Doanh nghiệp cần lưu ý gì về tiền lương làm thêm giờ tiền lương làm ban đêm sau các công văn mới của cơ quan thuế

Trong thời gian gần đây, một số công văn của cơ quan thuế đã làm rõ hơn cách xử lý thuế đối với tiền lương làm thêm giờ, tiền lương làm việc ban đêm và tiền tăng ca vượt mức. Đây là nhóm khoản chi rất phổ biến trong doanh nghiệp sản xuất, may mặc, xây dựng, logistics, vận hành ca kíp, nhưng cũng là nhóm dễ phát sinh rủi ro khi quyết toán thuế TNCN, thuế TNDN và khi cơ quan lao động kiểm tra.

Đáng chú ý có hai công văn mới từ cơ quan thuế bao gồm Công văn số 7077/NBI-QLDN3 ngày 26/5/2026 của Thuế tỉnh Ninh Bình trả lời Công ty TNHH S-Mac HT Vina về thuế TNCN đối với tiền lương, tiền công. Công văn này được đăng trên cổng thông tin của cơ quan thuế Ninh Bình và Công văn số 5389/TNI-QLDN1 ngày 04/6/2026 của Thuế tỉnh Tây Ninh trả lời Công ty TNHH Toyoshima Long An Garment về vấn đề tăng ca vượt mức quy định. Công văn này được đăng trên cổng thông tin của Thuế tỉnh Tây Ninh.

Tiền lương làm ban đêm và làm thêm giờ đúng luật thuộc diện miễn thuế TNCN

Theo khoản 8 Điều 4 Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15, thu nhập được miễn thuế bao gồm: “Tiền lương làm việc ban đêm, làm thêm giờ, tiền lương, tiền công trả cho những ngày không nghỉ phép theo quy định của pháp luật.”

Đây là điểm rất đáng chú ý so với cách hiểu trước đây theo cơ chế cũ, bởi Luật Thuế TNCN 2025 đã ghi nhận nhóm thu nhập miễn thuế theo hướng trực tiếp hơn đối với tiền lương làm việc ban đêm, làm thêm giờ. Cổng thông tin Chính phủ khi giới thiệu Luật Thuế TNCN 2025 cũng nêu nội dung mới là bổ sung miễn thuế đối với toàn bộ tiền lương làm việc ban đêm, làm thêm giờ và tiền lương, tiền công trả cho những ngày không nghỉ phép theo quy định pháp luật.

Tuy nhiên, điều kiện quan trọng nằm ở cụm từ: “theo quy định của pháp luật.” Nghĩa là không phải cứ doanh nghiệp gọi một khoản là “tiền tăng ca”, “tiền ca đêm”, “phụ cấp làm thêm” thì tự động được miễn thuế TNCN. Khoản đó phải thực sự phát sinh từ thời gian làm việc ban đêm hoặc làm thêm giờ hợp pháp, được xác định theo quy định của Bộ luật Lao động, nội quy lao động, thỏa thuận lao động và hồ sơ chấm công, bảng lương của doanh nghiệp.

Giờ làm việc ban đêm được xác định thế nào

Theo Điều 106 Bộ luật Lao động 2019, giờ làm việc ban đêm được tính từ 22 giờ đến 06 giờ sáng ngày hôm sau. Vì vậy, khi doanh nghiệp muốn tách khoản tiền lương làm việc ban đêm để xác định phần thu nhập miễn thuế TNCN, hồ sơ nội bộ phải chứng minh được:

Người lao động thực tế làm việc trong khung giờ từ 22h đến 06h; có bảng chấm công hoặc dữ liệu máy chấm công thể hiện giờ làm; bảng lương có dòng riêng hoặc công thức riêng cho tiền lương làm ban đêm; quy chế tiền lương hoặc nội quy lao động có quy định về cách tính tiền lương ca đêm.

Nếu bảng lương chỉ ghi chung một khoản “phụ cấp ca”, “hỗ trợ ca”, “thưởng chuyên cần”, “hỗ trợ sản xuất” nhưng không chứng minh được đó là tiền lương làm việc ban đêm theo Điều 106 Bộ luật Lao động thì khi bị kiểm tra, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro bị loại khỏi diện miễn thuế TNCN.

Làm thêm giờ phải đáp ứng đồng thời điều kiện lao động

Theo Điều 107 Bộ luật Lao động 2019, làm thêm giờ là khoảng thời gian làm việc ngoài thời giờ làm việc bình thường theo pháp luật, thỏa ước lao động tập thể hoặc nội quy lao động. Người sử dụng lao động chỉ được sử dụng người lao động làm thêm giờ khi có sự đồng ý của người lao động và phải bảo đảm giới hạn: không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong 01 ngày; nếu áp dụng thời giờ làm việc theo tuần thì tổng giờ làm bình thường và làm thêm không quá 12 giờ/ngày; không quá 40 giờ/tháng; không quá 200 giờ/năm, trừ các trường hợp được làm thêm đến 300 giờ/năm.

Một số ngành, nghề, công việc được làm thêm không quá 300 giờ/năm, trong đó có sản xuất, gia công xuất khẩu sản phẩm hàng dệt, may, da, giày, điện, điện tử; chế biến nông, lâm, diêm nghiệp, thủy sản; sản xuất, cung cấp điện, viễn thông, lọc dầu, cấp thoát nước; công việc cấp bách, thời vụ hoặc phát sinh do yếu tố khách quan. Khi tổ chức làm thêm theo nhóm từ trên 200 giờ đến 300 giờ/năm, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh.

Nghị định 145/2020/NĐ-CP cũng quy định cụ thể việc thông báo tổ chức làm thêm từ trên 200 giờ đến 300 giờ/năm phải thực hiện chậm nhất sau 15 ngày kể từ ngày thực hiện làm thêm; văn bản thông báo theo Mẫu số 02/PLIV Phụ lục IV ban hành kèm theo Nghị định.

Làm thêm vượt mức có thể không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Công văn số 5389/TNI-QLDN1 của Thuế tỉnh Tây Ninh có điểm rất đáng chú ý: đối với trường hợp doanh nghiệp thuộc ngành may gia công hàng xuất khẩu, nếu tổ chức làm thêm từ trên 200 giờ đến 300 giờ/năm thì phải thực hiện thông báo theo Điều 62 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Trường hợp vượt mức thời gian quy định của pháp luật lao động thì phần vượt mức không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Cơ sở pháp lý cho hướng dẫn này là khoản 23 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Theo đó, khoản chi không đáp ứng điều kiện chi, nội dung chi theo pháp luật chuyên ngành là khoản chi không được trừ; trong đó nêu rõ khoản chi cho làm thêm giờ vượt mức thời gian quy định của pháp luật về lao động là khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Như vậy, căn cứ các vấn đề pháp lý nêu trên, doanh nghiệp cần chia thành hai lưu ý chính, bao gồm:

Về phía người lao động, nếu họ thực tế có làm thêm, doanh nghiệp vẫn phải trả lương làm thêm giờ theo Bộ luật Lao động.

Nhưng về phía thuế TNDN, nếu doanh nghiệp tổ chức làm thêm vượt mức pháp luật lao động cho phép hoặc không đáp ứng điều kiện thông báo, hồ sơ, giới hạn thời gian, thì phần chi làm thêm vượt mức có nguy cơ bị loại khỏi chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.

Tiền lương làm thêm giờ phải được tính đúng tỷ lệ theo Bộ luật Lao động

Theo Điều 98 Bộ luật Lao động 2019, người lao động làm thêm giờ được trả lương ít nhất bằng 150% vào ngày thường, 200% vào ngày nghỉ hằng tuần và 300% vào ngày nghỉ lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương, chưa kể tiền lương ngày lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương đối với người hưởng lương ngày. Người lao động làm việc vào ban đêm được trả thêm ít nhất 30%; nếu làm thêm giờ vào ban đêm thì ngoài các khoản trên còn được trả thêm 20% tiền lương tính theo đơn giá hoặc tiền lương theo công việc làm vào ban ngày.

Do đó, khi thiết kế bảng lương, doanh nghiệp không nên chỉ cộng một khoản tiền tăng ca thủ công mà cần có công thức rõ:

Lương giờ thực trả; số giờ làm thêm ngày thường; số giờ làm thêm ngày nghỉ hằng tuần; số giờ làm thêm ngày lễ, tết; số giờ làm việc ban đêm; số giờ làm thêm vào ban đêm; tỷ lệ nhân tương ứng theo luật.

Khi cơ quan thuế hoặc cơ quan lao động kiểm tra, doanh nghiệp cần giải trình được vì sao phát sinh số tiền làm thêm đó, số giờ tương ứng là bao nhiêu, thuộc loại làm thêm nào và có vượt giới hạn pháp luật hay không.

Thời điểm áp dụng quy định miễn thuế TNCN theo Luật Thuế TNCN 2025

Luật Thuế TNCN số 109/2025/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/7/2026. Tuy nhiên, riêng các quy định liên quan đến thu nhập từ kinh doanh, tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú được áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026.

Đồng thời, Điều 8 Luật Thuế TNCN 2025 quy định thời điểm xác định thu nhập tính thuế từ tiền lương, tiền công là thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho người nộp thuế hoặc thời điểm người nộp thuế nhận được thu nhập.

Điều này có nghĩa là khi xử lý thuế TNCN đối với khoản lương làm ban đêm, làm thêm giờ phát sinh trong năm 2026, doanh nghiệp cần kiểm tra đồng thời kỳ tính thuế, thời điểm chi trả và tình trạng cư trú của người lao động.

Rủi ro thực tế đối với doanh nghiệp

Từ hai công văn nêu trên, có thể thấy cơ quan thuế không chỉ nhìn vào tên gọi khoản chi trên bảng lương, mà sẽ kiểm tra bản chất và hồ sơ chứng minh.

Rủi ro thứ nhất là rủi ro thuế TNCN. Nếu doanh nghiệp đưa một khoản phụ cấp, thưởng, hỗ trợ vào nhóm “làm thêm giờ” hoặc “làm ban đêm” nhưng không có căn cứ chấm công, không có công thức, không có quy chế tiền lương, khoản đó có thể không được chấp nhận là thu nhập miễn thuế.

Rủi ro thứ hai là rủi ro thuế TNDN. Nếu doanh nghiệp trả tiền tăng ca vượt quá giới hạn pháp luật lao động, phần vượt mức có thể bị loại khi xác định chi phí được trừ theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Rủi ro thứ ba là rủi ro lao động. Nếu làm thêm không có sự đồng ý của người lao động, vượt giới hạn giờ làm thêm, không thông báo khi làm thêm từ trên 200 giờ đến 300 giờ/năm, hoặc không trả đúng tỷ lệ lương làm thêm, doanh nghiệp có thể bị xử lý theo pháp luật lao động.

Rủi ro thứ tư là rủi ro hệ thống bảng lương. Nhiều doanh nghiệp đang để bảng lương quá đơn giản, ví dụ chỉ có “lương cơ bản”, “phụ cấp”, “tăng ca”, “thưởng”, nhưng không có cột giờ làm thêm, loại giờ làm thêm, tỷ lệ tính, ca đêm, ngày nghỉ, ngày lễ. Khi bị thanh tra, rất khó giải trình khoản nào được miễn TNCN, khoản nào là chi phí hợp lệ, khoản nào là khoản vượt mức.

Doanh nghiệp nên rà soát lại những gì

Doanh nghiệp nên rà soát ngay các nhóm hồ sơ sau:

Thứ nhất, nội quy lao động và quy định thời giờ làm việc. Nội quy cần thể hiện rõ thời giờ làm việc bình thường, làm việc theo ca, làm ban đêm, nghỉ hằng tuần, làm thêm giờ và nguyên tắc huy động làm thêm.

Thứ hai, quy chế tiền lương. Quy chế cần có công thức tính tiền lương làm thêm giờ, làm việc ban đêm, làm thêm vào ban đêm, tiền lương ngày nghỉ lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương.

Thứ ba, hồ sơ đồng ý làm thêm giờ của người lao động. Nên có phiếu đăng ký/phiếu xác nhận làm thêm, kế hoạch tăng ca hoặc xác nhận điện tử phù hợp với cách vận hành của doanh nghiệp.

Thứ tư, bảng chấm công và bảng lương. Bảng chấm công cần thể hiện được giờ vào, giờ ra, ca làm việc, giờ làm thêm, giờ ban đêm. Bảng lương cần tách riêng các dòng tiền lương làm thêm giờ và tiền lương làm việc ban đêm.

Thứ năm, hồ sơ thông báo làm thêm từ trên 200 giờ đến 300 giờ/năm. Đối với doanh nghiệp thuộc nhóm ngành được phép làm thêm đến 300 giờ/năm, cần theo dõi số giờ làm thêm lũy kế của từng người lao động và thực hiện thông báo đúng thời hạn, đúng mẫu.

Thứ sáu, quy trình quyết toán thuế TNCN và TNDN. Bộ phận nhân sự, kế toán và pháp chế cần thống nhất cách phân loại khoản chi trên bảng lương để tránh tình trạng nhân sự gọi là “tăng ca”, kế toán hạch toán là “phụ cấp”, còn khi quyết toán thuế lại không có căn cứ chứng minh.

Hai công văn của Thuế tỉnh Ninh Bình và Thuế tỉnh Tây Ninh cho thấy một thông điệp rất rõ: tiền lương làm thêm giờ, làm việc ban đêm có thể được miễn thuế TNCN nếu phát sinh đúng theo quy định pháp luật; nhưng nếu doanh nghiệp tổ chức tăng ca vượt mức hoặc không đủ hồ sơ chứng minh, khoản chi có thể trở thành rủi ro khi quyết toán thuế TNDN và khi thanh tra lao động.

Doanh nghiệp không nên chỉ xử lý vấn đề này ở bước quyết toán thuế, mà cần thiết kế lại từ gốc: nội quy lao động, quy chế tiền lương, bảng chấm công, bảng lương, hồ sơ làm thêm giờ và quy trình phê duyệt tăng ca. Khi hệ thống hồ sơ rõ ngay từ đầu, doanh nghiệp vừa bảo vệ được quyền lợi người lao động, vừa giảm rủi ro bị truy thu, loại chi phí hoặc xử phạt khi cơ quan nhà nước kiểm tra.

Mọi thông tin vui lòng liên hệ:

Email: info@justepslegal.com