Chi phí phòng pháp chế thuê ngoài được tính như thế nào?

Chi phí phòng pháp chế thuê ngoài có cố định không?

Chi phí phòng pháp chế thuê ngoài thường không có một mức cố định áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có quy mô, lĩnh vực hoạt động, số lượng hợp đồng, số lượng nhân sự, mức độ rủi ro và nhu cầu pháp lý khác nhau.

Một doanh nghiệp thương mại thường xuyên ký hợp đồng mua bán, phân phối, đại lý sẽ có nhu cầu pháp lý khác với một doanh nghiệp dịch vụ, một công ty công nghệ, một doanh nghiệp xây dựng hoặc một startup đang gọi vốn.

Vì vậy, chi phí phòng pháp chế thuê ngoài thường được xác định dựa trên phạm vi công việc, tần suất phát sinh yêu cầu, mức độ phức tạp của hồ sơ và thời gian đồng hành giữa đơn vị tư vấn với doanh nghiệp.

Có thể hiểu đơn giản: doanh nghiệp cần hỗ trợ pháp lý càng thường xuyên, càng chuyên sâu và càng nhiều đầu việc thì chi phí dịch vụ sẽ càng cao. Ngược lại, nếu doanh nghiệp chỉ cần một đầu mối tư vấn cơ bản, rà soát số lượng hợp đồng vừa phải và hỗ trợ các vấn đề pháp lý thông thường, chi phí có thể được thiết kế linh hoạt hơn.

Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí phòng pháp chế thuê ngoài

Quy mô doanh nghiệp

Quy mô doanh nghiệp là yếu tố đầu tiên ảnh hưởng đến chi phí dịch vụ.

Doanh nghiệp có quy mô nhỏ, ít nhân sự, ít hợp đồng và mô hình vận hành đơn giản thường có nhu cầu pháp lý không quá lớn. Trong trường hợp này, gói phòng pháp chế thuê ngoài có thể tập trung vào tư vấn thường xuyên, rà soát hợp đồng cơ bản, chuẩn hóa hồ sơ nội bộ và hỗ trợ các vấn đề pháp lý phát sinh.

Ngược lại, doanh nghiệp có nhiều phòng ban, nhiều nhân sự, nhiều chi nhánh hoặc nhiều giao dịch thương mại sẽ cần phạm vi hỗ trợ rộng hơn. Khi đó, đơn vị tư vấn có thể phải tham gia nhiều hơn vào việc xây dựng quy chế, rà soát hợp đồng, tư vấn lao động, kiểm soát hồ sơ nội bộ, xử lý công nợ và hỗ trợ ban lãnh đạo trong các quyết định pháp lý quan trọng.

Lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp

Mỗi lĩnh vực kinh doanh có mức độ rủi ro pháp lý khác nhau.

Ví dụ, doanh nghiệp trong lĩnh vực thương mại, phân phối, xây dựng, bất động sản, giáo dục, công nghệ, logistics, tài chính, đầu tư hoặc dịch vụ chuyên ngành thường có nhiều yêu cầu pháp lý phức tạp hơn so với các mô hình kinh doanh đơn giản.

Một số lĩnh vực còn liên quan đến giấy phép con, điều kiện kinh doanh, bảo vệ dữ liệu cá nhân, sở hữu trí tuệ, hợp đồng phức tạp, nghĩa vụ với người tiêu dùng hoặc yêu cầu tuân thủ chuyên ngành. Khi phạm vi pháp lý cần kiểm soát rộng hơn, chi phí dịch vụ phòng pháp chế thuê ngoài cũng cần được tính tương ứng.

Số lượng hợp đồng cần rà soát hoặc soạn thảo

Hợp đồng thường là nhóm công việc chiếm tỷ trọng lớn trong dịch vụ pháp chế thuê ngoài.

Chi phí dịch vụ sẽ phụ thuộc vào việc doanh nghiệp cần rà soát bao nhiêu hợp đồng mỗi tháng, hợp đồng thuộc loại đơn giản hay phức tạp, có cần soạn mới hay chỉ góp ý, có cần đàm phán với đối tác hay không.

Ví dụ, các hợp đồng đơn giản như hợp đồng dịch vụ thông thường, hợp đồng mua bán hàng hóa cơ bản có thể xử lý nhanh hơn. Trong khi đó, hợp đồng hợp tác kinh doanh, hợp đồng đầu tư, hợp đồng xây dựng, hợp đồng phân phối độc quyền, hợp đồng vay, bảo đảm, chuyển nhượng vốn hoặc hợp đồng có yếu tố nước ngoài thường cần nhiều thời gian phân tích hơn.

Do đó, khi báo giá, đơn vị tư vấn thường sẽ tính đến số lượng và mức độ phức tạp của hợp đồng phát sinh trong kỳ.

