Tổng hợp hệ thống văn bản pháp luật và công văn hướng dẫn về lao động, tiền lương

Để xây dựng và tư vấn hoàn thiện một bộ hồ sơ pháp lý về lao động, tiền lương, chỉ nắm Bộ luật Lao động là chưa đủ.

Một bộ hồ sơ đầy đủ không chỉ có hợp đồng lao động hay nội quy lao động, mà còn bao gồm hệ thống quy chế, quy trình, bảng biểu và chứng từ có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, như:

Hợp đồng lao động; hợp đồng thử việc; nội quy lao động; thỏa ước lao động tập thể; quy chế tiền lương, tiền thưởng và phụ cấp; quy chế đánh giá KPI; bảng chấm công; bảng lương chi tiết; hồ sơ bảo hiểm xã hội; hồ sơ thuế thu nhập cá nhân; chứng từ thanh toán; quy trình tuyển dụng, thử việc, điều chuyển, kỷ luật, chấm dứt hợp đồng và bàn giao công việc.

Muốn xây dựng được hệ thống này đúng pháp luật và có thể vận hành trên thực tế, người tư vấn, doanh nghiệp và bộ phận HR/C&B phải đồng thời nắm được nhiều nhóm quy định khác nhau.

Pháp luật về quan hệ lao động

Đây là lớp pháp lý nền tảng để xác định:

Quan hệ nào là quan hệ lao động;
Loại hợp đồng nào cần ký;
Nội dung bắt buộc của hợp đồng;
Thời gian thử việc;
Thời giờ làm việc và thời giờ nghỉ ngơi;
Làm thêm giờ, làm việc ban đêm;
Điều chuyển, tạm hoãn và chấm dứt hợp đồng;
Kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất;
Đối thoại tại nơi làm việc;
Nội quy lao động và thỏa ước lao động tập thể.

Các văn bản trọng tâm gồm Bộ luật Lao động hiện được hợp nhất tại Văn bản hợp nhất số 18/VBHN-VPQH ngày 12/02/2026; Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn về điều kiện lao động và quan hệ lao động; cùng Nghị định 12/2022/NĐ-CP về xử phạt vi phạm trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội và người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài.

Đây là lý do không thể chỉ tải một mẫu hợp đồng trên mạng rồi thay tên doanh nghiệp. Hợp đồng lao động phải đồng bộ với chức danh, mô tả công việc, địa điểm làm việc, mức lương, thời giờ làm việc, thẩm quyền ký, quy chế tiền lương và hồ sơ bảo hiểm xã hội.

Pháp luật về tiền lương

Khi xây dựng cơ cấu thu nhập, doanh nghiệp phải làm rõ từng khoản:

Lương theo công việc hoặc chức danh;
Phụ cấp lương;
Khoản bổ sung khác;
Tiền làm thêm giờ, làm đêm;
Tiền thưởng và KPI;
Hỗ trợ ăn ca, điện thoại, xăng xe, nhà ở, công tác phí;
Khoản nào tính đóng bảo hiểm xã hội;
Khoản nào chịu thuế thu nhập cá nhân;
Khoản nào có thể được tính là chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.

Từ ngày 01/01/2026, mức lương tối thiểu đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động được thực hiện theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP.

Tuy nhiên, mức lương tối thiểu chỉ là một phần của bài toán. Một bảng lương đúng không chỉ cần bảo đảm mức lương không thấp hơn mức tối thiểu, mà còn phải thể hiện được căn cứ tính lương, ngày công, giờ làm thêm, KPI, phụ cấp, khoản khấu trừ, thuế, bảo hiểm và số tiền thực nhận.

Pháp luật về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp

Hồ sơ lao động và bảng lương phải được đối chiếu với:

Đối tượng thuộc diện tham gia bảo hiểm bắt buộc;
Tiền lương làm căn cứ đóng;
Thời điểm tăng, giảm lao động;
Chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động;
Trách nhiệm khi chậm đóng hoặc trốn đóng;
Hồ sơ cấp và quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT;
Quy trình giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử.

Luật Bảo hiểm xã hội 2024 được hướng dẫn về bảo hiểm xã hội bắt buộc tại Nghị định 158/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/07/2025. Năm 2026, BHXH Việt Nam tiếp tục ban hành Quyết định 366/QĐ-BHXH về quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN và cấp sổ BHXH, thẻ BHYT.

