DỊCH VỤ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG BÁO CÁO QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP

Doanh nghiệp đã có báo cáo nhưng chưa chắc đã có một hệ thống quản trị hiệu quả

Nhiều doanh nghiệp không bắt đầu từ con số không.

Trong quá trình hoạt động, các phòng ban đã tự xây dựng nhiều bảng theo dõi và báo cáo khác nhau, chẳng hạn:

Bảng doanh thu của phòng kinh doanh;
Bảng thu, chi của kế toán;
Bảng công nợ khách hàng;
Bảng chi phí theo dự án;
Bảng chấm công và tiền lương;
Bảng đánh giá KPI;
Báo cáo tiến độ công việc;
Bảng theo dõi hợp đồng;
Báo cáo dòng tiền;
File tổng hợp dành cho Ban Giám đốc.

Tuy nhiên, sau một thời gian sử dụng, hệ thống có thể phát sinh nhiều vấn đề:

Có quá nhiều file nhưng không biết file nào là số liệu cuối cùng;
Báo cáo giữa các phòng ban không khớp nhau;
Công thức bị sửa hoặc sai mà không phát hiện;
Dữ liệu phải nhập lặp lại tại nhiều nơi;
Báo cáo chứa nhiều số liệu nhưng thiếu thông tin cần thiết cho việc ra quyết định;
Không phân biệt rõ doanh số, doanh thu, hóa đơn và tiền đã thu;
Chi phí chưa được phân bổ theo phòng ban, dự án hoặc sản phẩm;
KPI chưa liên kết với tiền lương và kết quả kinh doanh;
Không có người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc phê duyệt;
Hệ thống phụ thuộc vào một nhân sự duy nhất;
Ban Giám đốc vẫn phải tự tổng hợp số liệu mỗi khi cần sử dụng.

Khi đó, doanh nghiệp không nhất thiết phải xây dựng lại toàn bộ từ đầu. Điều cần thiết là rà soát, điều chỉnh và hoàn thiện hệ thống báo cáo quản trị doanh nghiệp trên cơ sở những dữ liệu, biểu mẫu và quy trình đang có.

Dịch vụ của Justeps hướng tới việc giúp doanh nghiệp giữ lại những phần đang vận hành tốt, loại bỏ nội dung trùng lặp, sửa các điểm chưa phù hợp và bổ sung những thành phần còn thiếu để hệ thống báo cáo có thể sử dụng ổn định.

Hoàn thiện hệ thống báo cáo quản trị doanh nghiệp là gì?

Hoàn thiện hệ thống báo cáo quản trị là quá trình đánh giá lại toàn bộ cơ chế thu thập, tổng hợp, kiểm tra và sử dụng dữ liệu nội bộ của doanh nghiệp.

Hoạt động này không chỉ dừng ở việc chỉnh sửa một vài bảng Excel.

Một hệ thống được xem là tương đối hoàn thiện khi xác định được:

Doanh nghiệp cần những loại báo cáo nào;
Báo cáo nào đang phục vụ Ban Giám đốc;
Báo cáo nào phục vụ từng phòng ban;
Mỗi chỉ tiêu được hiểu và tính như thế nào;
Dữ liệu được lấy từ nguồn nào;
Ai là người nhập dữ liệu;
Ai kiểm tra tính chính xác;
Ai có quyền phê duyệt;
Kỳ báo cáo là ngày, tuần, tháng hay quý;
Thông tin nào cần được bảo mật;
Báo cáo nào là căn cứ tính KPI, tiền lương hoặc tiền thưởng;
Khi phát hiện sai lệch thì xử lý theo quy trình nào.

Do đó, việc hoàn thiện hệ thống cần được thực hiện đồng thời ở ba phương diện:

Hoàn thiện về dữ liệu

Dữ liệu phải được chuẩn hóa, hạn chế nhập trùng và có khả năng truy xuất nguồn gốc.