Nhu cầu tư vấn lao động, nhân sự và tiền lương

Nếu doanh nghiệp có nhiều lao động hoặc đang cần chuẩn hóa hệ thống nhân sự, chi phí phòng pháp chế thuê ngoài có thể bao gồm thêm các công việc liên quan đến lao động.

Các công việc này có thể gồm:

• Rà soát hợp đồng lao động;
• Xây dựng nội quy lao động;
• Xây dựng quy chế tiền lương, thưởng, phụ cấp, KPI;
• Tư vấn hồ sơ thử việc, bổ nhiệm, điều chuyển, nghỉ việc;
• Tư vấn xử lý kỷ luật lao động;
• Tư vấn chấm dứt hợp đồng lao động;
• Hỗ trợ xử lý tranh chấp hoặc khiếu nại của người lao động.

Nhóm công việc lao động – nhân sự thường cần sự đồng bộ giữa pháp lý và thực tế vận hành của doanh nghiệp. Vì vậy, nếu doanh nghiệp cần xây dựng trọn bộ hồ sơ nhân sự hoặc xử lý nhiều vấn đề lao động phát sinh, chi phí dịch vụ sẽ được tính cao hơn so với gói tư vấn thông thường.

Mức độ hoàn thiện của hồ sơ pháp lý nội bộ

Một doanh nghiệp đã có sẵn hệ thống hồ sơ pháp lý tương đối đầy đủ sẽ có chi phí triển khai thấp hơn so với doanh nghiệp chưa có gì hoặc hồ sơ đang thiếu nhiều.

Nếu doanh nghiệp chưa có biên bản họp, nghị quyết, quyết định nội bộ, quy chế quản trị, quy chế tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ, hồ sơ góp vốn, hồ sơ bổ nhiệm hoặc quy trình ký kết hợp đồng, đơn vị tư vấn sẽ cần nhiều thời gian hơn để rà soát, xây dựng và chuẩn hóa lại.

Trong trường hợp này, chi phí có thể được chia thành hai phần:

Thứ nhất là chi phí tư vấn thường xuyên hằng tháng.

Thứ hai là chi phí xây dựng, hoàn thiện hệ thống hồ sơ pháp lý nội bộ ban đầu.

Cách tách riêng này giúp doanh nghiệp dễ kiểm soát ngân sách và hiểu rõ khoản phí nào dành cho công việc thường xuyên, khoản phí nào dành cho việc xây dựng hệ thống.

Tần suất phát sinh yêu cầu tư vấn

Một số doanh nghiệp chỉ cần tư vấn vài vấn đề mỗi tháng. Một số doanh nghiệp khác lại phát sinh yêu cầu gần như hằng tuần, thậm chí hằng ngày.

Tần suất phát sinh yêu cầu là yếu tố quan trọng khi tính phí phòng pháp chế thuê ngoài.

Nếu doanh nghiệp cần phản hồi nhanh, xử lý liên tục, tham gia nhiều cuộc họp, rà soát nhiều hồ sơ và hỗ trợ nhiều phòng ban, chi phí sẽ khác với doanh nghiệp chỉ cần một đầu mối tư vấn định kỳ.

Vì vậy, khi xây dựng gói dịch vụ, hai bên thường cần thống nhất rõ:

• Số lượng yêu cầu tư vấn trong tháng;
• Số lượng hợp đồng/văn bản được rà soát;
• Thời gian phản hồi;
• Hình thức trao đổi qua email, điện thoại, họp online hay họp trực tiếp;
• Phạm vi công việc bao gồm và không bao gồm trong gói.

Yêu cầu về thời gian phản hồi

Thời gian phản hồi cũng ảnh hưởng đến chi phí dịch vụ.

Nếu doanh nghiệp cần phản hồi trong thời gian ngắn, xử lý hồ sơ gấp, ưu tiên ngoài giờ hoặc cần luật sư tham gia ngay vào các tình huống khẩn cấp, chi phí thường sẽ cao hơn so với gói phản hồi tiêu chuẩn.

Do đó, doanh nghiệp nên xác định rõ nhu cầu thực tế của mình. Không phải mọi công việc pháp lý đều cần xử lý gấp. Một số công việc như rà soát hợp đồng, xây dựng quy chế, chuẩn hóa hồ sơ nội bộ có thể được lên kế hoạch trước để tối ưu chi phí.

Nhu cầu tham gia họp, đàm phán hoặc làm việc trực tiếp

Nếu phạm vi dịch vụ chỉ bao gồm tư vấn qua email, điện thoại hoặc họp online, chi phí thường sẽ thấp hơn.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp cần đơn vị pháp lý tham gia họp với đối tác, đàm phán hợp đồng, làm việc với người lao động, làm việc với cơ quan nhà nước hoặc tham gia các buổi họp nội bộ định kỳ, chi phí sẽ cần tính thêm theo thời gian và mức độ tham gia thực tế.