Điều doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý là hợp đồng lao động, bảng lương và hồ sơ khai bảo hiểm phải thống nhất với nhau. Không thể ghi một cơ cấu thu nhập trong hợp đồng nhưng lại sử dụng một cơ cấu khác để tính lương, kê khai thuế hoặc đóng bảo hiểm mà không có hồ sơ giải trình phù hợp.

Pháp luật về việc làm và bảo hiểm thất nghiệp

Luật Việc làm số 74/2025/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/01/2026. Nghị định 318/2025/NĐ-CP tiếp tục hướng dẫn về đăng ký lao động và hệ thống thông tin thị trường lao động từ cùng thời điểm.

Nhóm văn bản này liên quan trực tiếp đến:

Đăng ký và quản lý lao động;
Báo cáo tình hình sử dụng lao động;
Bảo hiểm thất nghiệp;
Hỗ trợ việc làm và đào tạo lại;
Dữ liệu thị trường lao động;
Hồ sơ khi người lao động chấm dứt việc làm.

Doanh nghiệp không nên chỉ quan tâm đến tuyển dụng và trả lương mà bỏ qua nghĩa vụ quản lý, cập nhật và báo cáo lao động.

Pháp luật về thuế thu nhập cá nhân

Một khoản tiền được ghi trong bảng lương chưa đồng nghĩa với việc khoản đó không chịu thuế.

Doanh nghiệp phải xác định:

Khoản nào là thu nhập chịu thuế;
Khoản nào được miễn hoặc không tính vào thu nhập chịu thuế;
Điều kiện về hóa đơn, chứng từ và quy chế nội bộ;
Thời điểm khấu trừ thuế;
Đăng ký người phụ thuộc;
Ủy quyền quyết toán;
Cấp chứng từ khấu trừ;
Quyết toán thuế đối với cá nhân cư trú và không cư trú.

Từ kỳ tính thuế năm 2026, pháp luật thuế TNCN có những thay đổi đáng chú ý về mức giảm trừ gia cảnh và biểu thuế đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công. Cục Thuế cũng đã ban hành Công văn 1296/CT-NVT ngày 04/03/2026 hướng dẫn quyết toán thuế TNCN đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công.

Vì vậy, cơ cấu lương không thể chỉ được xây dựng theo mong muốn “tăng thực nhận” hoặc “giảm thuế”, mà phải dựa trên bản chất khoản chi và hồ sơ chứng minh thực tế.

Pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp – nhóm thường bị bỏ sót

Danh mục pháp luật lao động, tiền lương sẽ chưa đầy đủ nếu không có pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp.

Đây là nhóm quy định giúp xác định:

Khoản tiền lương, tiền công nào được tính vào chi phí được trừ;
Khoản thưởng, phụ cấp và phúc lợi nào cần được ghi nhận trong hợp đồng, quy chế hoặc thỏa ước;
Điều kiện về chứng từ thanh toán;
Trường hợp đã hạch toán nhưng chưa thực chi;
Khoản chi không đúng đối tượng hoặc không đủ hồ sơ;
Chi phí cho người lao động có nguy cơ bị loại khi thanh tra, kiểm tra thuế.

Khung pháp lý hiện nay gồm Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/10/2025; Nghị định 320/2025/NĐ-CP; và Thông tư 20/2026/TT-BTC hướng dẫn thi hành.

Đây chính là điểm giao nhau giữa pháp luật lao động, tiền lương, kế toán và thuế.

Một khoản thưởng có thể phù hợp về mặt lao động, nhưng vẫn có nguy cơ bị loại khỏi chi phí được trừ nếu doanh nghiệp không có quy chế, tiêu chí hưởng, quyết định phê duyệt, bảng tính và chứng từ thanh toán phù hợp.

Pháp luật về công đoàn

Luật Công đoàn số 50/2024/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/07/2025. Doanh nghiệp cần theo dõi các nội dung về:

Kinh phí công đoàn;
Đoàn phí công đoàn;
Quyền của tổ chức công đoàn;
Tham vấn, đối thoại;
Thỏa ước lao động tập thể;
Sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động trong các thủ tục có liên quan.