Hoàn thiện về báo cáo

Báo cáo phải có cấu trúc rõ ràng, công thức đúng, chỉ tiêu phù hợp và phục vụ một nhu cầu quản lý cụ thể.

Hoàn thiện về cơ chế vận hành

Doanh nghiệp phải xác định trách nhiệm cập nhật, kiểm tra, phê duyệt, sử dụng và bảo mật báo cáo.

Khi nào doanh nghiệp nên hoàn thiện lại hệ thống báo cáo quản trị?

Doanh nghiệp nên xem xét sử dụng dịch vụ khi hệ thống hiện tại xuất hiện một hoặc nhiều dấu hiệu dưới đây.

3.1. Số liệu giữa các phòng ban không thống nhất

Phòng kinh doanh sử dụng giá trị đơn hàng, kế toán sử dụng giá trị hóa đơn, còn Ban Giám đốc theo dõi số tiền đã thu nhưng tất cả đều gọi chung là doanh thu.

Việc thiếu định nghĩa thống nhất khiến doanh nghiệp khó đối chiếu và đánh giá kết quả thực tế.

3.2. Báo cáo được lập thủ công và mất nhiều thời gian

Nhân sự phải sao chép dữ liệu từ nhiều nguồn, ghép bảng, chỉnh công thức và làm lại báo cáo vào mỗi kỳ.

Quá trình này vừa tốn thời gian vừa tăng nguy cơ sai sót.

3.3. Công thức trong file không còn đáng tin cậy

Sau nhiều lần chỉnh sửa, thêm dòng hoặc sao chép dữ liệu, công thức có thể bị sai phạm vi, liên kết nhầm hoặc không cập nhật đúng.

Đây là rủi ro phổ biến đối với những file được nhiều người cùng sử dụng nhưng không có cơ chế bảo vệ công thức.

3.4. Báo cáo có nhiều thông tin nhưng thiếu chỉ số trọng yếu

Doanh nghiệp có thể đang theo dõi hàng chục bảng số liệu nhưng vẫn không xác định được:

Lợi nhuận theo từng hoạt động;
Tỷ lệ chi phí trên doanh thu;
Dòng tiền dự kiến;
Công nợ quá hạn;
Quỹ lương trên lợi nhuận;
Hiệu quả theo phòng ban;
Chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế.

3.5. Ban Giám đốc chưa có báo cáo điều hành chung

Người điều hành phải xem từng file chi tiết và tự kết nối thông tin thay vì nhận được một báo cáo tổng hợp về tình hình doanh nghiệp.

3.6. Hệ thống phụ thuộc vào một nhân sự

Chỉ một người hiểu cấu trúc file, công thức và cách tổng hợp.

Nếu người này nghỉ việc, nghỉ phép hoặc bàn giao không đầy đủ, việc lập báo cáo có thể bị gián đoạn.

3.7. Doanh nghiệp thay đổi quy mô hoặc mô hình hoạt động

Hệ thống cũ có thể không còn phù hợp khi doanh nghiệp:

Mở thêm chi nhánh;
Bổ sung phòng ban;
Phát triển sản phẩm mới;
Chuyển sang quản lý theo dự án;
Tăng số lượng nhân sự;
Thay đổi cơ chế lương và KPI;
Bổ sung cấp quản lý;
Áp dụng phần mềm mới.

3.8. Báo cáo chưa gắn với trách nhiệm thực hiện

Doanh nghiệp chưa quy định rõ ai cung cấp số liệu, ai kiểm tra, ai phê duyệt và thời hạn hoàn thành.

Khi phát sinh sai lệch, các bộ phận có thể đùn đẩy trách nhiệm hoặc không xác định được nguyên nhân.

Những vấn đề thường được phát hiện khi rà soát hệ thống báo cáo

Trong quá trình đánh giá hệ thống báo cáo hiện có, doanh nghiệp thường gặp bốn nhóm vấn đề chính.

4.1. Vấn đề về dữ liệu đầu vào

Các lỗi thường gặp bao gồm:

Một khách hàng được ghi nhận bằng nhiều tên khác nhau;
Hợp đồng không có mã thống nhất;
Khoản chi không được phân loại;
Dữ liệu thiếu ngày phát sinh;
Không xác định phòng ban hoặc dự án liên quan;
File sử dụng định dạng ngày tháng không thống nhất;
Số liệu được nhập lại tại nhiều bảng;
Không có nguồn đối chiếu;
Dữ liệu cũ và mới bị trộn lẫn;
Nhân sự tự đặt tên chỉ tiêu theo cách riêng.

Dữ liệu đầu vào không chuẩn sẽ làm sai báo cáo dù công thức tổng hợp được xây dựng đúng.

4.2. Vấn đề về chỉ tiêu và công thức

Một số lỗi phổ biến gồm:

Nhầm doanh số với doanh thu;
Nhầm doanh thu với tiền đã thu;
Không trừ giá vốn khi tính lợi nhuận;
Không tính chi phí nhân sự;
Không phân bổ chi phí chung;
Tỷ lệ phần trăm sử dụng sai mẫu số;
Công thức không bao phủ hết dòng dữ liệu;
Giá trị bị cộng trùng;
File liên kết đến nguồn đã bị di chuyển;
KPI tính không đúng quy chế;
Công nợ không cập nhật khoản đã thanh toán;
Dòng tiền không phản ánh các nghĩa vụ sắp đến hạn.

4.3. Vấn đề về cấu trúc báo cáo

Báo cáo có thể chưa phù hợp nếu:

Có quá nhiều cột nhưng không có thứ tự ưu tiên;
Số liệu chi tiết và số liệu tổng hợp nằm chung một bảng;
Không tách báo cáo đầu vào và báo cáo điều hành;
Không có phần so sánh kế hoạch với thực tế;
Không thể lọc theo phòng ban, dự án hoặc thời gian;
Không có chỉ số cảnh báo;
Không thể truy ngược số liệu;
Báo cáo không chỉ rõ vấn đề cần xử lý;
Người sử dụng phải tự tính thêm ngoài file.

4.4. Vấn đề về quy trình và trách nhiệm

Hệ thống có thể không vận hành ổn định nếu:

Không có lịch báo cáo;
Không quy định người lập;
Không có người kiểm tra;
Không xác định nguồn dữ liệu chính thức;
Nhiều người cùng được quyền sửa công thức;
Không lưu phiên bản;
Không có cơ chế phê duyệt;
Không quy định thời hạn điều chỉnh sai sót;
Không kiểm soát quyền truy cập;
Không có hướng dẫn bàn giao.

Dịch vụ hoàn thiện hệ thống báo cáo quản trị doanh nghiệp của Justeps gồm những gì?

Tùy theo hiện trạng và mục tiêu của doanh nghiệp, Justeps có thể triển khai các nhóm công việc sau.

5.1. Rà soát tổng thể hệ thống hiện có

Justeps tiếp nhận và đánh giá các tài liệu như:

Báo cáo doanh thu;
Báo cáo bán hàng;
Báo cáo chi phí;
Báo cáo công nợ;
Báo cáo dòng tiền;
Bảng lương;
Bảng KPI;
Báo cáo kho;
Báo cáo dự án;
File hợp đồng;
File nghiệm thu và thanh toán;
Báo cáo tổng hợp của Ban Giám đốc;
Quy trình báo cáo hiện đang áp dụng.

Việc rà soát nhằm xác định:

Nội dung cần giữ lại;
Nội dung cần sửa;
Báo cáo bị trùng;
Chỉ tiêu còn thiếu;
Công thức chưa phù hợp;
Dữ liệu chưa đồng nhất;
Báo cáo chưa có người chịu trách nhiệm;
Khâu vận hành đang gây lãng phí thời gian.

5.2. Phân loại lại hệ thống báo cáo

Các báo cáo hiện có có thể được sắp xếp lại theo từng cấp độ:

Báo cáo dữ liệu gốc

Lưu thông tin chi tiết phát sinh trong quá trình hoạt động.

Báo cáo kiểm soát bộ phận

Phục vụ quản lý công việc hằng ngày của kinh doanh, kế toán, nhân sự, kho hoặc dự án.

Báo cáo phân tích

Tổng hợp số liệu theo sản phẩm, khách hàng, nhân sự, phòng ban hoặc dự án.

Báo cáo điều hành

Tập trung vào chỉ số trọng yếu và vấn đề cần quyết định của Ban Giám đốc.

Việc phân loại giúp doanh nghiệp tránh đưa quá nhiều dữ liệu chi tiết vào báo cáo dành cho CEO.

5.3. Chuẩn hóa danh mục và dữ liệu

Justeps có thể hỗ trợ chuẩn hóa:

Mã khách hàng;
Mã nhà cung cấp;
Mã hợp đồng;
Mã dự án;
Mã phòng ban;
Mã nhân sự;
Nhóm sản phẩm;
Nhóm doanh thu;
Nhóm chi phí;
Trung tâm doanh thu;
Trung tâm chi phí;
Trạng thái công nợ;
Trạng thái hợp đồng;
Kỳ báo cáo.

Danh mục thống nhất giúp các báo cáo có thể kết nối và tổng hợp chính xác hơn.

5.4. Hoàn thiện từ điển chỉ tiêu quản trị

Mỗi chỉ tiêu quan trọng cần được xác định rõ:

Tên gọi;
Mục đích sử dụng;
Cách tính;
Nguồn dữ liệu;
Thời điểm ghi nhận;
Đơn vị tính;
Bộ phận chịu trách nhiệm;
Báo cáo sử dụng;
Người kiểm tra.

Các chỉ tiêu có thể được chuẩn hóa gồm:

Doanh số;
Doanh thu;
Doanh thu đã xuất hóa đơn;
Doanh thu thực thu;
Giá vốn;
Chi phí trực tiếp;
Chi phí gián tiếp;
Lợi nhuận gộp;
Biên lợi nhuận;
Lợi nhuận sau chi phí nhân sự;
Công nợ đến hạn;
Công nợ quá hạn;
Dòng tiền thuần;
Quỹ lương;
Chi phí nhân sự;
Kết quả KPI;
Ngân sách;
Chênh lệch ngân sách.

5.5. Kiểm tra và sửa công thức

Justeps có thể rà soát:

Phạm vi tính;
Điều kiện lọc;
Liên kết giữa các sheet;
Công thức cộng, trừ, phân bổ;
Công thức tỷ lệ;
Công thức lợi nhuận;
Công thức KPI;
Công thức hoa hồng;
Công thức công nợ;
Công thức cảnh báo;
Liên kết dữ liệu;
Các lỗi do thêm dòng hoặc sao chép.

Mục tiêu là bảo đảm kết quả tính toán có thể được kiểm tra và giải thích rõ ràng.

5.6. Bổ sung các báo cáo còn thiếu

Sau khi đánh giá, Justeps có thể đề xuất bổ sung:

Báo cáo doanh thu thực thu;
Báo cáo lợi nhuận theo sản phẩm;
Báo cáo lợi nhuận theo dự án;
Báo cáo chi phí theo phòng ban;
Báo cáo ngân sách;
Báo cáo dòng tiền dự kiến;
Báo cáo tuổi nợ;
Báo cáo quỹ lương;
Báo cáo KPI;
Báo cáo năng suất lao động;
Báo cáo điều hành dành cho CEO;
Báo cáo cảnh báo rủi ro.

Việc bổ sung được thực hiện theo mức độ cần thiết, tránh tạo thêm biểu mẫu không được sử dụng.

5.7. Tinh gọn báo cáo trùng lặp

Một nội dung có thể đang được nhập tại nhiều file khác nhau.

Justeps hỗ trợ doanh nghiệp xác định:

Dữ liệu nào chỉ nên nhập một lần;
File nào là nguồn chính thức;
Báo cáo nào có thể lấy dữ liệu tự động;
Biểu mẫu nào có thể loại bỏ;
Chỉ tiêu nào không còn cần thiết;
Báo cáo nào có thể hợp nhất.

Tinh gọn giúp giảm thời gian nhập liệu và hạn chế chênh lệch số liệu.

5.8. Xây dựng báo cáo điều hành cho Ban Giám đốc

Báo cáo điều hành có thể tổng hợp:

Doanh thu trong kỳ;
Doanh thu so với kế hoạch;
Tiền thực tế đã thu;
Giá vốn;
Tổng chi phí;
Lợi nhuận;
Biên lợi nhuận;
Dòng tiền;
Công nợ đến hạn;
Công nợ quá hạn;
Quỹ lương;
Tiến độ dự án;
Chênh lệch ngân sách;
Các chỉ số bất thường;
Vấn đề cần xử lý;
Người chịu trách nhiệm;
Thời hạn hoàn thành.

Báo cáo cần ngắn gọn, dễ đọc nhưng vẫn có khả năng truy xuất về số liệu chi tiết.

Các nhóm báo cáo có thể được hoàn thiện

6.1. Báo cáo doanh thu và bán hàng

Hệ thống có thể được điều chỉnh để phân biệt:

Giá trị cơ hội kinh doanh;
Giá trị báo giá;
Giá trị hợp đồng;
Doanh thu đủ điều kiện ghi nhận;
Giá trị đã xuất hóa đơn;
Tiền đã thu;
Tiền còn phải thu;
Doanh thu bị hủy hoặc điều chỉnh.

Báo cáo có thể được phân tích theo khách hàng, sản phẩm, nhân viên, kênh bán hàng, chi nhánh hoặc dự án.

6.2. Báo cáo chi phí và ngân sách

Việc hoàn thiện có thể bao gồm:

Phân loại lại chi phí;
Xác định chi phí trực tiếp và gián tiếp;
Phân bổ chi phí chung;
Theo dõi chi phí theo phòng ban;
Theo dõi chi phí theo dự án;
So sánh ngân sách với thực tế;
Cảnh báo khoản chi vượt hạn mức;
Gắn khoản chi với hồ sơ và người phê duyệt.

6.3. Báo cáo lợi nhuận

Doanh nghiệp có thể được bổ sung hoặc điều chỉnh cách tính:

Lợi nhuận gộp;
Biên lợi nhuận gộp;
Lợi nhuận theo sản phẩm;
Lợi nhuận theo khách hàng;
Lợi nhuận theo hợp đồng;
Lợi nhuận theo dự án;
Lợi nhuận trước chi phí nhân sự;
Lợi nhuận sau chi phí nhân sự;
Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu.

6.4. Báo cáo dòng tiền

Hệ thống có thể được hoàn thiện để theo dõi:

Số dư đầu kỳ;
Khoản dự kiến thu;
Khoản dự kiến chi;
Tiền lương;
Thuế và bảo hiểm;
Công nợ nhà cung cấp;
Khoản vay đến hạn;
Chi đầu tư;
Số dư cuối kỳ;
Mức thiếu hụt dự kiến;
Phương án cân đối.

6.5. Báo cáo công nợ

Báo cáo công nợ có thể được bổ sung:

Ngày đến hạn;
Số ngày quá hạn;
Tuổi nợ;
Người phụ trách;
Tình trạng đối chiếu;
Cam kết thanh toán;
Phương án thu hồi;
Mức độ rủi ro;
Lịch sử xử lý.

6.6. Báo cáo nhân sự và quỹ lương

Hệ thống có thể được hoàn thiện theo các chỉ số:

Số lượng nhân sự;
Chi phí nhân sự theo bộ phận;
Tổng quỹ lương;
Lương cố định;
Lương KPI;
Hoa hồng;
Phụ cấp;
Phúc lợi;
Chi phí bảo hiểm;
Tỷ lệ quỹ lương trên doanh thu;
Tỷ lệ quỹ lương trên lợi nhuận;
Doanh thu bình quân trên nhân sự;
Biến động lao động.

6.7. Báo cáo KPI

Việc rà soát báo cáo KPI cần kiểm tra:

Chỉ tiêu có đúng với quy chế không;
Đơn vị tính có rõ không;
Kết quả được lấy từ nguồn nào;
Tỷ trọng có cộng đủ 100% không;
Có áp dụng trần kết quả không;
Điều kiện hưởng thưởng có được thể hiện không;
Mức độ tuân thủ có được ghi nhận không;
Công thức quy đổi sang tiền lương có chính xác không;
Người đánh giá và phê duyệt có đúng thẩm quyền không.

6.8. Báo cáo dự án và công trình

Hệ thống có thể được hoàn thiện để theo dõi:

Giá trị hợp đồng;
Giá trị phát sinh;
Giá trị thực hiện;
Giá trị nghiệm thu;
Giá trị xuất hóa đơn;
Giá trị đã thu;
Chi phí vật tư;
Chi phí nhân công;
Chi phí thuê ngoài;
Chi phí quản lý;
Tiến độ;
Công nợ;
Lợi nhuận dự kiến;
Lợi nhuận thực tế;
Phần việc chưa hoàn thành.

Quy trình hoàn thiện hệ thống báo cáo tại Justeps

Bước 1: Tiếp nhận hệ thống đang sử dụng

Doanh nghiệp cung cấp các file, báo cáo, quy trình và quy định liên quan.

Bước 2: Phỏng vấn người sử dụng

Justeps trao đổi với Ban Giám đốc và các bộ phận để xác định:

Báo cáo nào đang được sử dụng;
Báo cáo nào chỉ lập mang tính hình thức;
Khó khăn khi cập nhật;
Chỉ số nào còn thiếu;
Dữ liệu nào thường xảy ra tranh luận;
Quyết định nào chưa có đủ thông tin hỗ trợ.

Bước 3: Đánh giá khoảng trống

Justeps phân loại các vấn đề theo nhóm:

Dữ liệu;
Công thức;
Cấu trúc báo cáo;
Phân quyền;
Quy trình;
Bảo mật;
Khả năng sử dụng.

Bước 4: Đề xuất phương án hoàn thiện

Phương án có thể bao gồm:

Giữ nguyên;
Sửa đổi;
Hợp nhất;
Loại bỏ;
Bổ sung;
Tự động hóa;
Phân quyền lại;
Xây dựng mới một số báo cáo.

Bước 5: Chỉnh sửa và chạy thử

Hệ thống được hoàn thiện trên dữ liệu thực tế hoặc dữ liệu mẫu và chạy thử trong một kỳ báo cáo.

Bước 6: Đối chiếu kết quả

Các số liệu quan trọng được kiểm tra với:

Hợp đồng;
Hóa đơn;
Dữ liệu ngân hàng;
Bảng lương;
Báo cáo kế toán;
Hồ sơ thanh toán;
Dữ liệu dự án;
Quy chế KPI.

Bước 7: Bàn giao và hướng dẫn vận hành

Justeps bàn giao file, công thức, danh mục chỉ tiêu, quy trình và hướng dẫn sử dụng.

Đầu ra của dịch vụ hoàn thiện hệ thống báo cáo quản trị doanh nghiệp tại Justeps

Tùy theo phạm vi được thống nhất, doanh nghiệp có thể nhận được:

Báo cáo đánh giá hiện trạng;
Danh mục lỗi và điểm cần điều chỉnh;
Danh mục báo cáo sau khi tinh gọn;
Sơ đồ luồng dữ liệu;
Từ điển chỉ tiêu quản trị;
Danh mục dữ liệu chuẩn hóa;
File báo cáo đã sửa;
Báo cáo được bổ sung;
Công thức đã hoàn thiện;
Báo cáo điều hành cho CEO;
Dashboard quản trị;
Cơ chế kiểm tra chéo;
Ma trận trách nhiệm;
Lịch báo cáo;
Bảng phân quyền truy cập;
Quy trình lập và phê duyệt báo cáo;
Hướng dẫn cập nhật dữ liệu;
Hướng dẫn bàn giao cho nhân sự phụ trách.

Hoàn thiện báo cáo cần gắn với quy chế và kiểm soát nội bộ

Một hệ thống báo cáo tốt không thể vận hành độc lập với các quy định của doanh nghiệp.

Ví dụ, báo cáo chi phí cần gắn với:

Quy chế tài chính;
Quy chế chi tiêu nội bộ;
Quy trình thanh toán;
Quy trình tạm ứng và hoàn ứng;
Quy trình mua hàng;
Hạn mức phê duyệt.

Báo cáo công nợ cần gắn với:

Hợp đồng;
Điều kiện thanh toán;
Hồ sơ nghiệm thu;
Hóa đơn;
Trách nhiệm thu hồi;
Quy trình xử lý nợ quá hạn.

Báo cáo tiền lương và KPI cần phù hợp với:

Hợp đồng lao động;
Quy chế tiền lương;
Quy chế KPI;
Chính sách hoa hồng;
Quyết định giao chỉ tiêu;
Kết quả đánh giá;
Thẩm quyền phê duyệt.

Từ góc độ quản trị pháp lý, số liệu chỉ thực sự đáng tin cậy khi doanh nghiệp có căn cứ, hồ sơ và trách nhiệm rõ ràng đi kèm.

Nguyên tắc hoàn thiện hệ thống báo cáo

Không sửa toàn bộ khi chưa cần thiết

Những biểu mẫu đang vận hành tốt nên được giữ lại để giảm xáo trộn và chi phí chuyển đổi.

Không xây dựng thêm báo cáo chỉ để đủ bộ

Mỗi báo cáo phải phục vụ một đối tượng sử dụng và một nhu cầu quản trị cụ thể.

Không để một dữ liệu phải nhập nhiều lần

Doanh nghiệp nên xác định một nguồn dữ liệu chính thức và sử dụng cho nhiều báo cáo khác nhau.

Công thức phải có khả năng giải thích

Không nên xây dựng hệ thống quá phức tạp khiến doanh nghiệp không thể tự kiểm tra hoặc bàn giao.

Báo cáo tổng hợp phải truy xuất được số liệu gốc

Người quản lý cần có khả năng kiểm tra nguồn hình thành của chỉ số khi có dấu hiệu bất thường.

Trách nhiệm phải gắn với từng báo cáo

Mỗi báo cáo cần có người lập, người kiểm tra, người phê duyệt và thời hạn hoàn thành.

Hệ thống phải phù hợp với năng lực vận hành

Một hệ thống đơn giản nhưng được cập nhật đều đặn sẽ có giá trị hơn một hệ thống phức tạp nhưng không ai sử dụng.

Doanh nghiệp nào phù hợp với dịch vụ?

Dịch vụ hoàn thiện hệ thống báo cáo quản trị phù hợp với:

Doanh nghiệp đã có báo cáo nhưng số liệu chưa thống nhất;
Doanh nghiệp đang sử dụng nhiều file Excel riêng lẻ;
Doanh nghiệp có hệ thống báo cáo phụ thuộc vào một nhân sự;
Doanh nghiệp chưa có báo cáo điều hành cho CEO;
Doanh nghiệp có nhiều dự án hoặc hợp đồng;
Doanh nghiệp có nhiều phòng ban hoặc chi nhánh;
Doanh nghiệp cần kiểm soát quỹ lương;
Doanh nghiệp đang áp dụng KPI;
Doanh nghiệp có công nợ lớn;
Doanh nghiệp thường xuyên thiếu hụt dòng tiền;
Doanh nghiệp đang tái cơ cấu;
Doanh nghiệp chuẩn bị mở rộng hoạt động;
Doanh nghiệp vừa thay đổi phần mềm hoặc quy trình;
Doanh nghiệp cần tăng cường kiểm soát nội bộ.

Vì sao lựa chọn Justeps?

Justeps tiếp cận hệ thống báo cáo từ cả góc độ số liệu, tổ chức, nhân sự và pháp lý nội bộ.

Quá trình hoàn thiện không chỉ xem báo cáo có đúng công thức hay không, mà còn đánh giá:

Số liệu có căn cứ không;
Bộ phận nào chịu trách nhiệm;
Chỉ tiêu có phù hợp với nhu cầu điều hành không;
Quyền truy cập có hợp lý không;
Báo cáo có thống nhất với quy chế không;
KPI và tiền lương có được tính đúng không;
Khoản chi có đúng phân quyền không;
Công nợ có gắn với hợp đồng không;
Hệ thống có thể bàn giao và tiếp tục vận hành không.

Với kinh nghiệm tư vấn pháp lý doanh nghiệp, quản trị nhân sự, tiền lương và KPI, Justeps hướng tới việc hoàn thiện một hệ thống có thể sử dụng thực tế, thay vì chỉ chỉnh sửa hình thức của biểu mẫu.

Câu hỏi thường gặp khi hoàn thiện hệ thống báo cáo quản trị doanh nghiệp

Doanh nghiệp đã có sẵn file thì có phải xây dựng lại từ đầu không?

Không nhất thiết. Justeps sẽ đánh giá file hiện có để xác định nội dung có thể giữ lại, nội dung cần sửa và phần cần bổ sung.

Dịch vụ có bao gồm kiểm tra công thức Excel không?

Có thể bao gồm, tùy theo phạm vi thống nhất. Công thức doanh thu, lợi nhuận, công nợ, dòng tiền, KPI và tiền lương có thể được rà soát và điều chỉnh.

Có thể chỉ hoàn thiện một nhóm báo cáo không?

Có. Doanh nghiệp có thể lựa chọn hoàn thiện riêng báo cáo doanh thu, chi phí, dòng tiền, công nợ, KPI, nhân sự hoặc dự án.

Hệ thống có thể tiếp tục sử dụng trên Excel không?

Có. Excel hoặc Google Sheets vẫn phù hợp với nhiều doanh nghiệp nếu cấu trúc dữ liệu, công thức và phân quyền được tổ chức hợp lý.

Justeps có hỗ trợ kết nối báo cáo với quy chế tiền lương và KPI không?

Có. Báo cáo nhân sự, quỹ lương và KPI cần được kiểm tra để bảo đảm thống nhất với quy chế và công thức tính thực tế.

Sau khi hoàn thiện, doanh nghiệp có tự vận hành được không?

Mục tiêu của dịch vụ là giúp doanh nghiệp có thể tiếp tục cập nhật và sử dụng hệ thống. Tùy phạm vi, Justeps có thể cung cấp hướng dẫn vận hành và hỗ trợ trong kỳ báo cáo đầu tiên.

Liên hệ dịch vụ hoàn thiện hệ thống báo cáo quản trị doanh nghiệp

Hệ thống báo cáo quản trị không nhất thiết phải được xây dựng lại hoàn toàn mỗi khi doanh nghiệp phát hiện bất cập.

Trong nhiều trường hợp, việc cần làm là xác định đúng những điểm đang gây sai lệch, loại bỏ nội dung trùng lặp, sửa công thức, bổ sung chỉ tiêu và thiết lập lại trách nhiệm vận hành.

Justeps cung cấp dịch vụ hoàn thiện hệ thống báo cáo quản trị doanh nghiệp, hỗ trợ doanh nghiệp: