Cách xây dựng và rà soát Quy chế tài chính doanh nghiệp cho CEO

Quy chế tài chính doanh nghiệp là gì?

Quy chế tài chính doanh nghiệp là văn bản nội bộ quy định nguyên tắc, thẩm quyền, quy trình và trách nhiệm trong việc quản lý tài chính, kế toán, thu chi, thanh toán, tạm ứng, hoàn ứng, quản lý tài sản, công nợ, hóa đơn, chứng từ, ngân sách, dòng tiền và báo cáo nội bộ của doanh nghiệp.

Khác với sổ sách kế toán hoặc báo cáo tài chính, Quy chế tài chính không chỉ phục vụ bộ phận kế toán. Đây là văn bản quản trị nội bộ có tác động trực tiếp đến Ban Giám đốc, phòng tài chính – kế toán, phòng kinh doanh, phòng hành chính – nhân sự, bộ phận mua sắm, bộ phận dự án và các cá nhân có quyền đề xuất hoặc sử dụng ngân sách.

Một Quy chế tài chính được xây dựng tốt sẽ giúp doanh nghiệp trả lời rõ các câu hỏi:

Ai có quyền đề xuất chi phí?
Ai có quyền phê duyệt khoản chi?
Khoản chi nào cần hợp đồng, báo giá, nghiệm thu, hóa đơn?
Tạm ứng bao lâu phải hoàn ứng?
Khoản chi vượt ngân sách xử lý thế nào?
Tài sản, công cụ dụng cụ, vật tư được bàn giao và kiểm kê ra sao?
Chi sai quy trình thì ai chịu trách nhiệm?

Về pháp lý, hoạt động tài chính – kế toán của doanh nghiệp chịu sự điều chỉnh của nhiều nhóm quy định như Luật Doanh nghiệp, Luật Kế toán, Luật Quản lý thuế, pháp luật về hóa đơn chứng từ và pháp luật thuế. Luật Doanh nghiệp 2020 điều chỉnh việc thành lập, tổ chức quản lý, tổ chức lại, giải thể và hoạt động có liên quan của doanh nghiệp; Luật Kế toán 2015 quy định về nội dung công tác kế toán, tổ chức bộ máy kế toán và quản lý thông tin tài chính kế toán.

Vì sao doanh nghiệp cần có Quy chế tài chính?

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp chỉ xây dựng Quy chế tài chính khi đã phát sinh vấn đề: chi phí không có chứng từ, tạm ứng treo lâu, nhân sự nghỉ việc chưa hoàn ứng, mua sắm không có báo giá, tài sản thất lạc, công nợ không được đối chiếu hoặc khoản chi không rõ ai phê duyệt.

Tuy nhiên, Quy chế tài chính nên được xây dựng từ sớm, đặc biệt khi doanh nghiệp bắt đầu có nhiều phòng ban, nhiều cấp quản lý, nhiều khoản chi định kỳ, nhiều tài sản hoặc bắt đầu cần chuẩn hóa hồ sơ để phục vụ kiểm toán, gọi vốn, vay vốn, quyết toán thuế hoặc mở rộng vận hành.

Một Quy chế tài chính đầy đủ giúp doanh nghiệp đạt 06 mục tiêu chính:

Thứ nhất, kiểm soát dòng tiền.

Doanh nghiệp biết khoản tiền nào được chi, chi cho mục đích gì, ai phê duyệt, hồ sơ đi kèm là gì và chi có nằm trong ngân sách hay không.

Thứ hai, kiểm soát thẩm quyền.

Không phải mọi bộ phận đều có quyền tự quyết khoản chi. Quy chế tài chính giúp phân định rõ người đề xuất, người kiểm tra, người phê duyệt, người thanh toán và người chịu trách nhiệm.

Thứ ba, chuẩn hóa hồ sơ kế toán – thuế.

Theo Luật Kế toán 2015, các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán; người lập, người duyệt và người ký trên chứng từ phải chịu trách nhiệm về nội dung chứng từ.

Thứ tư, hạn chế rủi ro chi phí không hợp lý.

Quy chế tài chính giúp doanh nghiệp xác định điều kiện hồ sơ đối với từng khoản chi, từ đó giảm rủi ro khi giải trình với cơ quan thuế hoặc kiểm toán.

Thứ năm, kiểm soát tài sản và công nợ.

Nếu không có quy trình bàn giao, kiểm kê, đối chiếu và xử lý trách nhiệm, doanh nghiệp rất dễ thất thoát tài sản hoặc bỏ sót công nợ phải thu.

Thứ sáu, tạo căn cứ xử lý nội bộ.

Khi phát sinh chi sai, thiếu chứng từ, tạm ứng quá hạn, làm mất tài sản hoặc sử dụng ngân sách sai mục đích, Quy chế tài chính là căn cứ để yêu cầu bổ sung hồ sơ, hoàn trả, bồi thường hoặc xử lý trách nhiệm.

Cơ sở pháp lý khi xây dựng Quy chế tài chính doanh nghiệp

Quy chế tài chính là văn bản nội bộ, nhưng không thể xây dựng tách rời khỏi hệ thống pháp luật về doanh nghiệp, kế toán, thuế, hóa đơn chứng từ, lao động và quản lý tài sản. Khi xây dựng Quy chế tài chính, doanh nghiệp cần lưu ý tối thiểu các nhóm căn cứ sau:

Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty

Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty là căn cứ để xác định cơ cấu quản trị, thẩm quyền của Chủ sở hữu, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị, Giám đốc/Tổng Giám đốc và các chức danh quản lý khác.

Đối với công ty cổ phần, có thể tham khảo các quy định về thẩm quyền của Hội đồng quản trị và Giám đốc/Tổng Giám đốc tại Luật Doanh nghiệp 2020, đặc biệt khi xây dựng nội dung về phân cấp phê duyệt, ký kết hợp đồng, quyết định giao dịch, quản lý tài sản và ban hành quy chế quản lý nội bộ.

Tuy nhiên, thẩm quyền cụ thể còn phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp, Điều lệ, quy chế tổ chức quản lý nội bộ và quyết định phân quyền/phân cấp của từng doanh nghiệp.

Luật Kế toán

Luật Kế toán là căn cứ quan trọng khi xây dựng các nội dung về chứng từ kế toán, sổ sách, báo cáo, lưu trữ hồ sơ, kiểm kê tài sản và trách nhiệm của người lập, người duyệt, người ký chứng từ.

Khi xây dựng Quy chế tài chính, doanh nghiệp nên lưu ý các nội dung như: yêu cầu lập chứng từ cho nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; chữ ký trên chứng từ; chứng từ chi tiền; hóa đơn; quản lý và sử dụng chứng từ kế toán; bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán. Luật Kế toán 2015 quy định chứng từ chi tiền phải có người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện; chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ giấy.

Luật Kế toán cũng quy định tài liệu kế toán phải được bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ; tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán; người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.

Pháp luật về hóa đơn, chứng từ và quản lý thuế

Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng, cung cấp dịch vụ lập để ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ; nội dung, hình thức hóa đơn, trình tự lập, quản lý và sử dụng hóa đơn được thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế.

Do đó, Quy chế tài chính cần quy định rõ trách nhiệm kiểm tra hóa đơn, thời điểm nhận hóa đơn, điều kiện thanh toán, hồ sơ thanh toán, lưu trữ chứng từ và trách nhiệm của bộ phận đề xuất chi phí. Hiện nay, Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ và có hiệu lực từ ngày 01/6/2025; Thông tư 32/2025/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số nội dung về hóa đơn, chứng từ và cũng có hiệu lực từ ngày 01/6/2025.

Pháp luật thuế thu nhập doanh nghiệp

Khi xây dựng các quy định về chi phí, định mức, hồ sơ thanh toán, công tác phí, tiếp khách, mua sắm, lương thưởng, phụ cấp, phúc lợi và các khoản chi cho người lao động, doanh nghiệp cần rà soát dưới góc độ thuế thu nhập doanh nghiệp.

Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 được ban hành ngày 14/6/2025 và có hiệu lực từ ngày 01/10/2025; Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, có hiệu lực từ ngày 15/12/2025.

Vì vậy, Quy chế tài chính không nên chỉ quy định “được chi” hoặc “không được chi”, mà cần quy định rõ điều kiện hồ sơ để khoản chi có căn cứ ghi nhận, hạch toán và giải trình khi cần thiết.

Quy chế tài chính doanh nghiệp nên có những nội dung gì?

Một Quy chế tài chính đầy đủ nên được thiết kế theo cấu trúc vận hành thực tế của doanh nghiệp. Dưới đây là các nhóm nội dung nên có.

Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

Quy chế cần xác định rõ văn bản này điều chỉnh những hoạt động nào: lập ngân sách, thu, chi, thanh toán, tạm ứng, hoàn ứng, mua sắm, quản lý tài sản, công nợ, hóa đơn, chứng từ, báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và lưu trữ hồ sơ.

Đối tượng áp dụng cần bao gồm Ban Giám đốc, phòng tài chính – kế toán, các phòng ban đề xuất chi, người lao động, người được giao quản lý tài sản và các cá nhân/bộ phận có liên quan.

Nguyên tắc quản lý tài chính

Doanh nghiệp cần quy định các nguyên tắc cơ bản như:

Mọi khoản thu, chi phải đúng thẩm quyền.
Mọi khoản chi phải có mục đích hợp lệ, hồ sơ đầy đủ và người chịu trách nhiệm.
Khoản chi phải phù hợp ngân sách hoặc được phê duyệt bổ sung.
Việc thanh toán phải có chứng từ kế toán, hóa đơn hoặc tài liệu thay thế hợp lệ tùy từng trường hợp.
Không một cá nhân nào nên đồng thời nắm toàn bộ các khâu đề xuất, phê duyệt, kiểm tra chứng từ và thanh toán.

Đây là phần quan trọng để bảo đảm tính minh bạch và phân tách trách nhiệm trong quản trị tài chính.

Phân cấp thẩm quyền tài chính

Quy chế tài chính nên có bảng phân quyền hoặc ma trận thẩm quyền, trong đó xác định rõ:

Ai có quyền phê duyệt ngân sách?
Ai có quyền phê duyệt khoản chi trong ngân sách?
Ai có quyền duyệt khoản chi ngoài ngân sách?
Khoản chi từ mức nào phải trình Giám đốc/Tổng Giám đốc?
Khoản chi từ mức nào phải trình HĐTV/HĐQT/Chủ sở hữu?
Ai có quyền ký hợp đồng, phụ lục, nghiệm thu, thanh lý?
Ai được phê duyệt tạm ứng, hoàn ứng, công tác phí?

Doanh nghiệp nên thiết kế hạn mức theo từng loại khoản chi: chi thường xuyên, chi đầu tư, chi mua sắm tài sản, chi marketing, chi nhân sự, chi thuê ngoài, chi dự án, chi tiếp khách, chi công tác phí.

Lập và điều chỉnh ngân sách

Quy chế cần quy định thời điểm lập ngân sách tháng, quý, năm; trách nhiệm của các phòng ban; trách nhiệm tổng hợp của tài chính – kế toán; thẩm quyền phê duyệt; thời hạn gửi kế hoạch và cơ chế điều chỉnh khi phát sinh vượt ngân sách.

Đây là nội dung rất quan trọng với doanh nghiệp đang mở rộng, vì nếu không có ngân sách, mọi khoản chi sẽ dễ bị xử lý theo kiểu “phát sinh đến đâu duyệt đến đó”, dẫn tới khó kiểm soát dòng tiền.

Quy trình đề xuất, phê duyệt và thanh toán chi phí

Một quy trình thanh toán chuẩn nên có tối thiểu các bước:

Bộ phận phát sinh nhu cầu lập đề xuất.
Cấp quản lý trực tiếp kiểm tra nhu cầu và ngân sách.
Người có thẩm quyền phê duyệt.
Kế toán kiểm tra hồ sơ, hóa đơn, chứng từ.
Thực hiện thanh toán.
Lưu hồ sơ.

Quy chế cần tách riêng điều kiện hồ sơ cho từng nhóm khoản chi như: mua hàng hóa, thuê dịch vụ, tiếp khách, công tác phí, thanh toán nhà cung cấp, thanh toán cộng tác viên/freelancer, chi lương thưởng, chi phúc lợi, chi sửa chữa, chi mua sắm tài sản.

Hóa đơn, chứng từ và điều kiện thanh toán

Đây là phần thường bị thiếu hoặc viết quá chung chung. Quy chế tài chính cần quy định rõ hồ sơ thanh toán tối thiểu gồm những gì, ví dụ:

Đề xuất chi phí hoặc đề nghị thanh toán.
Báo giá hoặc hồ sơ lựa chọn nhà cung cấp, nếu có.
Hợp đồng/đơn đặt hàng/thỏa thuận dịch vụ.
Biên bản nghiệm thu/bàn giao/xác nhận hoàn thành.
Hóa đơn điện tử hoặc chứng từ hợp lệ.
Chứng từ thanh toán.
Bảng kê chứng từ, nếu cần.
Phê duyệt của người có thẩm quyền.

Quy chế cũng nên nêu rõ trách nhiệm kiểm tra thông tin hóa đơn, mã số thuế, nội dung hàng hóa/dịch vụ, giá trị thanh toán, thời điểm lập hóa đơn và hình thức thanh toán.

Tạm ứng, hoàn ứng và công tác phí

Với tạm ứng, doanh nghiệp cần quy định:

Trường hợp nào được tạm ứng.
Ai được đề nghị tạm ứng.
Hạn mức tạm ứng.
Thời hạn hoàn ứng.
Hồ sơ hoàn ứng.
Cách xử lý khi quá hạn hoặc thiếu chứng từ.
Có được tạm ứng tiếp khi chưa hoàn ứng khoản cũ hay không.

Với công tác phí, cần quy định điều kiện đi công tác, thẩm quyền cử đi công tác, mức chi vé máy bay/tàu xe/khách sạn/taxi/phụ cấp lưu trú, hồ sơ thanh toán và nguyên tắc xử lý khoản chi vượt định mức.

Mua sắm, lựa chọn nhà cung cấp và quản lý hợp đồng

Quy chế tài chính nên quy định khi nào phải có báo giá, số lượng báo giá tối thiểu, trường hợp được chỉ định nhà cung cấp, nguyên tắc so sánh báo giá, người phê duyệt lựa chọn nhà cung cấp và hồ sơ thanh toán sau mua sắm.

Với khoản mua sắm có giá trị lớn, doanh nghiệp nên có biên bản lựa chọn nhà cung cấp hoặc tờ trình giải thích lý do lựa chọn. Điều này giúp hạn chế rủi ro mua sắm tùy tiện, nâng giá, thiếu minh bạch hoặc thiếu căn cứ thanh toán.

Quản lý tài sản, công cụ dụng cụ và vật tư

Quy chế cần quy định toàn bộ vòng đời của tài sản:

Đề xuất mua sắm.
Phê duyệt mua sắm.
Ghi nhận tài sản.
Mã hóa/sổ theo dõi tài sản.
Bàn giao cho người sử dụng.
Điều chuyển tài sản.
Sửa chữa, bảo dưỡng.
Kiểm kê định kỳ.
Xử lý mất mát, hư hỏng.
Thanh lý tài sản.

Nội dung này đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp xây dựng, thương mại, sản xuất, logistics, công nghệ, văn phòng có nhiều thiết bị hoặc doanh nghiệp có tài sản giao cho người lao động sử dụng.

Quản lý doanh thu, công nợ và dòng tiền

Quy chế tài chính không chỉ điều chỉnh khoản chi, mà còn cần kiểm soát doanh thu và công nợ.

Doanh nghiệp nên quy định nguyên tắc ghi nhận doanh thu, trách nhiệm xuất hóa đơn, theo dõi công nợ phải thu/phải trả, đối chiếu công nợ định kỳ, báo cáo công nợ quá hạn, biện pháp nhắc nợ, xử lý nợ xấu và trách nhiệm của bộ phận kinh doanh/kế toán.

Đối với dòng tiền, cần có báo cáo dòng tiền định kỳ để CEO biết doanh nghiệp đang có bao nhiêu tiền, khoản nào sắp thu, khoản nào sắp chi, khoản nào có rủi ro chậm thanh toán.

Chi phí lương, thưởng, phụ cấp, phúc lợi và khoản chi cho người lao động

Quy chế tài chính cần liên kết với hợp đồng lao động, thang bảng lương, quy chế tiền lương, quy chế KPI, chính sách thưởng, chính sách phúc lợi, hồ sơ BHXH và hồ sơ thuế TNCN.

Nếu nội dung này không thống nhất, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro khi xử lý tranh chấp lao động, tính chi phí nhân sự, xác định nghĩa vụ bảo hiểm, thuế TNCN hoặc giải trình khoản chi cho người lao động.

Báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và lưu trữ hồ sơ

Quy chế cần quy định các loại báo cáo phải lập, thời hạn lập, người lập, người kiểm tra và người phê duyệt.

Các báo cáo nên có gồm: báo cáo tài chính, báo cáo dòng tiền, báo cáo công nợ, báo cáo ngân sách, báo cáo chi phí theo phòng ban, báo cáo tài sản, báo cáo tạm ứng/hoàn ứng và báo cáo quản trị khác theo yêu cầu của Ban Giám đốc.

Đối với hồ sơ kế toán, Luật Kế toán 2015 quy định tài liệu kế toán phải được lưu trữ tối thiểu 05 năm đối với tài liệu dùng cho quản lý, điều hành; tối thiểu 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Kiểm soát nội bộ và xử lý vi phạm

Quy chế tài chính cần có cơ chế kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất đối với chứng từ, khoản chi, tạm ứng, công nợ, tài sản, hợp đồng và báo cáo tài chính nội bộ.

Các hành vi vi phạm cần được liệt kê rõ, ví dụ:

Chi không đúng thẩm quyền.
Thanh toán thiếu chứng từ.
Tạm ứng quá hạn.
Không hoàn ứng.
Sử dụng tài sản sai mục đích.
Làm mất, hư hỏng tài sản.
Không đối chiếu công nợ.
Không lưu hồ sơ.
Tự ý cam kết chi phí hoặc ký hợp đồng vượt thẩm quyền.

Hình thức xử lý có thể bao gồm: yêu cầu bổ sung hồ sơ, từ chối thanh toán, yêu cầu hoàn trả, bồi thường thiệt hại, xử lý kỷ luật lao động hoặc chuyển cơ quan có thẩm quyền nếu có dấu hiệu vi phạm pháp luật.

Tiêu chí rà soát khi xây dựng Quy chế tài chính doanh nghiệp

Khi rà soát hoặc xây dựng mới Quy chế tài chính, CEO không nên chỉ hỏi “đã có văn bản hay chưa”, mà cần đánh giá theo các tiêu chí sau:

Quy chế có phù hợp với mô hình vận hành không?

Một quy chế mẫu dùng chung thường không đủ. Doanh nghiệp cần rà soát xem quy chế đã phù hợp với loại hình doanh nghiệp, cơ cấu phòng ban, ngành nghề, quy mô nhân sự, đặc thù doanh thu, đặc thù chi phí và cách vận hành thực tế hay chưa.

Ví dụ, doanh nghiệp xây dựng cần kiểm soát vật tư, công trình, nghiệm thu, nhà thầu phụ, tạm ứng công trường. Doanh nghiệp thương mại cần kiểm soát tồn kho, nhà cung cấp, công nợ, chiết khấu, đổi trả hàng. Doanh nghiệp dịch vụ cần kiểm soát hợp đồng, nghiệm thu dịch vụ, nhân sự dự án và chi phí thuê ngoài.

Quy chế có rõ thẩm quyền không?

Quy chế cần trả lời rõ: ai được đề xuất, ai được duyệt, ai được ký, ai được thanh toán, ai kiểm tra chứng từ và ai chịu trách nhiệm cuối cùng.

Nếu chỉ ghi “Ban Giám đốc phê duyệt” nhưng không nói rõ cấp nào, hạn mức bao nhiêu, trường hợp nào cần HĐQT/HĐTV/Chủ sở hữu thì khi vận hành rất dễ phát sinh tranh cãi.

Quy chế có đủ quy trình không?

Một Quy chế tài chính tốt phải có quy trình thực hiện, không chỉ nêu nguyên tắc. Các quy trình tối thiểu gồm:

Quy trình lập ngân sách.
Quy trình đề xuất chi phí.
Quy trình phê duyệt chi phí.
Quy trình thanh toán.
Quy trình tạm ứng – hoàn ứng.
Quy trình mua sắm.
Quy trình quản lý tài sản.
Quy trình đối chiếu công nợ.
Quy trình lưu trữ chứng từ.
Quy trình xử lý vi phạm.

Quy chế có đủ biểu mẫu không?

Nếu chỉ có quy chế nhưng không có biểu mẫu, doanh nghiệp rất khó áp dụng thống nhất. Bộ biểu mẫu nên có:

Phiếu đề xuất chi phí.
Đề nghị tạm ứng.
Đề nghị thanh toán.
Đề nghị hoàn ứng.
Bảng kê chứng từ.
Biên bản nghiệm thu/bàn giao.
Biên bản đối chiếu công nợ.
Biên bản bàn giao tài sản.
Biên bản kiểm kê tài sản.
Biên bản thanh lý tài sản.
Báo cáo ngân sách.
Báo cáo dòng tiền.
Checklist hồ sơ thanh toán.

Quy chế có gắn với hồ sơ thuế và kế toán không?

Một số doanh nghiệp xây Quy chế tài chính theo hướng quản trị nội bộ nhưng lại không gắn với điều kiện hồ sơ kế toán, hóa đơn chứng từ và nghĩa vụ thuế. Điều này khiến quy chế có thể áp dụng được trong nội bộ nhưng vẫn không đủ căn cứ khi giải trình với cơ quan thuế hoặc kiểm toán.

Do đó, với mỗi khoản chi, Quy chế tài chính nên xác định rõ hồ sơ bắt buộc, điều kiện thanh toán và người chịu trách nhiệm cung cấp chứng từ.

Quy chế có cơ chế xử lý vi phạm không?

Quy chế chỉ có giá trị thực tế khi có cơ chế áp dụng và xử lý vi phạm. Doanh nghiệp cần quy định rõ trường hợp nào bị từ chối thanh toán, trường hợp nào phải hoàn trả, trường hợp nào bị xử lý trách nhiệm vật chất, trường hợp nào bị xử lý kỷ luật.

Các lỗi thường gặp khi xây dựng Quy chế tài chính

Một số lỗi phổ biến doanh nghiệp thường gặp gồm:

Quy chế viết quá chung, không có quy trình cụ thể.
Không có ma trận phân quyền theo hạn mức.
Không tách riêng các loại khoản chi.
Không quy định hồ sơ thanh toán tối thiểu.
Không có quy định về tạm ứng và hoàn ứng.
Không kiểm soát công nợ và dòng tiền.
Không có cơ chế quản lý tài sản.
Không có biểu mẫu áp dụng kèm theo.
Không thống nhất với Điều lệ, quy chế phân quyền, quy chế tiền lương và hợp đồng lao động.
Không cập nhật theo pháp luật về hóa đơn, chứng từ và thuế.

Những lỗi này không chỉ làm giảm hiệu quả quản trị tài chính, mà còn có thể tạo rủi ro về thuế, kế toán, tranh chấp nội bộ và trách nhiệm của người quản lý.

Doanh nghiệp nên bắt đầu xây Quy chế tài chính từ đâu?

Doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng 05 bước:

Bước 1: Rà soát mô hình vận hành hiện tại

Xác định các nguồn thu, nhóm chi phí, quy trình mua sắm, quy trình thanh toán, tài sản, công nợ và các điểm rủi ro.

Bước 2: Rà soát thẩm quyền theo Điều lệ và thực tế quản trị

Xác định ai có quyền quyết định, ai đang thực tế phê duyệt và có cần ban hành quyết định phân quyền hay không.

Bước 3: Xây dựng cấu trúc Quy chế tài chính

Thiết kế các chương mục theo dòng vận hành: ngân sách, thu chi, thanh toán, tạm ứng, mua sắm, tài sản, công nợ, báo cáo, lưu trữ, kiểm soát và xử lý vi phạm.

Bước 4: Xây dựng biểu mẫu áp dụng

Quy chế nên đi kèm bộ biểu mẫu để phòng ban có thể dùng ngay.

Bước 5: Ban hành, phổ biến và rà soát định kỳ

Sau khi ban hành, doanh nghiệp cần phổ biến cho các phòng ban, hướng dẫn áp dụng và rà soát định kỳ khi pháp luật hoặc mô hình vận hành thay đổi.

Quy chế tài chính không phải là văn bản chỉ dành cho kế toán. Đây là công cụ quản trị nội bộ giúp CEO kiểm soát dòng tiền, chi phí, thẩm quyền phê duyệt, hóa đơn chứng từ, tài sản, công nợ và trách nhiệm của từng bộ phận.

Một Quy chế tài chính tốt cần đáp ứng 04 yêu cầu: đúng pháp luật, rõ thẩm quyền, có quy trình kiểm soát và có hồ sơ/biểu mẫu chứng minh cho từng giao dịch tài chính phát sinh.

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng phải chuẩn hóa hồ sơ nội bộ, quản trị dòng tiền chặt chẽ và đáp ứng yêu cầu về kế toán – thuế – kiểm toán, việc xây dựng Quy chế tài chính là một bước quan trọng để giảm rủi ro và nâng cao năng lực quản trị.

Dịch vụ xây dựng và rà soát Quy chế tài chính tại Justeps Legal

Justeps hỗ trợ doanh nghiệp rà soát, xây dựng và chuẩn hóa hệ thống Quy chế tài chính, bao gồm:

Rà soát hiện trạng quy trình tài chính – kế toán – thanh toán.
Xây dựng Quy chế tài chính doanh nghiệp.
Xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ.
Xây dựng ma trận phân quyền/phân cấp phê duyệt.
Xây dựng quy trình thanh toán, tạm ứng, hoàn ứng, công tác phí.
Xây dựng quy trình mua sắm, lựa chọn nhà cung cấp, quản lý hợp đồng.
Xây dựng quy trình quản lý tài sản, công cụ dụng cụ, vật tư.
Xây dựng bộ biểu mẫu tài chính nội bộ.
Rà soát sự thống nhất giữa Quy chế tài chính, Điều lệ, Quy chế phân quyền, Quy chế tiền lương, HĐLĐ và hồ sơ thuế.