DỊCH VỤ XÂY DỰNG BÁO CÁO QUẢN TRỊ TẠI HÀ NỘI

Doanh nghiệp có doanh thu nhưng chưa chắc đã kiểm soát được hiệu quả kinh doanh

Không ít doanh nghiệp có doanh thu tăng trưởng đều, khách hàng ổn định và hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục nhưng người điều hành vẫn khó trả lời chính xác những câu hỏi như:

Doanh nghiệp đang thực sự có lãi hay chỉ có doanh thu?
Sản phẩm, dịch vụ hoặc dự án nào đang tạo ra lợi nhuận?
Khoản chi phí nào đang tăng bất thường?
Công nợ phải thu đang tập trung ở khách hàng nào?
Dòng tiền trong tháng tới có đủ để thanh toán tiền lương, thuế, bảo hiểm, nhà cung cấp và các khoản vay hay không?
Chi phí nhân sự đang chiếm bao nhiêu phần trăm doanh thu?
Bộ phận nào đang vận hành hiệu quả và bộ phận nào cần cơ cấu lại?

Nguyên nhân thường không nằm ở việc doanh nghiệp thiếu số liệu. Phần lớn doanh nghiệp đã có hóa đơn, chứng từ, bảng lương, bảng chấm công, sổ kế toán, dữ liệu bán hàng và dữ liệu ngân hàng.

Vấn đề là các số liệu này đang nằm rời rạc tại nhiều bộ phận, chưa được tổng hợp thành một hệ thống báo cáo quản trị dễ đọc, dễ kiểm tra và có thể sử dụng để ra quyết định.

Dịch vụ xây dựng báo cáo quản trị tại Hà Nội của Justeps được thiết kế nhằm hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa dữ liệu, xây dựng biểu mẫu và hình thành hệ thống báo cáo phục vụ trực tiếp cho hoạt động điều hành.

Báo cáo quản trị là gì?

Báo cáo quản trị là hệ thống báo cáo nội bộ được xây dựng theo nhu cầu quản lý riêng của từng doanh nghiệp.

Khác với báo cáo tài chính được lập theo kỳ và theo các nguyên tắc kế toán, báo cáo quản trị tập trung trả lời những vấn đề mà chủ doanh nghiệp, Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc hoặc người quản lý cần theo dõi thường xuyên.

Một hệ thống báo cáo quản trị phù hợp có thể giúp doanh nghiệp nhìn được:

Doanh thu thực tế theo từng thời kỳ;
Giá vốn và biên lợi nhuận gộp;
Chi phí theo từng phòng ban, dự án hoặc nhóm hoạt động;
Lợi nhuận thực tế sau khi phân bổ chi phí;
Tình hình thu, chi và dòng tiền;
Công nợ phải thu, công nợ phải trả;
Hiệu quả sử dụng nhân sự;
Quỹ lương, thưởng, hoa hồng và chi phí lao động;
Hiệu quả của từng sản phẩm, khách hàng hoặc dự án;
Các chỉ số bất thường cần cảnh báo cho người điều hành.

Báo cáo quản trị không nhất thiết phải phức tạp. Điều quan trọng là báo cáo phải phù hợp với mô hình kinh doanh, quy mô, cách phân quyền và nhu cầu thực tế của người sử dụng.

Vì sao doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống báo cáo quản trị?

3.1. Phân biệt doanh thu và lợi nhuận thực tế

Doanh thu cao không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đang có hiệu quả tốt.

Một doanh nghiệp có thể tăng doanh thu nhưng đồng thời phải chịu giá vốn cao, chi phí nhân sự lớn, chi phí quảng cáo tăng, công nợ kéo dài hoặc chi phí vận hành phát sinh ngoài dự kiến.

Hệ thống báo cáo quản trị giúp doanh nghiệp theo dõi đồng thời doanh thu, giá vốn, chi phí và lợi nhuận để tránh tình trạng “doanh thu lớn nhưng không còn tiền”.

3.2. Kiểm soát dòng tiền

Lợi nhuận trên sổ sách và tiền thực tế trong tài khoản ngân hàng là hai vấn đề khác nhau.

Doanh nghiệp có thể có lợi nhuận nhưng vẫn thiếu dòng tiền do khách hàng chậm thanh toán, tồn kho lớn hoặc phải trả trước nhiều khoản chi phí.