Nhóm quy định này đặc biệt quan trọng khi xây dựng nội quy lao động, quy trình xử lý kỷ luật, phương án sử dụng lao động hoặc giải quyết tranh chấp tập thể.

Pháp luật về an toàn, vệ sinh lao động

Luật An toàn, vệ sinh lao động số 84/2015/QH13 là căn cứ nền tảng về điều kiện làm việc an toàn, đánh giá nguy cơ rủi ro, huấn luyện, khám sức khỏe, tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp.

Đối với doanh nghiệp sản xuất, xây dựng, thi công, kho vận hoặc sử dụng máy móc, thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt, đây không phải là nhóm hồ sơ “làm cho có”.

Hồ sơ cần được xây dựng gắn với điều kiện lao động thực tế, vị trí công việc, trang bị bảo hộ, huấn luyện, kiểm định máy móc và quy trình xử lý sự cố.

Pháp luật về lao động nước ngoài

Đối với doanh nghiệp sử dụng chuyên gia, nhà quản lý, giám đốc điều hành hoặc lao động kỹ thuật là người nước ngoài, cần rà soát Nghị định 219/2025/NĐ-CP về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Nghị định này có hiệu lực từ ngày 07/08/2025.

Ngoài giấy phép lao động hoặc xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động, doanh nghiệp còn phải đồng bộ hồ sơ với:

Hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dịch vụ;
Thị thực và thẻ tạm trú;
Thuế thu nhập cá nhân;
Bảo hiểm xã hội;
Hồ sơ chuyên môn, kinh nghiệm;
Quy định về bảo mật và chuyển dữ liệu ra nước ngoài.

Pháp luật về dữ liệu cá nhân và bảo mật thông tin nhân sự

Hồ sơ nhân sự thường chứa CCCD, địa chỉ, tài khoản ngân hàng, dữ liệu lương, thông tin sức khỏe, thông tin người phụ thuộc và dữ liệu đánh giá hiệu suất.

Do đó, doanh nghiệp phải rà soát nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP, bao gồm căn cứ xử lý dữ liệu, thông báo xử lý, sự đồng ý, phân quyền truy cập, thời hạn lưu trữ và xử lý sự cố dữ liệu.

Một bộ hồ sơ HR hiện đại không thể chỉ có cam kết bảo mật chung chung mà cần gắn trách nhiệm bảo mật với toàn bộ vòng đời của dữ liệu nhân sự.

Không thể xây dựng hồ sơ lao động, tiền lương theo từng biểu mẫu rời rạc

Một bộ hồ sơ chỉ thực sự vận hành được khi hình thành chuỗi logic:

Cơ cấu tổ chức → chức danh → mô tả công việc → hợp đồng lao động → thang, bảng lương → quy chế lương, thưởng → KPI → chấm công → bảng lương → thanh toán → BHXH → thuế TNCN → thuế TNDN → lưu trữ chứng từ.

Chỉ cần một mắt xích không thống nhất, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro khi:

Người lao động khiếu nại về lương, thưởng;
Cơ quan BHXH xác định lại tiền lương đóng bảo hiểm;
Cơ quan thuế loại chi phí;
Thanh tra lao động kiểm tra nội quy, thời giờ làm việc hoặc hồ sơ nhân sự;
Doanh nghiệp không chứng minh được căn cứ đã chi trả;
Người quản lý không biết phải áp dụng biểu mẫu và quy trình nào.

Vì sao danh mục văn bản lại “khủng” đến như vậy?

Bởi lao động, tiền lương không phải là một lĩnh vực độc lập. Một chính sách tiền lương có thể đồng thời chịu sự điều chỉnh của pháp luật lao động, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân, thuế thu nhập doanh nghiệp, kế toán, công đoàn, an toàn lao động và bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Trong quá trình tư vấn, Justeps thường chắt lọc vấn đề trọng tâm để doanh nghiệp dễ hình dung bức tranh toàn cảnh, thay vì đưa ra một danh sách văn bản dài nhưng không biết áp dụng từ đâu. Tuy nhiên, chắt lọc không đồng nghĩa với giấu nghề. Mục tiêu của Justeps không chỉ là bàn giao một bộ hồ sơ hoàn chỉnh, mà còn giúp doanh nghiệp hiểu: