CHECKLIST RÀ SOÁT HỒ SƠ NHÂN CÔNG THỜI VỤ/GIAO KHOÁN CÔNG VIỆC: DOANH NGHIỆP CẦN LƯU Ý GÌ?

Cần phân biệt bản chất và tên Hợp đồng

Nhiều doanh nghiệp đang sử dụng nhân công thời vụ, tổ đội khoán việc hoặc cá nhân nhận việc theo từng hạng mục, đặc biệt trong các lĩnh vực xây dựng, sản xuất, dịch vụ, kho bãi, vận hành dự án. Cách xử lý phổ biến là ký “Hợp đồng giao khoán công việc” thay vì hợp đồng lao động. Mục tiêu thường là để linh hoạt nhân sự, giảm thủ tục, giảm áp lực về bảo hiểm và dễ xử lý chi phí.

Cơ quan thuế, cơ quan bảo hiểm hoặc cơ quan quản lý lao động không chỉ nhìn vào tên hợp đồng mà họ sẽ nhìn vào bản chất của công việc, cách hai bên thực hiện công việc trên thực tế.

Nếu người nhận khoán làm việc hằng ngày, có ca/kíp, chịu sự điều hành trực tiếp, được chấm công, nhận tiền theo ngày hoặc theo tháng, làm liên tục như nhân viên nội bộ, thì dù hợp đồng ghi là “giao khoán”, quan hệ này vẫn có thể bị xem xét lại là quan hệ lao động theo Bộ luật lao động 2019.

Khi đó, doanh nghiệp có thể bị đặt vấn đề về:

– Truy đóng bảo hiểm xã hội;
– Truy thu thuế TNCN, phạt và tiền chậm nộp;
– Loại chi phí nhân công khi quyết toán thuế;
– Không chứng minh được chi phí hợp lý, hợp lệ;
– Bị đánh giá là dùng hợp đồng giao khoán để che giấu quan hệ lao động.

Vì vậy, điều quan trọng không phải là đặt tên hợp đồng thế nào, mà là hồ sơ và cách thực hiện có đúng bản chất giao khoán hay không.

Hợp đồng giao khoán phải gắn với đầu việc, khối lượng hoặc kết quả

Một hợp đồng giao khoán an toàn không nên viết theo kiểu chung chung như: “Làm phụ hồ”; “Làm công nhật”; “Làm việc theo ngày”; “Hỗ trợ thi công”; “Làm theo sự phân công của công ty”.

Mặc dù có phát sinh việc giao khoán trên thực tế, tuy nhiên hồ sơ chứng từ không rõ ràng, hoặc sử dụng những cách ghi này rất dễ khiến khoản chi bị nhìn như tiền lương, tiền công.

Thay vào đó, hợp đồng nên mô tả theo đầu việc cụ thể, khối lượng cụ thể hoặc kết quả đầu ra cụ thể. Ví dụ cần thể hiện rõ khối lượng công việc chi tiết như:

– Bóc dỡ bao nhiêu m³ vật liệu;
– Hoàn thiện bao nhiêu m² công trình;
– Vệ sinh khu vực nào;
– Bàn giao hạng mục nào;
– Hoàn thành sản phẩm gì;
– Nghiệm thu theo tiêu chuẩn nào.

Tiền thanh toán cũng nên gắn với kết quả hoàn thành, không nên chỉ gắn với số ngày làm việc. Nếu có tổ đội cùng thực hiện, cần có danh sách từng người, phần việc tương ứng và số tiền được nhận.

Theo phân tích ở trên, đã là giao khoán thì phải chứng minh được doanh nghiệp thuê để nhận một kết quả công việc rõ ràng, chứ không thuê đến để theo dõi giám sát như người lao động thường xuyên.

Những hồ sơ doanh nghiệp nên có khi tiến hành giao khoán

Để khoản chi nhân công thời vụ/giao khoán có cơ sở giải trình, ngoài cần có hợp đồng ghi rõ nội dung phạm vi công việc, thì doanh nghiệp còn cần phải chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm những tài liệu sau:

Hồ sơ phê duyệt nội bộ

Doanh nghiệp nên có đề xuất hoặc phiếu trình thuê nhân công giao khoán, trong đó nêu rõ lý do thuê, công trình/dự án, hạng mục công việc, thời gian dự kiến, dự toán chi phí và người phê duyệt.

Phần này giúp chứng minh việc thuê nhân công là có thật, có nhu cầu thật và phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Hợp đồng giao khoán công việc

Hợp đồng cần thể hiện rõ công việc giao khoán, khối lượng, sản phẩm, thời hạn hoàn thành, giá trị thanh toán, điều kiện nghiệm thu, trách nhiệm của các bên, an toàn lao động, bảo mật thông tin và xử lý vi phạm.

Không nên đưa vào hợp đồng các nội dung quá giống hợp đồng lao động như chức danh, ca làm, ngày công, cấp quản lý trực tiếp, lương tháng hoặc nội quy nhân sự như nhân viên chính thức.

Danh sách cá nhân tham gia

Nếu thuê một tổ đội, doanh nghiệp cần lưu danh sách từng cá nhân tham gia, gồm họ tên, CCCD, mã số thuế cá nhân, số điện thoại, số tài khoản, phần việc thực hiện và khoản tiền được nhận.

Nếu chỉ chuyển toàn bộ tiền cho tổ trưởng nhưng không có danh sách, không có phân bổ, không có ủy quyền nhận thay, hồ sơ sẽ rất yếu khi giải trình.

Biên bản nghiệm thu

Đây là phần rất quan trọng.

Với giao khoán công việc, doanh nghiệp nên dùng biên bản nghiệm thu khối lượng, nghiệm thu sản phẩm hoặc nghiệm thu giai đoạn thay vì chỉ dùng bảng chấm công.

Biên bản nghiệm thu nên ghi rõ hạng mục, khối lượng, tiêu chuẩn hoàn thành, thời điểm nghiệm thu, giá trị được thanh toán và chữ ký xác nhận của các bên.

Ngoài biên bản nghiệm thu, doanh nghiệp nên lưu thêm ảnh hiện trường, nhật ký công việc, biên bản bàn giao, xác nhận của quản lý công trình hoặc bộ phận phụ trách nếu có.

Chứng từ thanh toán và thuế

Doanh nghiệp cần kiểm soát chứng từ thanh toán, phiếu chi, ủy nhiệm chi, giấy báo nợ, văn bản ủy quyền nhận tiền nếu một người nhận thay nhiều người.

Về thuế TNCN, cần kiểm tra trường hợp nào phải khấu trừ 10%, trường hợp nào được làm cam kết thu nhập, cá nhân có mã số thuế hay chưa, có đưa vào phụ lục quyết toán thuế năm hay chưa.

Nếu hồ sơ thanh toán và thuế không khớp với hồ sơ giao khoán, chi phí nhân công rất dễ bị đặt câu hỏi khi kiểm tra.

Những lỗi doanh nghiệp hay mắc khi sử dụng nhân công thời vụ/giao khoán công việc

Một số lỗi xuất hiện khá thường xuyên trong đại đa số doanh nghiệp, bao gồm:

– Ký hợp đồng giao khoán nhưng vẫn chấm công theo ngày;
– Trả tiền theo công/ngày/tháng nhưng không có nghiệm thu khối lượng;
– Ghi công việc quá chung chung, không có sản phẩm hoặc kết quả đầu ra;
– Dồn toàn bộ tiền cho tổ trưởng nhưng không có ủy quyền nhận tiền;
– Không lưu CCCD, mã số thuế, thông tin tài khoản của từng cá nhân;
– Không khấu trừ thuế TNCN khi thuộc trường hợp phải khấu trừ;
– Dùng cam kết thu nhập không đúng điều kiện;
– Không đưa cá nhân nhận thu nhập vào hồ sơ quyết toán thuế năm;
– Thanh toán tiền mặt nhưng thiếu phiếu chi, ký nhận, bảng phân bổ;
– Thuê cùng một nhóm người làm liên tục như nhân viên nhưng vẫn để hồ sơ là giao khoán.

Những lỗi này thường không lộ ra ngay tại thời điểm thanh toán. Nhưng khi quyết toán thuế, thanh tra bảo hiểm hoặc có tranh chấp phát sinh, doanh nghiệp sẽ rất khó giải trình nếu hồ sơ không được chuẩn hóa từ đầu.

Doanh nghiệp nên xử lý và chuẩn bị hồ sơ theo đúng tính chất công việc

Nếu doanh nghiệp cần người làm việc thường xuyên, có quản lý trực tiếp, có thời gian làm việc cố định, có trả lương theo thời gian, thì nên xem xét ký hợp đồng lao động và thực hiện nghĩa vụ về lao động, bảo hiểm, thuế theo đúng quy định.

Nếu doanh nghiệp chỉ thuê theo vụ việc, theo hạng mục, theo khối lượng hoặc theo sản phẩm hoàn thành, thì có thể sử dụng hợp đồng giao khoán. Tuy nhiên, hồ sơ phải được thiết kế đúng bản chất: có hợp đồng, có danh sách người thực hiện, có nghiệm thu, có thanh toán hợp lệ, có xử lý thuế TNCN và có tài liệu chứng minh công việc thực tế.

Justeps Legal hỗ trợ doanh nghiệp rà soát và chuẩn hóa hồ sơ nhân công thời vụ/giao khoán

Với các doanh nghiệp sử dụng nhân công thời vụ, tổ đội thi công, nhân công theo vụ việc hoặc cá nhân nhận khoán, Justeps Legal hỗ trợ rà soát và xây dựng bộ hồ sơ theo hướng vừa phù hợp thực tế vận hành, vừa hạn chế rủi ro về thuế, bảo hiểm và lao động.

Dịch vụ của Justeps tập trung vào các nhóm công việc sau:

Rà soát mô hình sử dụng nhân công hiện tại

Justeps xem xét cách doanh nghiệp đang thuê, giao việc, quản lý, chấm công, nghiệm thu và thanh toán cho nhân công thời vụ/giao khoán. Từ đó, phân loại nhóm nào có rủi ro bị xem là quan hệ lao động, nhóm nào có thể tiếp tục xử lý theo hướng giao khoán/dịch vụ.

Tư vấn phương án hợp đồng phù hợp

Không phải trường hợp nào cũng nên dùng hợp đồng giao khoán. Có trường hợp nên ký hợp đồng lao động, có trường hợp nên ký hợp đồng dịch vụ, có trường hợp nên ký hợp đồng giao khoán theo hạng mục, cũng có trường hợp cần làm việc với hộ kinh doanh/nhà thầu phụ.

Justeps hỗ trợ doanh nghiệp chọn đúng loại hồ sơ ngay từ đầu để tránh dùng sai mẫu, sai bản chất.

Soạn và chuẩn hóa bộ hợp đồng giao khoán

Justeps xây dựng mẫu hợp đồng giao khoán theo từng mô hình công việc, trong đó làm rõ phạm vi giao khoán, khối lượng, tiêu chuẩn nghiệm thu, giá trị thanh toán, trách nhiệm an toàn, bảo mật, bàn giao tài sản, xử lý vi phạm và giới hạn trách nhiệm của các bên.

Thiết kế bộ biểu mẫu đi kèm

Ngoài hợp đồng, Justeps hỗ trợ xây dựng các mẫu hồ sơ cần dùng trong thực tế như:

– Phiếu đề xuất thuê nhân công giao khoán;
– Quyết định/phê duyệt thuê khoán;
– Danh sách cá nhân tham gia;
– Bảng phân bổ giá trị thanh toán;
– Biên bản nghiệm thu khối lượng/sản phẩm;
– Mẫu ủy quyền nhận tiền;
– Mẫu cam kết, xác nhận thông tin cá nhân;
– Checklist hồ sơ kế toán cần lưu;
– Checklist xử lý thuế TNCN đối với từng nhóm cá nhân.

Hướng dẫn kế toán, nhân sự và bộ phận vận hành sử dụng hồ sơ

Một bộ mẫu tốt nhưng dùng sai vẫn có rủi ro. Vì vậy, Justeps không chỉ soạn biểu mẫu mà còn hướng dẫn cách áp dụng: khi nào dùng, ai ký, lưu ở đâu, chứng từ nào đi kèm, trường hợp nào phải khấu trừ thuế, trường hợp nào không nên nhận cam kết thu nhập, trường hợp nào cần chuyển khoản riêng cho từng cá nhân.

Rà soát hồ sơ trước kỳ quyết toán hoặc trước khi có thanh tra/kiểm tra

Đối với doanh nghiệp đã phát sinh nhiều khoản chi nhân công thời vụ, Justeps có thể rà soát lại bộ hồ sơ hiện có, chỉ ra điểm thiếu, điểm yếu và đề xuất cách bổ sung chứng từ trong phạm vi phù hợp.

Mục tiêu là giúp doanh nghiệp có đủ một bộ hồ sơ chứng minh được:

– Công việc phát sinh trên thực tế;
– Người thực hiện công việc có thật;
– Doanh nghiệp đã chi trả thực tế đối với lượng công việc phát sinh;
– Thanh toán có căn cứ;
– Thuế TNCN được xử lý đúng;
– Quan hệ giao khoán phù hợp với bản chất thực tế.

Với nhóm chi phí nhân công thời vụ/giao khoán, làm hồ sơ từ đầu luôn dễ hơn rất nhiều so với việc đi giải trình sau khi đã bị kiểm tra.

Doanh nghiệp càng sử dụng nhiều nhân công thời vụ, tổ đội khoán việc hoặc nhân sự theo dự án, càng nên chuẩn hóa bộ hồ sơ này sớm.

Email: info@justepslegal.com