Báo cáo dòng tiền quản trị giúp Ban Giám đốc dự báo các khoản thu, chi và chủ động kế hoạch thanh toán.

3.3. Theo dõi chi phí theo đúng đối tượng quản lý

Nếu chỉ nhìn tổng chi phí toàn doanh nghiệp, người điều hành khó xác định bộ phận hoặc hoạt động nào đang phát sinh chi phí bất hợp lý.

Báo cáo quản trị có thể được thiết kế để theo dõi chi phí theo:

Phòng ban;
Chi nhánh;
Dự án;
Công trình;
Sản phẩm;
Nhóm khách hàng;
Nhân sự phụ trách;
Kênh bán hàng;
Trung tâm doanh thu hoặc trung tâm chi phí.

3.4. Có căn cứ xây dựng tiền lương, KPI và hoa hồng

Việc xây dựng KPI, tiền thưởng hoặc hoa hồng không nên chỉ dựa trên doanh thu.

Doanh nghiệp cần xem xét đồng thời các yếu tố như lợi nhuận gộp, tỷ lệ thu hồi công nợ, chi phí bán hàng, tỷ lệ hàng hoàn trả, mức độ hoàn thành công việc và quỹ lương cho phép.

Báo cáo quản trị giúp doanh nghiệp có cơ sở dữ liệu để xây dựng chính sách tiền lương, KPI và thưởng phù hợp hơn.

3.5. Hỗ trợ ra quyết định kịp thời

Khi số liệu được cập nhật theo tuần hoặc theo tháng, người quản lý có thể sớm phát hiện:

Doanh thu giảm;
Chi phí tăng;
Biên lợi nhuận thấp;
Công nợ quá hạn;
Dòng tiền thiếu hụt;
Quỹ lương vượt tỷ lệ cho phép;
Một dự án có nguy cơ thua lỗ;
Một sản phẩm có doanh số nhưng lợi nhuận thấp.

Từ đó, doanh nghiệp có thể điều chỉnh trước khi vấn đề trở nên nghiêm trọng.

Dịch vụ xây dựng báo cáo quản trị tại Hà Nội của Justeps gồm những nội dung gì?

Tùy theo nhu cầu và đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, Justeps có thể hỗ trợ xây dựng một hoặc nhiều nhóm báo cáo sau đây.

4.1. Báo cáo doanh thu

Báo cáo có thể được phân tích theo:

Tháng, quý hoặc năm;
Sản phẩm, dịch vụ;
Dự án, công trình;
Nhân viên kinh doanh;
Phòng ban, chi nhánh;
Khách hàng;
Kênh bán hàng;
Hợp đồng đã ký;
Doanh thu đã xuất hóa đơn;
Doanh thu đã thu tiền;
Doanh thu còn phải thu.

Việc phân tách các loại doanh thu giúp doanh nghiệp tránh nhầm lẫn giữa giá trị hợp đồng, doanh thu ghi nhận và dòng tiền thực thu.

4.2. Báo cáo chi phí

Justeps hỗ trợ thiết kế báo cáo theo dõi các nhóm chi phí như:

Giá vốn;
Chi phí nhân sự;
Tiền lương, thưởng và hoa hồng;
Chi phí bảo hiểm, thuế và phúc lợi;
Chi phí văn phòng;
Chi phí thuê địa điểm;
Chi phí quảng cáo, marketing;
Chi phí vận chuyển;
Chi phí nhà cung cấp;
Chi phí dự án;
Chi phí tài chính;
Các khoản chi phí khác.

Báo cáo có thể kèm theo định mức, ngân sách hoặc tỷ lệ cảnh báo để người quản lý dễ dàng phát hiện khoản chi vượt kế hoạch.

4.3. Báo cáo lợi nhuận và biên lợi nhuận

Doanh nghiệp có thể theo dõi:

Lợi nhuận gộp;
Biên lợi nhuận gộp;
Lợi nhuận trước chi phí nhân sự;
Lợi nhuận sau chi phí nhân sự;
Lợi nhuận theo sản phẩm;
Lợi nhuận theo hợp đồng;
Lợi nhuận theo dự án;
Lợi nhuận theo khách hàng;
Lợi nhuận theo phòng ban hoặc chi nhánh.

Đây là nhóm báo cáo quan trọng để doanh nghiệp xác định hoạt động nào đang tạo ra giá trị thực tế.

