DỊCH VỤ RÀ SOÁT VÀ CHUẨN HÓA BÁO CÁO QUẢN TRỊ

Số liệu có trong báo cáo chưa đồng nghĩa với số liệu có thể dùng để ra quyết định

Một báo cáo quản trị có thể được trình bày đầy đủ, có biểu đồ, tỷ lệ tăng trưởng và nhiều chỉ số chi tiết. Tuy nhiên, trước khi sử dụng báo cáo để quyết định về chi phí, nhân sự, giá bán, tiền lương, đầu tư hoặc dòng tiền, doanh nghiệp cần trả lời một câu hỏi quan trọng:

Số liệu trong báo cáo có thực sự đáng tin cậy hay không?

Trong thực tế, sai lệch báo cáo không phải lúc nào cũng đến từ việc nhập sai một con số. Vấn đề có thể phát sinh từ cách doanh nghiệp tổ chức toàn bộ hệ thống dữ liệu, chẳng hạn:

Phòng kinh doanh gọi giá trị hợp đồng là doanh thu;
Kế toán chỉ ghi nhận phần đã xuất hóa đơn;
Bộ phận dự án theo dõi giá trị đã nghiệm thu;
Ban Giám đốc lại quan tâm đến số tiền thực tế đã thu;
Chi phí được tổng hợp nhưng chưa phân bổ cho từng dự án;
Công nợ không thể hiện rõ ngày đến hạn;
Báo cáo KPI sử dụng kết quả không thống nhất với quy chế;
Quỹ lương chưa bao gồm đầy đủ tiền thưởng, hoa hồng và các khoản doanh nghiệp phải chi;
Một giao dịch được nhập tại nhiều file với số liệu khác nhau;
Công thức thay đổi sau nhiều lần sao chép nhưng không có bước kiểm tra.

Nếu không được rà soát, những sai lệch này có thể dẫn đến nhận định không chính xác về doanh thu, lợi nhuận, dòng tiền và hiệu quả hoạt động.

Dịch vụ rà soát và chuẩn hóa báo cáo quản trị của Justeps giúp doanh nghiệp kiểm tra lại độ tin cậy của hệ thống báo cáo hiện có, thống nhất cách hiểu các chỉ tiêu và thiết lập một chuẩn báo cáo có thể sử dụng chung giữa các phòng ban.

Rà soát và chuẩn hóa báo cáo quản trị là gì?

Rà soát và chuẩn hóa báo cáo quản trị là quá trình kiểm tra toàn bộ báo cáo nội bộ của doanh nghiệp để xác định:

Số liệu có đầy đủ và thống nhất hay không;
Công thức có tính đúng hay không;
Chỉ tiêu có được hiểu giống nhau giữa các phòng ban không;
Nguồn dữ liệu nào được công nhận là nguồn chính thức;
Báo cáo có phản ánh đúng nhu cầu quản trị không;
Có thể truy ngược số liệu về chứng từ, hợp đồng hoặc dữ liệu gốc không;
Trách nhiệm lập, kiểm tra và phê duyệt đã rõ ràng chưa;
Quyền truy cập và chỉnh sửa có phù hợp không;
Báo cáo có thống nhất với quy chế, chính sách và quy trình nội bộ không.

Sau quá trình rà soát, hệ thống được chuẩn hóa theo một nguyên tắc dùng chung, bao gồm:

Chuẩn tên gọi;
Chuẩn dữ liệu;
Chuẩn công thức;
Chuẩn cấu trúc báo cáo;
Chuẩn kỳ báo cáo;
Chuẩn nguồn đối chiếu;
Chuẩn trách nhiệm thực hiện;
Chuẩn quyền sử dụng và bảo mật.

Mục tiêu không phải là làm báo cáo phức tạp hơn, mà là giúp doanh nghiệp giảm tranh luận về số liệu và tăng khả năng sử dụng báo cáo trong điều hành.

Vì sao báo cáo quản trị thường bị sai lệch?

Sai lệch báo cáo có thể hình thành từ nhiều nguyên nhân khác nhau.

3.1. Các phòng ban sử dụng cách ghi nhận khác nhau

Phòng kinh doanh thường quan tâm đến giá trị hợp đồng hoặc đơn hàng. Kế toán theo dõi hóa đơn và doanh thu kế toán. Bộ phận công nợ theo dõi số tiền phải thu. Người điều hành lại cần biết số tiền thực tế đã về tài khoản.

Nếu doanh nghiệp không phân biệt rõ các chỉ tiêu này, cùng một giao dịch có thể xuất hiện với nhiều giá trị khác nhau.

3.2. Không có danh mục dữ liệu dùng chung

Tên khách hàng, sản phẩm, dự án hoặc khoản chi có thể được nhập theo nhiều cách:

Công ty TNHH ABC;
Công ty ABC;
ABC;
KH ABC;
Dự án của ABC.

Khi tổng hợp, hệ thống có thể hiểu đây là các đối tượng khác nhau, làm sai số liệu doanh thu, công nợ hoặc chi phí.

3.3. Công thức phát triển tự phát theo thời gian

Ban đầu, doanh nghiệp chỉ có một bảng đơn giản. Sau đó, các cột, sheet và điều kiện tính liên tục được bổ sung.

Nếu không kiểm tra tổng thể, hệ thống có thể phát sinh:

Công thức thiếu dòng;
Công thức cộng trùng;
Sai điều kiện;
Sai tỷ lệ;
Liên kết nhầm sheet;
Liên kết đến file cũ;
Sai định dạng ngày;
Sai cách làm tròn;
Công thức không cập nhật khi thêm dữ liệu.

3.4. Báo cáo được xây dựng trước khi thống nhất mục tiêu quản trị

Nhiều báo cáo được tạo ra vì “cần có báo cáo”, nhưng chưa xác định rõ người nhận sẽ sử dụng thông tin đó để làm gì.

Kết quả là báo cáo có nhiều cột, nhiều biểu đồ nhưng không chỉ ra được:

Vấn đề cần xử lý;
Chỉ tiêu đang bất thường;
Người chịu trách nhiệm;
Phương án cần phê duyệt;
Thời hạn cần hành động.

3.5. Không có cơ chế kiểm tra chéo

Số liệu kinh doanh không được đối chiếu với hợp đồng. Dữ liệu thanh toán không đối chiếu với ngân hàng. Quỹ lương không đối chiếu với danh sách nhân sự và kết quả KPI.

Khi thiếu bước kiểm tra chéo, sai lệch có thể được chuyển tiếp từ báo cáo chi tiết lên báo cáo điều hành.

Khi nào doanh nghiệp cần rà soát và chuẩn hóa báo cáo quản trị?

Doanh nghiệp nên xem xét thực hiện rà soát khi xuất hiện một hoặc nhiều dấu hiệu sau:

Số liệu giữa các bộ phận không khớp

Kinh doanh, kế toán, nhân sự và dự án đưa ra các con số khác nhau cho cùng một chỉ tiêu.

Ban Giám đốc không biết nên sử dụng số liệu từ file nào

Doanh nghiệp có nhiều phiên bản báo cáo, nhiều file tổng hợp hoặc nhiều nhân sự cùng gửi số liệu.

Báo cáo thường xuyên phải điều chỉnh sau khi gửi

Số liệu đã báo cáo nhưng sau đó phát hiện thiếu giao dịch, sai công thức hoặc ghi nhận nhầm kỳ.

Không truy được nguồn hình thành của chỉ số

Khi phát hiện doanh thu, lợi nhuận hoặc chi phí bất thường, doanh nghiệp không xác định được dữ liệu chi tiết cấu thành con số đó.

KPI, hoa hồng hoặc tiền thưởng thường xảy ra tranh luận

Người lao động, quản lý và bộ phận nhân sự hiểu khác nhau về chỉ tiêu, nguồn dữ liệu hoặc công thức tính.

Chi phí đã phát sinh nhưng chưa xác định thuộc bộ phận nào

Doanh nghiệp biết tổng chi nhưng chưa phân bổ được cho sản phẩm, dự án, hợp đồng hoặc trung tâm chi phí.

Dòng tiền thực tế khác xa báo cáo lợi nhuận

Doanh nghiệp có lợi nhuận trên báo cáo nhưng vẫn thường xuyên thiếu tiền để thanh toán.

Hệ thống phụ thuộc vào một người

Chỉ một nhân sự hiểu dữ liệu và công thức. Khi nhân sự này không làm việc, báo cáo bị gián đoạn.

Doanh nghiệp chuẩn bị áp dụng KPI, ngân sách hoặc phân quyền mới

Các thay đổi quản trị cần một hệ thống chỉ tiêu thống nhất để làm căn cứ triển khai.

Năm lớp cần được chuẩn hóa trong hệ thống báo cáo quản trị

Để báo cáo có thể sử dụng ổn định, doanh nghiệp không nên chỉ sửa phần trình bày bên ngoài. Việc chuẩn hóa cần được thực hiện theo năm lớp.

5.1. Chuẩn hóa danh mục quản trị

Danh mục là nền tảng để dữ liệu được nhận diện thống nhất.

Các danh mục có thể cần chuẩn hóa gồm:

Khách hàng;
Nhà cung cấp;
Sản phẩm;
Dịch vụ;
Hợp đồng;
Dự án;
Công trình;
Phòng ban;
Chi nhánh;
Nhân sự;
Khoản thu;
Khoản chi;
Trung tâm doanh thu;
Trung tâm chi phí;
Nhóm công nợ;
Trạng thái thực hiện.

Mỗi đối tượng nên có mã nhận diện thống nhất để hạn chế nhập trùng hoặc sai tên.

5.2. Chuẩn hóa chỉ tiêu

Doanh nghiệp cần có cách hiểu chung về các chỉ số như:

Doanh số;
Giá trị hợp đồng;
Doanh thu;
Doanh thu đã xuất hóa đơn;
Doanh thu đã thu tiền;
Giá vốn;
Chi phí trực tiếp;
Chi phí gián tiếp;
Lợi nhuận gộp;
Biên lợi nhuận gộp;
Lợi nhuận thuần;
Công nợ đến hạn;
Công nợ quá hạn;
Dòng tiền thuần;
Quỹ lương;
Chi phí nhân sự;
Kết quả KPI;
Ngân sách;
Chênh lệch ngân sách.

Mỗi chỉ tiêu cần được xác định rõ công thức, thời điểm ghi nhận và nguồn lấy dữ liệu.

5.3. Chuẩn hóa công thức

Công thức phải thống nhất giữa báo cáo chi tiết và báo cáo tổng hợp.

Việc rà soát có thể tập trung vào:

Phạm vi dữ liệu;
Điều kiện tính;
Tỷ lệ phần trăm;
Công thức phân bổ;
Cách làm tròn;
Điều kiện loại trừ;
Cách xử lý dữ liệu trống;
Công thức KPI;
Công thức hoa hồng;
Công thức lợi nhuận;
Công thức dòng tiền;
Công thức tuổi nợ;
Công thức so sánh kế hoạch.

Công thức cần đủ rõ để doanh nghiệp có thể tự kiểm tra, giải thích và bàn giao.

5.4. Chuẩn hóa cấu trúc báo cáo

Mỗi nhóm người sử dụng cần một mức độ thông tin khác nhau.

Báo cáo dành cho nhân sự thực hiện cần chi tiết để kiểm tra từng giao dịch. Báo cáo dành cho trưởng phòng cần thể hiện kết quả của bộ phận. Báo cáo dành cho CEO cần tập trung vào chỉ số trọng yếu, cảnh báo và quyết định cần đưa ra.

Do đó, hệ thống có thể được phân thành:

Dữ liệu gốc;
Báo cáo nghiệp vụ;
Báo cáo kiểm soát;
Báo cáo phân tích;
Báo cáo điều hành.

Việc phân tầng giúp tránh tình trạng đưa toàn bộ dữ liệu chi tiết vào một file duy nhất.

5.5. Chuẩn hóa trách nhiệm và quy trình

Mỗi báo cáo cần xác định rõ:

Người cung cấp dữ liệu;
Người nhập liệu;
Người lập báo cáo;
Người kiểm tra;
Người phê duyệt;
Người nhận báo cáo;
Thời hạn hoàn thành;
Nguồn dữ liệu chính thức;
Quyền chỉnh sửa;
Quyền xem;
Cách điều chỉnh khi có sai sót;
Thời gian lưu trữ.

Nếu không chuẩn hóa trách nhiệm, doanh nghiệp có thể có biểu mẫu tốt nhưng vẫn không duy trì được báo cáo đều đặn.

Dịch vụ rà soát và chuẩn hóa báo cáo quản trị của Justeps gồm những nội dung gì?

Tùy theo hiện trạng của doanh nghiệp, Justeps có thể triển khai một hoặc nhiều nhóm công việc sau.

6.1. Kiểm kê hệ thống báo cáo hiện có

Justeps rà soát danh sách file, biểu mẫu và báo cáo đang được sử dụng, bao gồm:

Báo cáo kinh doanh;
Báo cáo doanh thu;
Báo cáo thu, chi;
Báo cáo công nợ;
Báo cáo dòng tiền;
Báo cáo chi phí;
Báo cáo lợi nhuận;
Báo cáo nhân sự;
Bảng lương;
Bảng KPI;
Báo cáo kho;
Báo cáo hợp đồng;
Báo cáo dự án;
Báo cáo dành cho Ban Giám đốc.

Việc kiểm kê giúp xác định báo cáo nào đang được sử dụng thực tế, báo cáo nào trùng lặp và báo cáo nào đã không còn phù hợp.

6.2. Đối chiếu số liệu giữa các nguồn

Một số chỉ tiêu có thể được đối chiếu giữa:

Báo cáo kinh doanh và hợp đồng;
Báo cáo doanh thu và hóa đơn;
Tiền thực thu và sao kê ngân hàng;
Chi phí và hồ sơ thanh toán;
Công nợ và điều khoản hợp đồng;
Quỹ lương và danh sách lao động;
Tiền lương KPI và kết quả đánh giá;
Chi phí dự án và đề nghị thanh toán;
Tồn kho và biên bản kiểm kê;
Giá trị nghiệm thu và hồ sơ thanh toán.

Mục tiêu là xác định nguyên nhân chênh lệch, không chỉ sửa số liệu tại báo cáo cuối cùng.

6.3. Rà soát logic báo cáo

Justeps kiểm tra mối liên hệ giữa các chỉ tiêu.

Ví dụ:

Doanh thu có được tách khỏi tiền thực thu không;
Giá vốn có được tính đúng kỳ không;
Lợi nhuận có bao gồm đầy đủ chi phí không;
Công nợ có trừ khoản đã thanh toán không;
Dòng tiền có phản ánh nghĩa vụ sắp đến hạn không;
Quỹ lương có bao gồm các khoản thưởng, hoa hồng và chi phí liên quan không;
KPI có gắn với nguồn dữ liệu khách quan không;
Báo cáo dự án có phản ánh phần việc chưa nghiệm thu không.

Rà soát logic giúp doanh nghiệp tránh trường hợp từng con số riêng lẻ đúng nhưng kết luận quản trị lại chưa chính xác.

6.4. Kiểm tra công thức và liên kết dữ liệu

Nội dung có thể bao gồm:

Kiểm tra vùng dữ liệu;
Kiểm tra công thức bị thiếu;
Kiểm tra cộng trùng;
Kiểm tra điều kiện lọc;
Kiểm tra liên kết giữa các sheet;
Kiểm tra liên kết ngoài;
Kiểm tra cách tính tỷ lệ;
Kiểm tra công thức phân bổ;
Kiểm tra công thức KPI;
Kiểm tra công thức hoa hồng;
Kiểm tra định dạng ngày và số;
Kiểm tra khả năng cập nhật khi thêm dòng mới.

6.5. Xây dựng từ điển chỉ tiêu

Justeps có thể hỗ trợ doanh nghiệp lập tài liệu thống nhất cho từng chỉ tiêu, gồm:

Tên chỉ tiêu;
Mã chỉ tiêu;
Định nghĩa;
Công thức tính;
Nguồn dữ liệu;
Thời điểm ghi nhận;
Đơn vị tính;
Người chịu trách nhiệm;
Người kiểm tra;
Báo cáo sử dụng;
Tần suất cập nhật.

Từ điển chỉ tiêu giúp các phòng ban sử dụng cùng một cách hiểu và giảm tranh luận trong quá trình báo cáo.

6.6. Chuẩn hóa biểu mẫu

Biểu mẫu được điều chỉnh theo hướng:

Dễ nhập liệu;
Không nhập lặp;
Có trường thông tin bắt buộc;
Có danh mục lựa chọn thống nhất;
Hạn chế sửa công thức;
Có khả năng lọc;
Có thể truy ngược dữ liệu;
Dễ bàn giao;
Dễ mở rộng khi doanh nghiệp phát triển.

6.7. Chuẩn hóa báo cáo điều hành

Báo cáo dành cho Ban Giám đốc có thể được tổ chức lại để tập trung vào:

Kết quả chính;
So sánh kế hoạch;
Biến động so với kỳ trước;
Chỉ số vượt ngưỡng;
Nguyên nhân;
Mức độ ảnh hưởng;
Người chịu trách nhiệm;
Công việc cần xử lý;
Thời hạn;
Nội dung cần phê duyệt.

Báo cáo điều hành không nên chỉ là một bảng số liệu tổng hợp. Báo cáo cần chỉ ra vấn đề và hỗ trợ hành động.

Các nhóm báo cáo có thể được rà soát và chuẩn hóa

7.1. Báo cáo doanh thu

Nội dung rà soát có thể bao gồm:

Phân biệt doanh số và doanh thu;
Phân biệt doanh thu và tiền đã thu;
Thống nhất thời điểm ghi nhận;
Kiểm tra khoản hủy hoặc điều chỉnh;
Phân loại theo sản phẩm;
Phân loại theo khách hàng;
Phân loại theo nhân viên kinh doanh;
Phân loại theo hợp đồng;
Phân loại theo dự án;
Đối chiếu với hóa đơn và ngân hàng.

7.2. Báo cáo chi phí

Justeps có thể hỗ trợ kiểm tra:

Nhóm chi phí;
Đối tượng chịu chi phí;
Chi phí trực tiếp;
Chi phí gián tiếp;
Chi phí cố định;
Chi phí biến đổi;
Chi phí nhân sự;
Phương pháp phân bổ;
Ngân sách được duyệt;
Chi phí thực tế;
Hồ sơ và thẩm quyền phê duyệt.

7.3. Báo cáo lợi nhuận

Việc chuẩn hóa tập trung vào:

Cách xác định giá vốn;
Cách phân bổ chi phí;
Lợi nhuận gộp;
Biên lợi nhuận gộp;
Lợi nhuận theo sản phẩm;
Lợi nhuận theo khách hàng;
Lợi nhuận theo hợp đồng;
Lợi nhuận theo dự án;
Lợi nhuận trước và sau chi phí nhân sự.

7.4. Báo cáo dòng tiền

Nội dung có thể gồm:

Dòng tiền thực tế;
Dòng tiền dự kiến;
Lịch thu;
Lịch chi;
Nghĩa vụ thuế;
Nghĩa vụ bảo hiểm;
Tiền lương;
Công nợ nhà cung cấp;
Khoản vay đến hạn;
Số dư dự kiến;
Mức thiếu hụt cần xử lý.

7.5. Báo cáo công nợ

Báo cáo công nợ cần được chuẩn hóa về:

Đối tượng công nợ;
Giá trị phải thu hoặc phải trả;
Ngày phát sinh;
Ngày đến hạn;
Số ngày quá hạn;
Tuổi nợ;
Người phụ trách;
Tình trạng đối chiếu;
Cam kết thanh toán;
Biện pháp xử lý.

7.6. Báo cáo nhân sự và quỹ lương

Nội dung rà soát có thể bao gồm:

Danh sách lao động;
Phân bổ nhân sự theo phòng ban;
Tiền lương cố định;
Lương KPI;
Hoa hồng;
Thưởng;
Phụ cấp;
Hỗ trợ;
Phúc lợi;
Chi phí bảo hiểm;
Tổng quỹ lương;
Tỷ lệ quỹ lương trên doanh thu;
Tỷ lệ quỹ lương trên lợi nhuận;
Năng suất bình quân.

7.7. Báo cáo KPI

Việc chuẩn hóa KPI cần kiểm tra:

Tên chỉ tiêu;
Đơn vị tính;
Mục tiêu;
Trọng số;
Nguồn kết quả;
Công thức chấm điểm;
Trần kết quả;
Điều kiện được hưởng;
Tiêu chí tuân thủ;
Người đánh giá;
Người phê duyệt;
Công thức quy đổi sang tiền.

Báo cáo KPI cần thống nhất với quy chế đánh giá và quy chế tiền lương đang áp dụng.

7.8. Báo cáo dự án và công trình

Nội dung có thể được rà soát gồm:

Giá trị hợp đồng;
Giá trị phát sinh;
Khối lượng thực hiện;
Giá trị nghiệm thu;
Giá trị xuất hóa đơn;
Giá trị đã thanh toán;
Chi phí vật tư;
Chi phí nhân công;
Chi phí thuê ngoài;
Tiến độ;
Công nợ;
Lợi nhuận dự kiến;
Lợi nhuận thực tế.

Đầu ra của dịch vụ rà soát và chuẩn hóa báo cáo quản trị doanh nghiệp

Tùy theo phạm vi công việc, doanh nghiệp có thể nhận được:

Báo cáo đánh giá hiện trạng;
Danh mục báo cáo đã rà soát;
Danh sách lỗi và rủi ro;
Bảng đối chiếu số liệu;
Danh mục chênh lệch cần xử lý;
Từ điển chỉ tiêu quản trị;
Danh mục dữ liệu chuẩn;
Mã khách hàng, hợp đồng, dự án hoặc phòng ban;
Bộ biểu mẫu đã chuẩn hóa;
File báo cáo đã sửa công thức;
Báo cáo điều hành được chuẩn hóa;
Ma trận trách nhiệm báo cáo;
Lịch báo cáo định kỳ;
Quy định nguồn dữ liệu chính thức;
Bảng phân quyền truy cập;
Quy trình lập, kiểm tra và phê duyệt;
Hướng dẫn nhập liệu và sử dụng.

Quy trình thực hiện tại Justeps

Bước 1: Tiếp nhận hệ thống báo cáo hiện tại

Doanh nghiệp cung cấp các file, biểu mẫu, quy trình và quy định có liên quan.

Bước 2: Xác định báo cáo trọng yếu

Justeps làm việc với Ban Giám đốc và các bộ phận để xác định báo cáo nào đang ảnh hưởng trực tiếp đến việc ra quyết định.

Bước 3: Kiểm tra dữ liệu và công thức

Các chỉ tiêu được rà soát về nguồn, thời điểm ghi nhận, công thức và khả năng đối chiếu.

Bước 4: Xác định nguyên nhân sai lệch

Sai lệch được phân loại theo:

Dữ liệu;
Danh mục;
Cách ghi nhận;
Công thức;
Quy trình;
Trách nhiệm;
Phân quyền.

Bước 5: Đề xuất chuẩn dùng chung

Justeps đề xuất cách đặt mã, định nghĩa chỉ tiêu, cấu trúc báo cáo, nguồn dữ liệu và trách nhiệm thực hiện.

Bước 6: Chuẩn hóa và chạy thử

Hệ thống được điều chỉnh và chạy thử trên dữ liệu mẫu hoặc dữ liệu thực tế của một kỳ báo cáo.

Bước 7: Đối chiếu kết quả

Kết quả được kiểm tra với các nguồn liên quan để bảo đảm báo cáo sau chuẩn hóa có thể sử dụng thực tế.

Bước 8: Bàn giao và hướng dẫn

Doanh nghiệp được bàn giao bộ biểu mẫu, quy tắc sử dụng và hướng dẫn vận hành.

Chuẩn hóa báo cáo phải gắn với hồ sơ và quy định nội bộ

Từ góc độ quản trị pháp lý, báo cáo không chỉ cần đúng về mặt số học. Số liệu còn phải có khả năng đối chiếu với hồ sơ và thẩm quyền trong doanh nghiệp.

Một khoản chi phí có thể cần được kiểm tra cùng:

Đề nghị thanh toán;
Hợp đồng;
Hóa đơn;
Biên bản nghiệm thu;
Chứng từ thanh toán;
Ngân sách;
Định mức;
Người đề nghị;
Người phê duyệt.

Báo cáo công nợ cần thống nhất với:

Hợp đồng;
Tiến độ thực hiện;
Điều kiện nghiệm thu;
Thời hạn thanh toán;
Hóa đơn;
Biên bản đối chiếu công nợ.

Báo cáo tiền lương và KPI cần thống nhất với:

Hợp đồng lao động;
Quy chế tiền lương;
Quy chế KPI;
Chính sách hoa hồng;
Quyết định giao chỉ tiêu;
Kết quả đánh giá;
Thẩm quyền phê duyệt.

Tùy theo hiện trạng, Justeps có thể hỗ trợ rà soát đồng thời:

Quy chế tài chính;
Quy chế chi tiêu nội bộ;
Quy trình thanh toán;
Quy trình tạm ứng và hoàn ứng;
Quy trình mua hàng;
Quy trình quản lý hợp đồng;
Quy trình quản lý công nợ;
Quy chế tiền lương;
Quy chế KPI;
Quy chế phân quyền;
Quy định bảo mật dữ liệu.

Những nguyên tắc quan trọng khi chuẩn hóa báo cáo

Một chỉ tiêu chỉ nên có một định nghĩa chính thức

Doanh thu, lợi nhuận, công nợ hoặc quỹ lương không nên được hiểu khác nhau giữa các bộ phận.

Một dữ liệu nên có một nguồn gốc được công nhận

Doanh nghiệp cần xác định file hoặc hệ thống nào là nguồn chính thức cho từng nhóm dữ liệu.

Báo cáo tổng hợp phải truy được về chi tiết

Mọi chỉ số trọng yếu cần có khả năng kiểm tra ngược về giao dịch, hợp đồng hoặc hồ sơ liên quan.

Không sửa số liệu đầu ra để che sai lệch đầu vào

Khi phát hiện chênh lệch, cần xác định và xử lý nguyên nhân tại nguồn dữ liệu.

Công thức phải dễ kiểm tra

Hệ thống không nên phụ thuộc hoàn toàn vào người xây dựng hoặc một nhân sự duy nhất.

Báo cáo phải có người chịu trách nhiệm

Mỗi báo cáo cần xác định người lập, người kiểm tra, người phê duyệt và thời hạn gửi.

Chuẩn hóa phải phù hợp với năng lực vận hành

Doanh nghiệp nên lựa chọn mức độ chi tiết mà đội ngũ có thể cập nhật đều đặn và chính xác.

Doanh nghiệp nào phù hợp với dịch vụ?

Dịch vụ rà soát và chuẩn hóa báo cáo quản trị phù hợp với:

Doanh nghiệp đã có hệ thống báo cáo nội bộ;
Doanh nghiệp sử dụng nhiều file Excel;
Doanh nghiệp có số liệu chênh lệch giữa các phòng ban;
Doanh nghiệp chưa thống nhất khái niệm doanh thu và lợi nhuận;
Doanh nghiệp đang áp dụng KPI;
Doanh nghiệp có cơ chế hoa hồng phức tạp;
Doanh nghiệp cần kiểm soát quỹ lương;
Doanh nghiệp hoạt động theo dự án;
Doanh nghiệp có nhiều hợp đồng hoặc công trình;
Doanh nghiệp có công nợ lớn;
Doanh nghiệp đang tái cơ cấu;
Doanh nghiệp chuẩn bị mở rộng quy mô;
Doanh nghiệp đang chuyển đổi phần mềm;
Doanh nghiệp cần tăng độ tin cậy của báo cáo dành cho CEO.

Vì sao lựa chọn dịch vụ tại Justeps?

Justeps không chỉ kiểm tra báo cáo ở góc độ công thức và cách trình bày. Quá trình rà soát còn xem xét mối liên hệ giữa:

Số liệu và hợp đồng;
Chi phí và hồ sơ thanh toán;
Công nợ và điều kiện thanh toán;
KPI và quy chế đánh giá;
Tiền lương và chính sách nội bộ;
Chỉ tiêu và trách nhiệm của từng phòng ban;
Báo cáo và thẩm quyền phê duyệt;
Dữ liệu và yêu cầu bảo mật.

Với kinh nghiệm tư vấn pháp lý doanh nghiệp, quản trị nhân sự, tiền lương, KPI và hệ thống báo cáo nội bộ, Justeps hướng tới việc giúp doanh nghiệp hình thành một chuẩn quản trị thống nhất, có thể sử dụng lâu dài và bàn giao cho đội ngũ tiếp tục vận hành.

Câu hỏi thường gặp khi chuẩn hóa báo cáo quản trị doanh nghiệp

Dịch vụ có bao gồm kiểm tra công thức Excel không?

Có thể bao gồm tùy theo phạm vi công việc. Justeps có thể kiểm tra công thức tổng hợp, lợi nhuận, công nợ, dòng tiền, KPI, hoa hồng và quỹ lương.

Doanh nghiệp có phải xây dựng lại toàn bộ báo cáo không?

Không nhất thiết. Những file đang vận hành tốt có thể được giữ lại, sau đó chuẩn hóa danh mục, công thức và trách nhiệm sử dụng.

Có thể chỉ rà soát một nhóm báo cáo không?

Có. Doanh nghiệp có thể lựa chọn rà soát riêng báo cáo doanh thu, công nợ, dòng tiền, KPI, quỹ lương hoặc dự án.

Chuẩn hóa báo cáo có làm thay đổi số liệu kế toán không?

Không. Báo cáo quản trị phục vụ nhu cầu điều hành nội bộ. Việc chuẩn hóa nhằm thống nhất cách phân tích và sử dụng dữ liệu, đồng thời thiết lập cơ chế đối chiếu với số liệu kế toán.

Có thể chuẩn hóa báo cáo trên Excel hoặc Google Sheets không?

Có. Đây vẫn là các công cụ phù hợp với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ nếu dữ liệu, công thức và quyền sử dụng được tổ chức hợp lý.

Justeps có hỗ trợ xây dựng quy trình báo cáo không?

Có thể bao gồm quy trình cung cấp dữ liệu, lập báo cáo, kiểm tra, phê duyệt, điều chỉnh và lưu trữ tùy theo phạm vi dịch vụ.

Liên hệ dịch vụ rà soát và chuẩn hóa báo cáo quản trị

Một hệ thống báo cáo chỉ thực sự có giá trị khi các phòng ban sử dụng cùng một chuẩn dữ liệu, cùng một cách hiểu chỉ tiêu và cùng một nguyên tắc kiểm tra.

Việc rà soát và chuẩn hóa giúp doanh nghiệp:

Phát hiện sai lệch trước khi sử dụng số liệu;
Giảm thời gian đối chiếu;
Hạn chế tranh luận giữa các phòng ban;
Tăng độ tin cậy của báo cáo;
Kiểm soát công thức;
Làm rõ trách nhiệm;
Bảo đảm khả năng truy xuất;
Hỗ trợ Ban Giám đốc ra quyết định kịp thời.

Justeps cung cấp dịch vụ rà soát và chuẩn hóa báo cáo quản trị, từ kiểm tra dữ liệu, đối chiếu số liệu, rà soát công thức đến chuẩn hóa chỉ tiêu, biểu mẫu, trách nhiệm và quy trình vận hành.

Mọi thông tin vui lòng liên hệ:

Email: info@justepslegal.com