Dịch vụ xây dựng thang bảng lương cho công ty xuất nhập khẩu tại Hà Nội giúp quản lý lương chứng từ, hải quan và logistics rõ ràng

Công ty xuất nhập khẩu là nhóm doanh nghiệp có hệ thống tiền lương khá đặc thù. Nhân sự không chỉ làm việc theo giờ hành chính thông thường, mà còn phải xử lý chứng từ, lịch tàu, lịch bay, thời hạn thông quan, yêu cầu của khách hàng, yêu cầu của hải quan, ngân hàng, hãng tàu, forwarder, kho bãi và đối tác nước ngoài. Vì vậy, tiền lương trong doanh nghiệp xuất nhập khẩu thường không chỉ gồm lương cơ bản, mà có thể có thêm phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp điện thoại, phụ cấp công tác, phụ cấp ngoại ngữ, phụ cấp chứng từ, KPI xử lý đơn hàng, thưởng theo lô hàng, thưởng theo doanh số, hoa hồng khách hàng hoặc thưởng hoàn thành tiến độ giao hàng.

Trong thực tế, một công ty xuất nhập khẩu có thể có nhiều nhóm nhân sự khác nhau như nhân viên chứng từ, nhân viên khai báo hải quan, nhân viên mua hàng quốc tế, sales xuất khẩu, sales nhập khẩu, logistics, giao nhận, kho vận, kế toán công nợ, kế toán thanh toán quốc tế, quản lý đơn hàng, chăm sóc khách hàng quốc tế, quản lý chuỗi cung ứng và quản lý xuất nhập khẩu. Mỗi nhóm có vai trò khác nhau trong quy trình giao dịch và có cách đánh giá hiệu quả khác nhau.

Nếu doanh nghiệp không có thang bảng lương, quy chế lương thưởng và KPI rõ ràng, việc quản lý chi phí nhân sự sẽ rất dễ bị rối. Nhân viên chứng từ có thể phát sinh trách nhiệm khi sai invoice, packing list, bill of lading hoặc chứng nhận xuất xứ. Nhân viên khai báo hải quan có thể bị áp lực về mã HS, trị giá, xuất xứ và thời hạn thông quan. Sales quốc tế có thể yêu cầu hoa hồng khi ký được hợp đồng, trong khi doanh nghiệp chỉ muốn chi hoa hồng khi khách thanh toán hoặc khi lô hàng hoàn tất. Bộ phận logistics có thể yêu cầu thưởng theo tiến độ giao hàng, trong khi doanh nghiệp chưa có tiêu chí rõ.

Dịch vụ xây dựng thang bảng lương cho công ty xuất nhập khẩu tại Hà Nội của Justeps được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa hệ thống tiền lương theo đúng đặc thù chứng từ, hải quan, logistics, ngoại thương và chuỗi cung ứng. Mục tiêu là giúp doanh nghiệp trả lương minh bạch, kiểm soát chi phí nhân sự, hạn chế tranh chấp và giảm rủi ro về bảo hiểm xã hội, thuế, lao động.

Vì sao công ty xuất nhập khẩu cần thang bảng lương riêng

Công ty xuất nhập khẩu không nên sử dụng một mẫu thang bảng lương chung giống doanh nghiệp văn phòng thông thường. Lý do là công việc xuất nhập khẩu có sự kết hợp giữa nghiệp vụ thương mại, logistics, chứng từ, tài chính, pháp lý hải quan, ngoại ngữ và quản trị rủi ro.

Nhóm chứng từ xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm chuẩn bị, kiểm tra và đối chiếu các bộ chứng từ như hợp đồng ngoại thương, invoice, packing list, vận đơn, chứng nhận xuất xứ, chứng nhận chất lượng, chứng từ bảo hiểm, chứng từ thanh toán và hồ sơ giao nhận. Sai sót nhỏ trong chứng từ có thể làm chậm thông quan, chậm thanh toán, phát sinh lưu kho, lưu bãi hoặc tranh chấp với đối tác.

Nhóm khai báo hải quan có tính chất trách nhiệm cao vì liên quan đến mã HS, trị giá hải quan, xuất xứ hàng hóa, chính sách mặt hàng, thuế xuất nhập khẩu, kiểm tra chuyên ngành và thông quan. Nhóm này cần cơ chế lương, phụ cấp trách nhiệm và KPI khác với nhân viên hành chính thông thường.

Nhóm logistics và giao nhận chịu trách nhiệm theo dõi lịch tàu, lịch bay, booking, vận chuyển nội địa, giao nhận cảng, kho bãi, giao hàng, xử lý phát sinh và phối hợp với forwarder, hãng tàu, đại lý vận tải hoặc khách hàng. KPI của nhóm này thường gắn với tiến độ, chi phí, tỷ lệ giao hàng đúng hạn và khả năng xử lý sự cố.

Nhóm sales xuất nhập khẩu, sales quốc tế hoặc mua hàng quốc tế lại có đặc thù về doanh số, khách hàng, nhà cung cấp, giá mua, tỷ giá, điều kiện giao hàng, Incoterms, công nợ và lợi nhuận từng đơn hàng. Thu nhập của nhóm này có thể bao gồm lương cứng, hoa hồng, thưởng doanh số hoặc thưởng lợi nhuận.

Thang bảng lương riêng giúp công ty xuất nhập khẩu xác định rõ mức lương theo từng nhóm chức danh, cấp bậc, trách nhiệm, năng lực ngoại ngữ, nghiệp vụ chuyên môn và mức độ rủi ro công việc. Đây là căn cứ để tuyển dụng, ký hợp đồng lao động, tính lương, trả phụ cấp, tính KPI, đóng bảo hiểm xã hội và giải trình khi có kiểm tra hoặc tranh chấp.

Đặc thù tiền lương của công ty xuất nhập khẩu

Đặc thù đầu tiên là tiền lương thường gắn với nghiệp vụ chuyên môn. Một nhân viên chứng từ mới vào nghề không thể áp dụng cùng mức lương và KPI với nhân sự có khả năng tự xử lý bộ chứng từ phức tạp, hiểu Incoterms, làm việc với ngân hàng, kiểm tra xuất xứ và phối hợp với hải quan.

Đặc thù thứ hai là công việc xuất nhập khẩu thường có tính thời hạn cao. Lịch tàu, lịch bay, thời hạn cut-off, thời hạn giao hàng, thời hạn thanh toán, thời hạn nộp chứng từ, thời hạn thông quan hoặc thời hạn bổ sung hồ sơ đều có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí của doanh nghiệp. Vì vậy, KPI cần gắn với tiến độ và chất lượng xử lý công việc, không nên chỉ ghi chung là hoàn thành nhiệm vụ.

Đặc thù thứ ba là nhiều vị trí có trách nhiệm với sai sót chứng từ và chi phí phát sinh. Nếu sai mã HS, sai thông tin chứng từ, chậm nộp hồ sơ, chậm thanh toán hoặc chậm giao hàng, doanh nghiệp có thể phát sinh phí lưu container, lưu bãi, phạt hợp đồng, phí sửa chứng từ hoặc khiếu nại từ khách hàng. Do đó, quy chế lương thưởng cần làm rõ trách nhiệm, phạm vi công việc và cách đánh giá sai sót.

Đặc thù thứ tư là công ty xuất nhập khẩu thường có cơ chế hoa hồng hoặc thưởng doanh số. Sales xuất khẩu, sales nhập khẩu hoặc nhân sự mua hàng quốc tế có thể được thưởng theo doanh thu, lợi nhuận, số lượng khách hàng, số đơn hàng, số lô hàng hoặc tỷ lệ công nợ thu hồi. Nếu không có quy chế rõ, doanh nghiệp rất dễ tranh chấp về thời điểm phát sinh hoa hồng và cơ sở tính thưởng.

Đặc thù thứ năm là doanh nghiệp có thể sử dụng cộng tác viên sales quốc tế, đại lý mua hàng, cá nhân hỗ trợ khai báo, người giao nhận thuê ngoài hoặc dịch vụ logistics bên ngoài. Nếu không phân loại đúng quan hệ, doanh nghiệp có thể dùng sai hợp đồng, sai chứng từ thanh toán hoặc phát sinh rủi ro về lao động, thuế và bảo hiểm xã hội.

Quy định pháp luật công ty xuất nhập khẩu cần lưu ý khi xây dựng thang bảng lương

Khi xây dựng thang bảng lương cho công ty xuất nhập khẩu, doanh nghiệp cần lưu ý đồng thời quy định của pháp luật lao động, bảo hiểm xã hội, thuế và pháp luật chuyên ngành về hải quan, xuất nhập khẩu.

Trước hết, theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có trách nhiệm xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động. Đây là cơ sở để doanh nghiệp tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.

Cũng theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện. Trường hợp doanh nghiệp có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, khi xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động và quy chế thưởng, doanh nghiệp cần tham khảo ý kiến tổ chức này trước khi ban hành.

Về nội dung hợp đồng lao động, theo Điều 21 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động phải có các nội dung chủ yếu như công việc, địa điểm làm việc, thời hạn hợp đồng, mức lương theo công việc hoặc chức danh, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp lương, các khoản bổ sung khác, chế độ nâng bậc, nâng lương, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp. Vì vậy, lương nhân viên xuất nhập khẩu, phụ cấp chứng từ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp ngoại ngữ, KPI, hoa hồng, thưởng lô hàng và các khoản bổ sung khác cần được thiết kế thống nhất giữa hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, quy chế lương thưởng và bảng lương hằng tháng.

Đối với mức lương tối thiểu, công ty xuất nhập khẩu tại Hà Nội cần căn cứ Điều 90 Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 293/2025/NĐ-CP về mức lương tối thiểu đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động. Mức lương theo công việc hoặc chức danh không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng áp dụng tại địa bàn nơi người lao động làm việc. Nếu doanh nghiệp có văn phòng tại Hà Nội nhưng nhân sự làm việc tại kho, cảng, chi nhánh, điểm giao nhận hoặc địa bàn khác, doanh nghiệp cần xác định đúng địa điểm làm việc thực tế để áp dụng mức lương tối thiểu phù hợp.

Đối với bảo hiểm xã hội, công ty xuất nhập khẩu cần căn cứ Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP. Tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc đối với người lao động thuộc chế độ tiền lương do người sử dụng lao động quyết định được xác định trên cơ sở tiền lương tháng, bao gồm mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác theo quy định. Vì vậy, nếu một khoản phụ cấp chứng từ, phụ cấp trách nhiệm, KPI, hoa hồng cố định hoặc khoản bổ sung khác được trả thường xuyên, xác định được mức tiền cụ thể và ghi trong hợp đồng lao động hoặc phụ lục hợp đồng, doanh nghiệp cần xem xét rủi ro khi xác định tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội.

Đối với tiền làm thêm giờ và làm việc vào ban đêm, công ty xuất nhập khẩu cần lưu ý Điều 98 Bộ luật Lao động 2019. Nếu nhân sự chứng từ, logistics, giao nhận, kho vận hoặc điều phối phải làm thêm giờ để kịp lịch tàu, lịch bay, thời hạn cut-off, thông quan, giao hàng hoặc xử lý phát sinh, doanh nghiệp cần có căn cứ chấm công, phê duyệt và cách tính rõ ràng. Không nên gộp chung tiền tăng ca vào phụ cấp trách nhiệm hoặc KPI nếu bản chất là làm thêm giờ theo quan hệ lao động.