4.4. Báo cáo dòng tiền

Báo cáo dòng tiền quản trị có thể bao gồm:

Số dư đầu kỳ;
Các khoản dự kiến thu;
Các khoản dự kiến chi;
Tiền lương và các khoản liên quan đến người lao động;
Thuế và bảo hiểm phải nộp;
Công nợ nhà cung cấp;
Khoản vay và nghĩa vụ tài chính;
Số dư cuối kỳ dự kiến;
Khoản thiếu hụt hoặc thặng dư dòng tiền.

Doanh nghiệp có thể xây dựng báo cáo theo tuần, tháng hoặc theo từng giai đoạn dự án.

4.5. Báo cáo công nợ

Hệ thống báo cáo có thể theo dõi:

Công nợ phải thu;
Công nợ phải trả;
Thời hạn thanh toán;
Tuổi nợ;
Công nợ đến hạn;
Công nợ quá hạn;
Trách nhiệm của nhân sự phụ trách;
Lịch sử đối chiếu và thu hồi công nợ.

Báo cáo công nợ rõ ràng giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng có doanh thu nhưng không thu được tiền đúng hạn.

4.6. Báo cáo nhân sự, tiền lương và KPI

Đây là nhóm báo cáo phù hợp với thế mạnh tư vấn quản trị nhân sự, tiền lương và pháp lý lao động của Justeps.

Nội dung có thể bao gồm:

Tổng số lao động;
Chi phí nhân sự theo phòng ban;
Quỹ lương thực tế;
Tỷ lệ quỹ lương trên doanh thu;
Tiền lương cố định;
Tiền lương theo hiệu quả công việc;
Phụ cấp, hỗ trợ và phúc lợi;
Hoa hồng kinh doanh;
Kết quả KPI;
Chi phí tuyển dụng;
Biến động nhân sự;
Hiệu suất lao động;
Doanh thu hoặc lợi nhuận bình quân trên nhân sự.

4.7. Báo cáo quản trị theo dự án hoặc công trình

Đối với doanh nghiệp xây dựng, thương mại, tư vấn hoặc cung cấp dịch vụ theo hợp đồng, báo cáo có thể được thiết kế theo từng dự án, bao gồm:

Giá trị hợp đồng;
Giá trị đã thực hiện;
Giá trị đã nghiệm thu;
Giá trị đã xuất hóa đơn;
Giá trị đã thanh toán;
Giá trị còn phải thu;
Chi phí trực tiếp;
Chi phí nhân công;
Chi phí thuê ngoài;
Chi phí chung được phân bổ;
Lợi nhuận dự kiến;
Lợi nhuận thực tế;
Tiến độ thực hiện;
Các khoản phát sinh ngoài hợp đồng.

Đầu ra của dịch vụ xây dựng báo cáo quản trị

Tùy theo phạm vi công việc, doanh nghiệp có thể nhận được các sản phẩm như:

Bộ biểu mẫu báo cáo quản trị;
File tổng hợp dữ liệu;
Hệ thống báo cáo doanh thu, chi phí và lợi nhuận;
Báo cáo dòng tiền;
Báo cáo công nợ;
Báo cáo nhân sự, tiền lương và KPI;
Báo cáo theo dự án, sản phẩm hoặc phòng ban;
Bảng chỉ số quản trị dành cho CEO;
Công thức tính và liên kết dữ liệu;
Hướng dẫn nhập liệu;
Hướng dẫn kiểm tra số liệu;
Quy định trách nhiệm cung cấp và phê duyệt dữ liệu;
Quy trình lập, gửi và sử dụng báo cáo;
Tài liệu hướng dẫn vận hành hệ thống.

Các biểu mẫu có thể được xây dựng trên Excel, Google Sheets hoặc định dạng khác theo nhu cầu và điều kiện triển khai thực tế của doanh nghiệp.

Quy trình cung cấp dịch vụ lập báo cáo quản trị của Justeps

Bước 1: Khảo sát nhu cầu quản trị

Justeps làm việc với chủ doanh nghiệp, Ban Giám đốc và các bộ phận liên quan để xác định:

Mục tiêu xây dựng báo cáo;
Người sử dụng báo cáo;
Chỉ số cần theo dõi;
Tần suất lập báo cáo;
Nguồn dữ liệu hiện có;
Khó khăn trong quá trình tổng hợp số liệu;
Cách thức phân quyền và phê duyệt.

Bước 2: Rà soát dữ liệu và biểu mẫu hiện tại

Justeps rà soát các dữ liệu doanh nghiệp đang sử dụng như:

Bảng doanh thu;
Bảng chi phí;
Bảng lương;
Bảng KPI;
Bảng công nợ;
Hợp đồng;
Bảng theo dõi dự án;
Dữ liệu kế toán;
Dữ liệu bán hàng;
Các báo cáo nội bộ hiện có.

Bước 3: Đề xuất cấu trúc hệ thống báo cáo

Trên cơ sở nhu cầu thực tế, Justeps đề xuất:

Danh mục báo cáo;
Chỉ tiêu cần theo dõi;
Công thức tính;
Nguồn dữ liệu;
Trách nhiệm cập nhật;
Người kiểm tra;
Người phê duyệt;
Thời hạn gửi báo cáo.

Bước 4: Xây dựng và chạy thử

Hệ thống báo cáo được xây dựng trên dữ liệu mẫu hoặc dữ liệu thực tế để kiểm tra:

Tính đúng của công thức;
Khả năng tổng hợp;
Mức độ dễ sử dụng;
Sự phù hợp với nhu cầu của người quản lý;
Khả năng phát hiện các chỉ số bất thường.

Bước 5: Hoàn thiện và bàn giao

Sau quá trình chạy thử, Justeps điều chỉnh biểu mẫu, hoàn thiện công thức và hướng dẫn doanh nghiệp sử dụng.

Bước 6: Hỗ trợ vận hành

Tùy theo gói dịch vụ, Justeps có thể tiếp tục hỗ trợ doanh nghiệp:

Kiểm tra báo cáo định kỳ;
Điều chỉnh chỉ tiêu;
Bổ sung báo cáo mới;
Chuẩn hóa quy trình cung cấp số liệu;
Kết nối báo cáo quản trị với KPI và chính sách tiền lương;
Rà soát tính hợp lý của chi phí và hồ sơ nội bộ.

Báo cáo quản trị cần gắn với quản trị pháp lý và kiểm soát nội bộ

Từ góc độ tư vấn pháp lý doanh nghiệp, Justeps cho rằng báo cáo quản trị không nên chỉ là một bảng số liệu.

Để hệ thống báo cáo có giá trị sử dụng lâu dài, doanh nghiệp cần xác định rõ:

Bộ phận nào chịu trách nhiệm cung cấp dữ liệu;
Ai là người kiểm tra;
Ai có quyền phê duyệt;
Trường hợp số liệu sai thì xử lý thế nào;
Khoản chi nào cần đề nghị và phê duyệt trước;
Hồ sơ nào phải kèm theo khi thanh toán;
Dữ liệu nào được bảo mật;
Ai được quyền xem thông tin về doanh thu, lợi nhuận và tiền lương;
Chỉ số nào được sử dụng để đánh giá KPI;
Trường hợp vượt ngân sách cần xin ý kiến cấp nào.

Do đó, trong quá trình xây dựng báo cáo quản trị, doanh nghiệp có thể cần rà soát đồng thời các quy chế và quy trình nội bộ như:

Quy chế tài chính;
Quy chế chi tiêu nội bộ;
Quy chế tiền lương;
Quy chế KPI;
Quy trình thanh toán;
Quy trình tạm ứng và hoàn ứng;
Quy trình mua hàng;
Quy trình quản lý công nợ;
Quy chế phân quyền;
Quy chế bảo mật thông tin.

Việc kết hợp giữa số liệu quản trị và hệ thống quy định nội bộ sẽ giúp báo cáo không chỉ “đẹp về hình thức” mà còn có cơ sở để triển khai trên thực tế.

Doanh nghiệp nào phù hợp với dịch vụ?

Dịch vụ xây dựng báo cáo quản trị tại Hà Nội phù hợp với:

Doanh nghiệp mới thành lập và đang xây dựng hệ thống quản trị;
Doanh nghiệp có doanh thu tăng nhưng lợi nhuận chưa rõ ràng;
Doanh nghiệp có nhiều dự án hoặc công trình;
Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh;
Doanh nghiệp có đội ngũ bán hàng và cơ chế hoa hồng;
Doanh nghiệp đang xây dựng KPI;
Doanh nghiệp cần kiểm soát quỹ lương;
Doanh nghiệp có công nợ phải thu lớn;
Doanh nghiệp thường xuyên thiếu hụt dòng tiền;
Doanh nghiệp đang tái cơ cấu;
Chủ doanh nghiệp chưa có báo cáo tổng hợp để ra quyết định;
Doanh nghiệp muốn chuẩn hóa quy trình trước khi mở rộng quy mô.

Vì sao lựa chọn Justeps?

Justeps không tiếp cận báo cáo quản trị theo hướng chỉ lập một bảng Excel có sẵn. Mỗi hệ thống báo cáo được xây dựng dựa trên:

Mô hình kinh doanh thực tế;
Cơ cấu tổ chức;
Nhu cầu của CEO hoặc Ban Giám đốc;
Cách doanh nghiệp đang ghi nhận dữ liệu;
Cơ chế tiền lương và KPI;
Quy trình phê duyệt chi phí;
Yêu cầu bảo mật;
Khả năng vận hành của đội ngũ hiện tại.

Thế mạnh của Justeps là kết hợp giữa tư duy quản trị, nhân sự, tiền lương, KPI, hợp đồng và pháp lý nội bộ. Qua đó, hệ thống báo cáo có thể hỗ trợ đồng thời việc kiểm soát số liệu, phân quyền trách nhiệm và ra quyết định quản trị.

Câu hỏi thường gặp trong quá trình lập báo cáo quản trị

Báo cáo quản trị có thay thế báo cáo tài chính không?

Không. Báo cáo quản trị phục vụ nhu cầu điều hành nội bộ, còn báo cáo tài chính được lập theo quy định và nguyên tắc kế toán. Hai hệ thống báo cáo có mục tiêu khác nhau nhưng cần được đối chiếu để bảo đảm tính hợp lý của số liệu.

Doanh nghiệp nhỏ có cần xây dựng báo cáo quản trị không?

Có. Doanh nghiệp nhỏ càng cần kiểm soát dòng tiền, công nợ và chi phí. Hệ thống báo cáo có thể được xây dựng đơn giản, tập trung vào những chỉ tiêu thực sự cần thiết.

Có thể xây dựng báo cáo quản trị bằng Excel không?

Có. Đối với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, Excel hoặc Google Sheets vẫn là công cụ phù hợp nếu biểu mẫu, dữ liệu và công thức được tổ chức khoa học.

Thời gian lập báo cáo nên theo tuần hay theo tháng?

Tần suất phụ thuộc vào từng loại báo cáo. Dòng tiền và công nợ có thể cần cập nhật theo tuần, trong khi báo cáo doanh thu, chi phí, lợi nhuận và nhân sự có thể tổng hợp theo tháng.

Justeps có hỗ trợ xây dựng KPI từ số liệu báo cáo quản trị không?

Có thể triển khai đồng thời việc xây dựng báo cáo quản trị, hệ thống KPI, cơ chế lương thưởng và biểu mẫu đánh giá hiệu quả công việc theo phạm vi dịch vụ được thống nhất.

Liên hệ dịch vụ xây dựng báo cáo quản trị tại Hà Nội

Một hệ thống báo cáo quản trị phù hợp không chỉ giúp doanh nghiệp biết mình đã làm được bao nhiêu doanh thu, mà còn giúp trả lời được câu hỏi doanh nghiệp đang tạo ra bao nhiêu lợi nhuận, dòng tiền đang ở đâu và hoạt động nào cần được điều chỉnh.

Justeps cung cấp dịch vụ xây dựng báo cáo quản trị tại Hà Nội theo nhu cầu thực tế của từng doanh nghiệp, từ việc rà soát dữ liệu, thiết kế biểu mẫu, xây dựng công thức đến hướng dẫn vận hành và kết nối với hệ thống quản trị nội bộ.

Mọi thông tin vui lòng liên hệ:

Email: info@justepslegal.com

Website: https://justepslegal.com/

Page: Justeps

Hotline (Zalo): 096 172 2607

Văn phòng: Tầng 12, Tòa Licogi 13, số 164 đường Khuất Duy Tiến, phường Thanh Xuân, Hà Nội, Việt Nam

dịch vụ xây dựng báo cáo quản trị tại Hà Nội; xây dựng hệ thống báo cáo quản trị; mẫu báo cáo quản trị doanh nghiệp; tư vấn báo cáo quản trị; báo cáo doanh thu chi phí lợi nhuận; báo cáo dòng tiền nội bộ; báo cáo quản trị cho CEO; dịch vụ lập báo cáo quản trị tại Hà Nội