hoặc thưởng hiệu quả công việc, báo cáo sẽ tập trung phân tích bản chất khoản chi và nguy cơ bị xem xét lại khi tính đóng bảo hiểm xã hội.

Trường hợp doanh nghiệp cần hoàn thiện sau rà soát, Justeps Legal có thể hỗ trợ chỉnh sửa hoặc xây dựng lại thang lương, bảng lương, quyết định ban hành, quy chế tiền lương, quy chế thưởng, phụ lục KPI, phụ lục hợp đồng lao động, thông báo công khai nội bộ và checklist lưu trữ hồ sơ lao động tiền lương.

Mục tiêu cuối cùng không chỉ là làm cho hồ sơ “đủ”, mà là giúp doanh nghiệp có một hệ thống tiền lương rõ ràng, có căn cứ, dễ áp dụng, hạn chế rủi ro bảo hiểm, thuế và tranh chấp lao động.

Chi phí dịch vụ rà soát thang lương bảng lương tại Hà Nội

Chi phí dịch vụ rà soát thang lương bảng lương tại Hà Nội được xác định tùy theo quy mô doanh nghiệp, số lượng lao động, số lượng chức danh, tình trạng hồ sơ hiện tại và mức độ phức tạp của cơ cấu tiền lương.

Doanh nghiệp có hệ thống lương đơn giản, ít chức danh và chỉ cần rà soát thang lương, bảng lương hiện có sẽ có phạm vi chi phí khác với doanh nghiệp có nhiều phòng ban, nhiều nhóm lao động, nhiều khoản phụ cấp, KPI, thưởng doanh số hoặc cần kiểm tra đồng thời cả hợp đồng lao động, bảng lương, quy chế tiền lương và hồ sơ bảo hiểm.

Đối với doanh nghiệp có nguy cơ cao về truy thu bảo hiểm, ví dụ đang trả KPI cố định, đang tách lương thành nhiều khoản nhưng thiếu quy chế hoặc đang đóng bảo hiểm trên mức thấp hơn nhiều so với thu nhập thực tế, Justeps Legal sẽ đánh giá hồ sơ trước khi báo giá để xác định đúng phạm vi công việc cần thực hiện.

Việc xác định chi phí theo từng trường hợp giúp doanh nghiệp không phải sử dụng những hạng mục không cần thiết, đồng thời bảo đảm phạm vi rà soát đủ sâu đối với các điểm có rủi ro lớn. Sau khi tiếp nhận thông tin về quy mô nhân sự, cách trả lương và tình trạng hồ sơ hiện tại, Justeps Legal sẽ gửi báo giá cụ thể, rõ phạm vi công việc, thời gian thực hiện và tài liệu bàn giao.

Câu hỏi thường gặp về dịch vụ rà soát thang lương bảng lương tại Hà Nội

Doanh nghiệp đã có thang lương bảng lương rồi có cần rà soát lại không

Có. Doanh nghiệp đã có thang lương, bảng lương vẫn nên rà soát định kỳ, đặc biệt khi thay đổi mức lương tối thiểu vùng, tăng quy mô nhân sự, thay đổi chức danh, bổ sung KPI, điều chỉnh phụ cấp hoặc thay đổi cách tính lương.

Không có quy chế tiền lương có rủi ro gì không

Có. Nếu doanh nghiệp không có quy chế tiền lương hoặc quy chế lương thưởng không rõ ràng, doanh nghiệp sẽ rất khó giải thích bản chất các khoản chi như phụ cấp, hỗ trợ, KPI, thưởng hiệu quả công việc. Khi bị kiểm tra hoặc phát sinh tranh chấp, các khoản này có thể bị xem xét lại để xác định nghĩa vụ bảo hiểm, thuế hoặc quyền lợi của người lao động.

KPI cố định hằng tháng có phải đóng bảo hiểm xã hội không

Không thể kết luận chỉ dựa vào tên gọi “KPI”. Nếu khoản KPI được xác định mức tiền cụ thể, trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương và không phụ thuộc thực chất vào năng suất, chất lượng công việc hoặc kết quả đánh giá, khoản này có thể bị xem xét là khoản có tính chất tiền lương khi xác định nghĩa vụ bảo hiểm xã hội.

Doanh nghiệp tách lương thành lương cơ bản và phụ cấp có sai không

Không nhất thiết sai. Doanh nghiệp có thể tách thu nhập thành nhiều khoản nếu việc tách này phản ánh đúng bản chất, có căn cứ rõ ràng, có điều kiện hưởng và được quy định thống nhất trong hợp đồng lao động, quy chế tiền lương, quy chế thưởng hoặc chính sách nội bộ. Rủi ro phát sinh khi doanh nghiệp tách khoản chỉ để giảm nghĩa vụ bảo hiểm nhưng không có hồ sơ chứng minh.

Nếu đóng bảo hiểm xã hội thấp hơn thu nhập thực tế thì có bị truy thu không

Có thể có. Nếu các khoản thu nhập ngoài lương cơ bản bị xác định là khoản bổ sung thường xuyên, ổn định, xác định được mức tiền cụ thể và có tính chất tiền lương, doanh nghiệp có thể bị yêu cầu tính lại tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội và truy thu phần đóng thiếu.

Không xây dựng hoặc không công khai thang lương bảng lương bị phạt như thế nào

Doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính nếu không xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động hoặc không công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện. Với doanh nghiệp là tổ chức, mức phạt cho nhóm lỗi này có thể lên đến 20.000.000 đồng.

Trả lương thấp hơn lương tối thiểu vùng bị phạt như thế nào

Nếu doanh nghiệp trả lương cho người lao động thấp hơn mức lương tối thiểu do Chính phủ quy định, mức phạt sẽ phụ thuộc vào số lượng người lao động bị vi phạm. Với doanh nghiệp là tổ chức, mức phạt có thể lên đến 150.000.000 đồng nếu vi phạm đối với số lượng lớn người lao động, đồng thời doanh nghiệp có thể bị buộc trả đủ phần tiền lương thiếu và khoản tiền lãi tương ứng.

Rà soát thang lương bảng lương có cần rà soát cả hợp đồng lao động không

Nên rà soát cùng nhau. Thang lương, bảng lương, hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, quy chế tiền lương, bảng tính lương và hồ sơ bảo hiểm có mối liên hệ trực tiếp. Nếu chỉ rà soát riêng bảng lương mà không kiểm tra hợp đồng lao động và quy chế tiền lương, doanh nghiệp có thể bỏ sót nhiều rủi ro quan trọng.

Justeps Legal có hỗ trợ sửa lại hồ sơ sau khi rà soát không

Có. Sau khi rà soát, Justeps Legal có thể hỗ trợ doanh nghiệp chỉnh sửa hoặc xây dựng lại thang lương, bảng lương, quy chế tiền lương, quy chế thưởng, chính sách KPI, phụ lục hợp đồng lao động, quyết định ban hành và thông báo công khai nội bộ.

Justeps Legal cung cấp dịch vụ rà soát thang lương bảng lương tại Hà Nội

Nếu doanh nghiệp của bạn đang áp dụng hệ thống lương gồm lương cơ bản, phụ cấp, hỗ trợ, KPI hoặc thưởng hiệu quả công việc nhưng chưa chắc các khoản này đã được ghi nhận đúng bản chất, việc rà soát lại thang lương, bảng lương là bước cần thực hiện sớm.

Một bảng lương không rõ ràng có thể khiến doanh nghiệp bị truy thu bảo hiểm xã hội, bị xử phạt hành chính, bị yêu cầu trả bổ sung tiền lương và phát sinh tranh chấp với người lao động. Ngược lại, một hệ thống tiền lương được rà soát và chuẩn hóa kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp quản trị chi phí nhân sự minh bạch hơn, hạn chế rủi ro pháp lý và tự tin hơn khi làm việc với cơ quan nhà nước.

Justeps Legal hỗ trợ doanh nghiệp tại Hà Nội rà soát thang lương, bảng lương, quy chế tiền lương, phụ cấp, KPI và hồ sơ lao động liên quan theo hướng thực tế, dễ áp dụng và phù hợp với mô hình vận hành của từng doanh nghiệp.

Mọi thông tin vui lòng liên hệ:

 Email: info@justepslegal.com

 Website: https://justepslegal.com/

 Page: Justeps

 Hotline (Zalo): 096 172 2607

 Văn phòng: Tầng 12, Tòa Licogi 13, số 164 đường Khuất Duy Tiến, phường Thanh Xuân, Hà Nội, Việt Nam