Đối với nghiệp vụ hải quan, doanh nghiệp cần lưu ý Luật Hải quan 2014. Người khai hải quan có thể là chủ hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu hoặc người được chủ hàng hóa ủy quyền thực hiện thủ tục hải quan. Người khai hải quan có nghĩa vụ khai hải quan, làm thủ tục hải quan và cung cấp đầy đủ, chính xác thông tin theo quy định. Vì vậy, khi xây dựng thang bảng lương cho nhân sự khai báo hải quan, chứng từ hoặc logistics, doanh nghiệp nên làm rõ phạm vi trách nhiệm, cấp phê duyệt, người kiểm tra chéo, nghĩa vụ báo cáo sai sót và cơ chế xử lý rủi ro nghiệp vụ.

Đối với hợp đồng có tên gọi khác, công ty xuất nhập khẩu cần lưu ý Điều 13 Bộ luật Lao động 2019. Trường hợp hai bên thỏa thuận bằng tên gọi khác như hợp đồng cộng tác viên, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng đại lý bán hàng, hợp đồng hỗ trợ khai báo nhưng nội dung thể hiện việc làm có trả công, tiền lương và có sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên thì vẫn có thể được coi là hợp đồng lao động. Vì vậy, doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào tên gọi hợp đồng để loại trừ nghĩa vụ lao động và bảo hiểm xã hội.

Ngoài ra, theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể bị xử phạt nếu không xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động hoặc không công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện. Trường hợp trả lương thấp hơn mức lương tối thiểu vùng, doanh nghiệp còn có thể bị xử phạt và bị buộc trả đủ phần tiền lương thiếu cho người lao động.

Rủi ro khi công ty xuất nhập khẩu không có thang bảng lương rõ ràng

Rủi ro đầu tiên là không kiểm soát được mặt bằng lương giữa các vị trí nghiệp vụ. Nhân viên chứng từ, khai báo hải quan, mua hàng quốc tế, sales xuất khẩu, logistics và kho vận có vai trò khác nhau, nhưng nhiều doanh nghiệp lại trả lương theo cảm tính. Khi nhân sự tăng lên, cách trả lương này dễ gây so sánh nội bộ và khó giữ người có chuyên môn.

Rủi ro thứ hai là tranh chấp về KPI và thưởng theo lô hàng. Nhân viên xuất nhập khẩu có thể cho rằng đã hoàn thành hồ sơ và được hưởng thưởng, trong khi doanh nghiệp cho rằng lô hàng chưa thông quan, khách chưa thanh toán, chưa hoàn tất giao hàng hoặc phát sinh lỗi chứng từ. Nếu không có điều kiện thưởng rõ, hai bên rất dễ hiểu khác nhau.

Rủi ro thứ ba là tranh chấp về hoa hồng sales quốc tế. Sales có thể yêu cầu hoa hồng khi ký được hợp đồng, còn doanh nghiệp lại muốn trả khi khách thanh toán đủ, khi hàng được giao hoặc khi doanh nghiệp thu được lợi nhuận. Nếu không quy định rõ thời điểm hưởng và cơ sở tính hoa hồng, tranh chấp rất dễ phát sinh.

Rủi ro thứ tư là KPI hoặc phụ cấp bị xem là thu nhập ổn định. Nếu doanh nghiệp trả đều hằng tháng các khoản như KPI chứng từ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp ngoại ngữ, phụ cấp điện thoại hoặc hỗ trợ cố định nhưng không có điều kiện hưởng, khoản này có thể bị xem xét khi xác định tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội.

Rủi ro thứ năm là xử lý sai sót chứng từ không có căn cứ. Nếu doanh nghiệp muốn quy trách nhiệm cho nhân sự khi phát sinh phí lưu kho, lưu bãi, sửa chứng từ, phạt giao hàng chậm hoặc sai thông tin khai báo nhưng không có mô tả công việc, quy trình phê duyệt và cơ chế kiểm soát rõ, việc xử lý rất dễ phát sinh tranh chấp.

Rủi ro thứ sáu là dùng sai hợp đồng cộng tác viên hoặc dịch vụ. Nếu cộng tác viên sales, người hỗ trợ khai báo, nhân sự giao nhận hoặc nhân viên mua hàng làm việc thường xuyên, chịu sự quản lý, nhận việc hằng ngày và nhận tiền định kỳ, doanh nghiệp cần rà soát rủi ro phát sinh quan hệ lao động theo Điều 13 Bộ luật Lao động 2019.

Rủi ro thứ bảy là hồ sơ chi phí chưa đủ căn cứ khi quyết toán thuế. Các khoản hoa hồng, thưởng lô hàng, phụ cấp công tác, chi phí giao nhận, chi phí hỗ trợ khai báo hoặc thanh toán cho cá nhân bên ngoài nếu thiếu hợp đồng, bảng xác nhận công việc, nghiệm thu, chứng từ thanh toán và hồ sơ thuế phù hợp có thể bị đặt vấn đề khi quyết toán.

Thang bảng lương cho công ty xuất nhập khẩu nên phân nhóm như thế nào

Khi xây dựng thang bảng lương cho công ty xuất nhập khẩu, doanh nghiệp nên bắt đầu từ việc phân nhóm chức danh theo chuỗi công việc thực tế, không nên chỉ ghi chung là nhân viên xuất nhập khẩu.

Nhóm chứng từ xuất nhập khẩu có thể gồm nhân viên chứng từ junior, nhân viên chứng từ chính, chuyên viên chứng từ, trưởng nhóm chứng từ hoặc quản lý chứng từ. Nhóm này cần đánh giá theo độ chính xác chứng từ, tiến độ xử lý hồ sơ, khả năng phối hợp với ngân hàng, hãng tàu, forwarder, khách hàng và hải quan.

Nhóm khai báo hải quan có thể gồm nhân viên khai báo, chuyên viên hải quan, nhân sự phụ trách mã HS, nhân sự xử lý kiểm tra chuyên ngành, nhân sự thông quan hoặc quản lý hải quan nội bộ. Nhóm này cần lương và phụ cấp tương xứng với trách nhiệm nghiệp vụ, khả năng xử lý phát sinh và mức độ rủi ro.

Nhóm logistics và giao nhận có thể gồm nhân viên logistics, điều phối vận tải, nhân viên giao nhận, nhân viên theo dõi booking, nhân viên theo dõi lịch tàu, lịch bay, nhân sự xử lý cảng, kho bãi hoặc forwarder. Nhóm này cần KPI về tiến độ, chi phí, giao hàng đúng hạn và xử lý sự cố.

Nhóm mua hàng quốc tế có thể gồm nhân viên mua hàng, chuyên viên purchasing, procurement, sourcing, quản lý nhà cung cấp, nhân sự đàm phán giá và theo dõi đơn hàng nhập khẩu. Nhóm này có thể được đánh giá theo chi phí mua hàng, tiến độ giao hàng, chất lượng nhà cung cấp và khả năng kiểm soát rủi ro hợp đồng.

Nhóm sales xuất nhập khẩu, sales quốc tế hoặc phát triển thị trường có thể gồm sales export, sales import, sales logistics, nhân viên chăm sóc khách hàng quốc tế, account manager hoặc trưởng nhóm kinh doanh quốc tế. Nhóm này thường cần cơ chế lương cứng, hoa hồng, thưởng doanh số và KPI khách hàng.

Nhóm hỗ trợ có thể gồm kế toán thanh toán quốc tế, kế toán công nợ, nhân sự kho vận, hành chính, pháp chế hợp đồng, chăm sóc khách hàng và ban quản lý. Mỗi nhóm cần tiêu chí lương và KPI riêng để phản ánh đúng trách nhiệm.

KPI trong công ty xuất nhập khẩu cần gắn với chất lượng chứng từ và tiến độ giao hàng

KPI trong công ty xuất nhập khẩu không nên chỉ gắn với số lượng lô hàng hoặc doanh số. Công việc xuất nhập khẩu có nhiều rủi ro về chứng từ, thời hạn, chi phí và tuân thủ, nên KPI cần được thiết kế theo từng nhóm vị trí.

Đối với nhân viên chứng từ, KPI có thể gắn với tỷ lệ chứng từ đúng ngay từ đầu, số lỗi chứng từ, tiến độ phát hành chứng từ, thời gian phản hồi khách hàng, số bộ hồ sơ xử lý và mức độ phối hợp với các bên liên quan.

Đối với nhân viên khai báo hải quan, KPI có thể gắn với tỷ lệ tờ khai thông quan đúng hạn, số lỗi khai báo, số lần phải sửa tờ khai, thời gian xử lý hồ sơ, khả năng chuẩn bị chứng từ kiểm tra chuyên ngành và mức độ tuân thủ quy trình nội bộ.

Đối với logistics và giao nhận, KPI có thể gắn với tỷ lệ giao hàng đúng hạn, tỷ lệ phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi, tỷ lệ khiếu nại của khách hàng, thời gian xử lý phát sinh, chi phí vận chuyển và khả năng tối ưu lịch trình.

Đối với mua hàng quốc tế, KPI có thể gắn với chi phí mua hàng, tỷ lệ giao hàng đúng tiến độ, tỷ lệ nhà cung cấp đạt yêu cầu, tỷ lệ lỗi hàng hóa, thời gian đàm phán và khả năng kiểm soát rủi ro hợp đồng.

Đối với sales xuất nhập khẩu, KPI có thể gắn với doanh số, lợi nhuận gộp, số lượng khách hàng mới, tỷ lệ khách hàng quay lại, tỷ lệ công nợ thu hồi đúng hạn và mức độ phối hợp với bộ phận chứng từ, logistics, kế toán.

Điểm quan trọng là KPI cần có tiêu chí, kỳ đánh giá, người đánh giá và hồ sơ xác nhận. Nếu doanh nghiệp chỉ ghi KPI cố định trên bảng lương nhưng không có bảng chấm điểm, không có dữ liệu vận hành hoặc không có kết quả đánh giá, khoản KPI có thể phát sinh rủi ro về bảo hiểm xã hội và tranh chấp tiền lương.

Hoa hồng sales quốc tế và thưởng theo lô hàng cần quy định rõ

Công ty xuất nhập khẩu thường có cơ chế hoa hồng cho sales quốc tế, sales logistics, nhân sự phát triển khách hàng hoặc người tìm kiếm đơn hàng. Đây là cơ chế tạo động lực tốt nhưng cũng là nhóm rất dễ tranh chấp.

Doanh nghiệp cần xác định rõ hoa hồng được tính trên doanh thu, lợi nhuận gộp, số tiền khách thanh toán, giá trị hợp đồng hay giá trị từng lô hàng. Nếu tính trên doanh thu, doanh nghiệp cần làm rõ có trừ chiết khấu, phí vận chuyển, thuế, phí ngân hàng, phí logistics, phí hải quan hoặc chi phí phát sinh không. Nếu tính trên lợi nhuận, cần có cách xác định lợi nhuận minh bạch.

Doanh nghiệp cũng cần quy định thời điểm phát sinh quyền hưởng hoa hồng. Hoa hồng được hưởng khi ký hợp đồng, khi khách thanh toán đặt cọc, khi hàng được giao, khi thông quan xong, khi khách thanh toán đủ hay khi doanh nghiệp thu được tiền thực tế. Nếu không quy định rõ, sales có thể yêu cầu thanh toán sớm hơn thời điểm doanh nghiệp dự kiến.

Đối với thưởng theo lô hàng, doanh nghiệp cần làm rõ điều kiện hoàn thành. Một lô hàng được xem là hoàn thành khi nào: khi hàng lên tàu, khi hàng đến cảng, khi thông quan, khi giao cho khách, khi khách nghiệm thu hay khi khách thanh toán. Mỗi mốc có ý nghĩa khác nhau và cần được ghi rõ trong quy chế lương thưởng.

Doanh nghiệp cũng nên quy định trường hợp không được hưởng hoặc bị điều chỉnh hoa hồng, ví dụ khách hủy đơn, khách không thanh toán, phát sinh lỗi do sales cam kết sai, giảm giá trái thẩm quyền, phát sinh công nợ xấu, giao dịch bị phạt hoặc nhân sự nghỉ việc trước thời điểm thanh toán.

Phụ cấp chứng từ, phụ cấp ngoại ngữ và công tác phí cần có điều kiện hưởng

Công ty xuất nhập khẩu thường có nhiều khoản phụ cấp như phụ cấp chứng từ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp ngoại ngữ, phụ cấp điện thoại, phụ cấp đi cảng, phụ cấp công tác, hỗ trợ tiếp khách hoặc hỗ trợ làm việc với đối tác nước ngoài.

Các khoản này cần được quy định rõ về đối tượng hưởng, điều kiện hưởng, mức hưởng, thời điểm chi trả và hồ sơ chứng minh. Nếu phụ cấp ngoại ngữ được trả cho nhân sự sử dụng tiếng Anh, tiếng Trung, tiếng Nhật, tiếng Hàn hoặc ngôn ngữ khác trong công việc, doanh nghiệp nên xác định rõ vị trí nào được hưởng và điều kiện áp dụng.

Nếu nhân sự phát sinh đi cảng, đi kho, đi kiểm hàng, đi công tác với khách hàng hoặc nhà cung cấp, doanh nghiệp cần phân biệt khoản nào là công tác phí, khoản nào là phụ cấp cố định, khoản nào là hoàn ứng chi phí thực tế. Mỗi loại khoản chi cần có hồ sơ phù hợp.

Không nên gộp tất cả vào một khoản “phụ cấp xuất nhập khẩu” hoặc “hỗ trợ nghiệp vụ” nếu không có điều kiện hưởng. Cách ghi nhận chung chung có thể khiến doanh nghiệp khó giải trình khi có tranh chấp hoặc khi xác định tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội.

Trách nhiệm khi sai chứng từ, chậm thông quan và phát sinh chi phí cần được làm rõ

Xuất nhập khẩu là lĩnh vực có rủi ro nghiệp vụ cao. Một lỗi nhỏ trong chứng từ, mã hàng, xuất xứ, trị giá, lịch giao hàng hoặc thanh toán có thể làm phát sinh chi phí đáng kể. Vì vậy, doanh nghiệp cần làm rõ trách nhiệm của từng vị trí trong quy chế nội bộ, mô tả công việc và KPI.

Doanh nghiệp nên xác định rõ ai là người lập chứng từ, ai là người kiểm tra, ai là người phê duyệt, ai là người liên hệ với hải quan, forwarder, hãng tàu, ngân hàng hoặc khách hàng. Không nên để một nhân sự chịu toàn bộ rủi ro nếu quy trình nội bộ không có bước kiểm tra chéo hoặc phê duyệt.

Nếu doanh nghiệp muốn xử lý trách nhiệm vật chất khi phát sinh thiệt hại, cần có căn cứ rõ về lỗi, thiệt hại thực tế, mối quan hệ nhân quả, nội quy lao động, quy trình làm việc và hồ sơ chứng minh. Không nên tự ý trừ lương hoặc phạt tiền người lao động nếu chưa có căn cứ và chưa thực hiện đúng quy định pháp luật lao động.

Việc xây dựng thang bảng lương nên đi kèm mô tả công việc, quy chế lương thưởng, quy trình xử lý chứng từ và cơ chế phê duyệt nội bộ. Điều này giúp doanh nghiệp vừa kiểm soát rủi ro nghiệp vụ, vừa hạn chế tranh chấp với người lao động khi phát sinh lỗi.

Cộng tác viên sales, đại lý mua hàng và nhân sự hỗ trợ khai báo cần phân loại đúng

Công ty xuất nhập khẩu có thể sử dụng cộng tác viên sales quốc tế, đại lý mua hàng, cá nhân hỗ trợ tìm nguồn hàng, người hỗ trợ khai báo hải quan, cộng tác viên logistics hoặc nhân sự giao nhận bên ngoài. Đây là mô hình linh hoạt nhưng cần phân loại đúng bản chất.

Nếu cá nhân hoạt động độc lập, tự tìm kiếm khách hàng hoặc nhà cung cấp, tự tổ chức công việc, không chịu quản lý thời gian, không nhận lương cố định và chỉ nhận thù lao khi phát sinh kết quả, doanh nghiệp có thể cân nhắc hồ sơ dịch vụ, cộng tác hoặc đại lý phù hợp.

Tuy nhiên, nếu người này làm việc thường xuyên tại văn phòng, chịu sự phân công, tham gia họp nội bộ, sử dụng email công ty, nhận chỉ tiêu, làm theo quy trình nội bộ và nhận thu nhập định kỳ, doanh nghiệp cần rà soát rủi ro phát sinh quan hệ lao động.

Việc gọi là cộng tác viên, đại lý hoặc dịch vụ không đủ để loại trừ nghĩa vụ lao động nếu bản chất thực tế là người lao động làm việc có trả công và chịu sự quản lý, điều hành, giám sát của doanh nghiệp.

Do đó, khi xây dựng thang bảng lương cho công ty xuất nhập khẩu, doanh nghiệp nên đồng thời rà soát nhóm cộng tác viên sales, đại lý mua hàng, nhân sự hỗ trợ khai báo, giao nhận thuê ngoài và cá nhân nhận việc theo lô hàng để lựa chọn hồ sơ lao động, hồ sơ dịch vụ hoặc hồ sơ thanh toán phù hợp.

Dịch vụ xây dựng thang bảng lương cho công ty xuất nhập khẩu tại Hà Nội của Justeps gồm những gì

Justeps hỗ trợ công ty xuất nhập khẩu xây dựng thang bảng lương theo đặc thù chứng từ, hải quan, logistics, mua hàng quốc tế, sales quốc tế và chuỗi cung ứng.

Trước hết, Justeps tiếp nhận thông tin về mô hình hoạt động của doanh nghiệp. Doanh nghiệp chuyên xuất khẩu, nhập khẩu, thương mại quốc tế, phân phối hàng nhập khẩu, sản xuất xuất khẩu, logistics, đại lý thương mại, mua hàng quốc tế hay kết hợp nhiều mô hình. Justeps cũng tiếp nhận thông tin về số lượng nhân sự, nhóm chức danh, cách trả lương hiện tại, KPI, hoa hồng, phụ cấp, thưởng lô hàng, công tác phí, cộng tác viên và hồ sơ bảo hiểm xã hội.

Sau đó, Justeps hỗ trợ phân nhóm chức danh theo thực tế vận hành. Các nhóm thường gặp gồm chứng từ xuất nhập khẩu, khai báo hải quan, logistics, giao nhận, mua hàng quốc tế, sales quốc tế, sales logistics, quản lý đơn hàng, chăm sóc khách hàng quốc tế, kế toán công nợ, kế toán thanh toán quốc tế, kho vận và ban điều hành.

Tiếp theo, Justeps xây dựng thang bảng lương theo từng nhóm chức danh, bảo đảm mức lương theo công việc hoặc chức danh phù hợp với mức lương tối thiểu vùng, trách nhiệm công việc, năng lực ngoại ngữ, nghiệp vụ chuyên môn, mức độ rủi ro và cách vận hành thực tế.

Đối với KPI chứng từ, KPI thông quan, KPI giao hàng, hoa hồng sales, thưởng theo lô hàng, phụ cấp ngoại ngữ, phụ cấp công tác và khoản bổ sung khác, Justeps tư vấn cách quy định điều kiện hưởng, cách tính, kỳ thanh toán và hồ sơ chứng minh.

Đối với cộng tác viên sales, đại lý mua hàng, nhân sự hỗ trợ khai báo hoặc cá nhân nhận việc theo lô hàng, Justeps tư vấn cách phân loại quan hệ, cách xây dựng hợp đồng, bảng thanh toán, xác nhận kết quả công việc, nghiệm thu dịch vụ hoặc hồ sơ lao động phù hợp với bản chất thực tế.

Tùy phạm vi công việc, Justeps có thể bàn giao thang bảng lương, quyết định ban hành, quy chế lương thưởng, chính sách phụ cấp, nguyên tắc KPI, chính sách hoa hồng, mẫu bảng đánh giá KPI, mẫu thông báo công khai nội bộ, checklist hồ sơ tiền lương và khuyến nghị điều chỉnh hợp đồng lao động.

Công ty xuất nhập khẩu nào nên sử dụng dịch vụ này

Dịch vụ xây dựng thang bảng lương cho công ty xuất nhập khẩu tại Hà Nội phù hợp với doanh nghiệp xuất khẩu, nhập khẩu, thương mại quốc tế, logistics, đại lý thương mại, phân phối hàng nhập khẩu, sản xuất xuất khẩu, mua hàng quốc tế, chuỗi cung ứng, giao nhận hoặc doanh nghiệp có bộ phận xuất nhập khẩu nội bộ.

Dịch vụ đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp đang có nhiều nhóm nhân sự như chứng từ, khai báo hải quan, logistics, giao nhận, mua hàng quốc tế, sales quốc tế, kế toán công nợ, kho vận, chăm sóc khách hàng quốc tế hoặc cộng tác viên nhưng chưa có hệ thống lương rõ ràng.

Doanh nghiệp đang trả lương gồm nhiều khoản như lương cứng, phụ cấp chứng từ, phụ cấp ngoại ngữ, phụ cấp trách nhiệm, công tác phí, KPI, hoa hồng, thưởng doanh số hoặc thưởng theo lô hàng cũng nên xây dựng thang bảng lương và quy chế lương thưởng đồng bộ.

Doanh nghiệp đang sử dụng cộng tác viên sales, đại lý mua hàng, nhân sự hỗ trợ khai báo hoặc cá nhân nhận việc theo lô hàng nhưng chưa chắc hồ sơ đã đúng bản chất cũng nên rà soát để hạn chế rủi ro bảo hiểm xã hội, thuế và tranh chấp lao động.

Doanh nghiệp chuẩn bị mở rộng phòng xuất nhập khẩu, tăng số lượng đơn hàng, tăng thị trường nước ngoài, kiểm toán, gọi vốn, tái cấu trúc nhân sự hoặc làm việc với cơ quan lao động, bảo hiểm, thuế cũng nên chuẩn hóa hồ sơ tiền lương trước.

Hồ sơ doanh nghiệp có thể nhận được

Tùy theo nhu cầu, Justeps có thể hỗ trợ công ty xuất nhập khẩu xây dựng thang bảng lương theo chức danh, quyết định ban hành, quy chế lương thưởng, chính sách phụ cấp, nguyên tắc KPI, chính sách hoa hồng, mẫu thông báo công khai nội bộ và hướng dẫn áp dụng.

Nếu doanh nghiệp cần hồ sơ đầy đủ hơn, Justeps có thể hỗ trợ thêm mẫu bảng đánh giá KPI chứng từ, KPI logistics, KPI sales quốc tế, bảng phân loại khoản thu nhập, bảng rà soát rủi ro BHXH, checklist hồ sơ tiền lương, khuyến nghị điều chỉnh hợp đồng lao động và hướng dẫn lưu trữ hồ sơ.

Nếu doanh nghiệp có cộng tác viên sales, đại lý mua hàng hoặc cá nhân hỗ trợ khai báo, Justeps có thể tư vấn cách phân loại quan hệ, xây dựng bảng thanh toán, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng cộng tác, hợp đồng đại lý hoặc hồ sơ nghiệm thu dịch vụ phù hợp với bản chất công việc.

Nếu doanh nghiệp đã có bảng lương cũ, Justeps có thể rà soát và đề xuất chỉnh sửa để tránh các lỗi như phụ cấp chứng từ không có điều kiện hưởng, KPI cố định, hoa hồng không rõ thời điểm thanh toán, thưởng lô hàng không có điều kiện, hợp đồng lao động không khớp bảng lương, cộng tác viên làm việc như nhân viên chính thức hoặc bảng lương chưa công khai.

Quy trình xây dựng thang bảng lương cho công ty xuất nhập khẩu tại Justeps

Bước 1: Tiếp nhận thông tin về mô hình xuất nhập khẩu và cơ cấu nhân sự

Justeps tiếp nhận thông tin về ngành hàng, thị trường, số lượng nhân sự, nhóm chức danh, phòng ban, địa điểm làm việc, cách trả lương hiện tại, phụ cấp, KPI, hoa hồng, thưởng lô hàng, công tác phí, cộng tác viên, bảo hiểm xã hội và hồ sơ tiền lương đang có.

Bước 2: Phân nhóm chức danh theo đặc thù xuất nhập khẩu

Justeps phân loại các nhóm nhân sự như chứng từ xuất nhập khẩu, khai báo hải quan, logistics, giao nhận, mua hàng quốc tế, sales quốc tế, sales logistics, quản lý đơn hàng, chăm sóc khách hàng quốc tế, kế toán công nợ, kế toán thanh toán quốc tế, kho vận và ban điều hành.

Bước 3: Thiết kế thang bảng lương theo chức danh và trách nhiệm nghiệp vụ

Justeps xây dựng thang bảng lương theo từng chức danh hoặc nhóm chức danh, bảo đảm phù hợp với mức lương tối thiểu vùng, trách nhiệm công việc, nghiệp vụ chuyên môn, năng lực ngoại ngữ, mức độ rủi ro và cách vận hành thực tế của doanh nghiệp.

Bước 4: Xây dựng cơ chế KPI chứng từ, hải quan và logistics

Justeps tư vấn KPI theo từng nhóm vị trí, gồm chứng từ, khai báo hải quan, logistics, giao nhận, mua hàng quốc tế, sales quốc tế, kế toán công nợ và chăm sóc khách hàng. KPI được thiết kế theo hướng có tiêu chí, kỳ đánh giá, người đánh giá và hồ sơ xác nhận.

Bước 5: Xây dựng chính sách hoa hồng, thưởng lô hàng và phụ cấp

Justeps tư vấn hoa hồng sales, thưởng doanh số, thưởng theo lô hàng, phụ cấp chứng từ, phụ cấp ngoại ngữ, phụ cấp trách nhiệm, công tác phí, hỗ trợ điện thoại, hỗ trợ đi cảng, đi kho hoặc các khoản hỗ trợ khác theo nhu cầu doanh nghiệp.

Bước 6: Rà soát cộng tác viên, đại lý mua hàng và nhân sự hỗ trợ bên ngoài

Justeps rà soát cách doanh nghiệp đang sử dụng cộng tác viên sales, đại lý mua hàng, nhân sự hỗ trợ khai báo, giao nhận thuê ngoài hoặc cá nhân nhận việc theo lô hàng để khuyến nghị cách phân loại quan hệ và hồ sơ thanh toán phù hợp.

Bước 7: Hoàn thiện hồ sơ ban hành và hướng dẫn áp dụng

Justeps soạn thảo hoặc hoàn thiện thang bảng lương, quy chế lương thưởng, chính sách phụ cấp, chính sách KPI, chính sách hoa hồng, quyết định ban hành, thông báo công khai nội bộ và hướng dẫn doanh nghiệp áp dụng trong hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, bảng lương hằng tháng và hồ sơ nội bộ.

Chi phí dịch vụ xây dựng thang bảng lương cho công ty xuất nhập khẩu tại Hà Nội

Chi phí dịch vụ xây dựng thang bảng lương cho công ty xuất nhập khẩu tại Hà Nội được xác định tùy theo quy mô doanh nghiệp, số lượng lao động, số lượng chức danh, ngành hàng, thị trường xuất nhập khẩu, mức độ phức tạp của KPI, hoa hồng, thưởng lô hàng, phụ cấp, cộng tác viên và tình trạng hồ sơ hiện tại.

Doanh nghiệp xuất nhập khẩu có cơ cấu đơn giản, ít nhân sự và chỉ cần thang bảng lương cơ bản sẽ có phạm vi chi phí khác với doanh nghiệp có nhiều phòng ban, nhiều nhóm chứng từ, nhiều thị trường, nhiều chính sách hoa hồng, nhiều khoản phụ cấp và nhiều cộng tác viên cần rà soát.

Đối với doanh nghiệp đang có rủi ro cao như KPI cố định, phụ cấp chứng từ trả đều, hoa hồng không rõ điều kiện hưởng, thưởng lô hàng không có mốc xác nhận, lương đóng bảo hiểm thấp hơn tổng thu nhập thực tế, cộng tác viên làm việc như nhân viên chính thức hoặc hợp đồng lao động không khớp bảng lương, Justeps sẽ cần đánh giá kỹ hồ sơ trước khi báo giá.

Sau khi tiếp nhận thông tin ban đầu, Justeps sẽ gửi báo giá cụ thể theo phạm vi công việc, thời gian thực hiện và tài liệu bàn giao. Cách báo giá theo từng trường hợp giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng phạm vi cần thiết, tránh xây dựng hồ sơ quá sơ sài hoặc quá rộng so với nhu cầu hiện tại.

Câu hỏi thường gặp về dịch vụ xây dựng thang bảng lương cho công ty xuất nhập khẩu tại Hà Nội

Công ty xuất nhập khẩu có bắt buộc phải xây dựng thang bảng lương không

Có. Theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.

Công ty xuất nhập khẩu có cần bảng lương riêng cho nhân viên chứng từ không

Nên có. Nhân viên chứng từ có đặc thù về độ chính xác hồ sơ, tiến độ xử lý, phối hợp với hải quan, ngân hàng, hãng tàu, forwarder và khách hàng. Nếu dùng bảng lương chung, doanh nghiệp rất khó đánh giá đúng trách nhiệm.

Phụ cấp chứng từ, phụ cấp ngoại ngữ có cần quy định rõ không

Có. Doanh nghiệp cần quy định rõ ai được hưởng, điều kiện hưởng, mức hưởng, thời gian hưởng và hồ sơ chứng minh. Nếu phụ cấp được trả đều hằng tháng nhưng không có điều kiện, khoản này có thể phát sinh rủi ro về bảo hiểm xã hội và tranh chấp tiền lương.

Hoa hồng sales xuất nhập khẩu nên tính khi nào

Doanh nghiệp cần quy định rõ trong chính sách hoa hồng. Có thể tính khi ký hợp đồng, khi khách thanh toán, khi hàng được giao, khi thông quan hoặc khi doanh nghiệp thực nhận tiền. Mốc nào được chọn cũng cần thể hiện bằng văn bản để tránh tranh chấp.

KPI chứng từ và KPI logistics có nên trả cố định hằng tháng không

Không nên nếu doanh nghiệp muốn KPI phản ánh đúng hiệu quả. KPI cần gắn với tiêu chí như độ chính xác chứng từ, tiến độ xử lý hồ sơ, tỷ lệ giao hàng đúng hạn, số lỗi phát sinh và mức độ phối hợp. Nếu KPI trả cố định, thường xuyên và không có đánh giá, khoản này có thể phát sinh rủi ro về bảo hiểm xã hội.

Sai chứng từ gây phát sinh chi phí có được trừ lương nhân viên không

Doanh nghiệp cần xử lý theo đúng quy định về trách nhiệm vật chất, nội quy lao động, quy trình xử lý chứng từ và hồ sơ chứng minh thiệt hại. Không nên tự ý trừ lương nếu chưa có căn cứ rõ ràng và chưa thực hiện đúng trình tự pháp luật lao động.

Cộng tác viên sales quốc tế có cần đưa vào thang bảng lương không

Tùy bản chất quan hệ. Nếu cộng tác viên hoạt động độc lập và chỉ nhận hoa hồng theo kết quả, doanh nghiệp có thể quản lý bằng hợp đồng dịch vụ hoặc hợp đồng cộng tác phù hợp. Nếu thực tế làm việc như nhân viên, chịu sự quản lý, nhận chỉ tiêu và nhận tiền định kỳ, doanh nghiệp cần rà soát lại quan hệ lao động.

Nhân sự khai báo hải quan cần lưu ý gì trong chính sách lương

Doanh nghiệp nên làm rõ phạm vi công việc, trách nhiệm kiểm tra chứng từ, cấp phê duyệt, cơ chế kiểm soát sai sót và KPI. Vì nghiệp vụ hải quan liên quan đến thông tin khai báo, mã HS, xuất xứ, trị giá và nghĩa vụ cung cấp thông tin chính xác, chính sách lương cần gắn với trách nhiệm rõ ràng.

Không công khai thang bảng lương có bị phạt không

Có. Thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công khai tại nơi làm việc trước khi áp dụng. Doanh nghiệp nên lưu hồ sơ ban hành và bằng chứng công khai nội bộ.

Justeps có hỗ trợ xây dựng KPI cho nhân viên xuất nhập khẩu không

Có. Justeps có thể hỗ trợ xây dựng KPI cho nhân viên chứng từ, khai báo hải quan, logistics, giao nhận, mua hàng quốc tế, sales quốc tế, kế toán công nợ và chăm sóc khách hàng theo đặc thù từng vị trí.

Justeps cung cấp dịch vụ xây dựng thang bảng lương cho công ty xuất nhập khẩu tại Hà Nội

Nếu công ty xuất nhập khẩu của bạn đang trả lương cho nhân viên chứng từ, khai báo hải quan, logistics, giao nhận, mua hàng quốc tế, sales quốc tế, kế toán công nợ, kho vận hoặc cộng tác viên nhưng chưa có thang bảng lương, quy chế lương thưởng, KPI, hoa hồng và phụ cấp rõ ràng, việc chuẩn hóa hồ sơ là rất cần thiết.

Một hệ thống thang bảng lương phù hợp giúp công ty xuất nhập khẩu kiểm soát chi phí nhân sự, quản lý lương chứng từ, hải quan và logistics minh bạch hơn, hạn chế tranh chấp với người lao động, cộng tác viên, sales quốc tế và giảm rủi ro về bảo hiểm xã hội, thuế, lao động.

Justeps hỗ trợ công ty xuất nhập khẩu tại Hà Nội xây dựng thang bảng lương theo hướng thực tế, dễ áp dụng và phù hợp với đặc thù chứng từ, hải quan, logistics, ngoại thương, hoa hồng, KPI và cách vận hành của từng doanh nghiệp.

Mọi thông tin vui lòng liên hệ:

Email: info@justepslegal.com