Đây là yếu tố quan trọng cần làm rõ trong báo giá để tránh hiểu nhầm giữa hai bên trong quá trình sử dụng dịch vụ.

Các hình thức tính phí phòng pháp chế thuê ngoài phổ biến

Tính phí theo gói cố định hằng tháng

Đây là hình thức phổ biến nhất đối với dịch vụ phòng pháp chế thuê ngoài.

Doanh nghiệp trả một khoản phí cố định hằng tháng để được hỗ trợ trong phạm vi công việc đã thỏa thuận. Gói này phù hợp với doanh nghiệp có nhu cầu pháp lý phát sinh thường xuyên nhưng chưa muốn tuyển pháp chế nội bộ toàn thời gian.

Ưu điểm của hình thức này là doanh nghiệp dễ dự trù ngân sách, có đầu mối pháp lý đồng hành ổn định và không phải phát sinh chi phí riêng cho từng câu hỏi nhỏ.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần làm rõ phạm vi gói, bao gồm số lượng hợp đồng, số lượng yêu cầu tư vấn, thời gian phản hồi và các công việc không nằm trong gói.

Tính phí theo giờ tư vấn

Hình thức tính phí theo giờ phù hợp với doanh nghiệp có nhu cầu không thường xuyên hoặc chỉ cần tư vấn chuyên sâu trong một số vấn đề cụ thể.

Ví dụ, doanh nghiệp cần tư vấn về một giao dịch đầu tư, một hợp đồng phức tạp, một tranh chấp công nợ hoặc một vấn đề lao động cụ thể. Khi đó, chi phí có thể được tính theo số giờ luật sư hoặc chuyên viên pháp lý thực tế tham gia.

Ưu điểm của hình thức này là linh hoạt. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp phát sinh nhiều việc thường xuyên, tính phí theo giờ có thể khó kiểm soát ngân sách hơn so với gói cố định.

Tính phí theo đầu việc

Một số công việc pháp lý có thể được báo giá riêng theo đầu việc, ví dụ:

• Xây dựng bộ hợp đồng mẫu;
• Xây dựng nội quy lao động;
• Xây dựng quy chế tiền lương;
• Xây dựng quy chế tài chính;
• Rà soát hồ sơ pháp lý nội bộ;
• Soạn hồ sơ thay đổi đăng ký doanh nghiệp;
• Soạn thông báo xử lý công nợ;
• Chuẩn bị hồ sơ giải quyết tranh chấp.

Hình thức này phù hợp khi doanh nghiệp có một nhóm công việc rõ ràng, có sản phẩm đầu ra cụ thể và có thể nghiệm thu sau khi hoàn thành.

Tính phí kết hợp giữa gói cố định và đầu việc phát sinh

Đây là hình thức phù hợp với nhiều doanh nghiệp trên thực tế.

Theo đó, doanh nghiệp sử dụng một gói pháp chế thuê ngoài cố định hằng tháng cho các công việc thường xuyên như tư vấn, rà soát hợp đồng cơ bản, soạn văn bản thông thường. Đối với các công việc lớn hơn như xây dựng hệ thống quy chế, xử lý tranh chấp, tái cấu trúc doanh nghiệp, M&A, đầu tư hoặc tố tụng, hai bên sẽ báo giá riêng theo từng đầu việc.

Cách tính này giúp doanh nghiệp vừa có sự đồng hành thường xuyên, vừa linh hoạt khi phát sinh công việc chuyên sâu.

Doanh nghiệp nên chọn gói chi phí nào?

Doanh nghiệp không nên lựa chọn gói phòng pháp chế thuê ngoài chỉ dựa trên mức phí thấp nhất. Một gói dịch vụ phù hợp cần đáp ứng đúng nhu cầu pháp lý thực tế của doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp mới thành lập, ít hợp đồng, ít nhân sự và chưa phát sinh nhiều vấn đề pháp lý, có thể lựa chọn gói cơ bản để được tư vấn định kỳ, rà soát một số hợp đồng và chuẩn hóa hồ sơ pháp lý quan trọng.

Nếu doanh nghiệp đang tăng trưởng, ký nhiều hợp đồng, có nhiều nhân sự, cần xây dựng quy chế và thường xuyên cần ý kiến pháp lý, nên lựa chọn gói tiêu chuẩn hoặc gói mở rộng.

Nếu doanh nghiệp có nhiều giao dịch phức tạp, nhiều phòng ban, nhiều công nợ, nhiều hợp đồng giá trị lớn hoặc cần pháp lý tham gia sâu vào quá trình vận hành, nên lựa chọn gói chuyên sâu hoặc gói thiết kế riêng.

Điều quan trọng là doanh nghiệp cần xác định rõ: mình cần tư vấn pháp lý để xử lý từng việc phát sinh, hay cần một đơn vị đồng hành lâu dài để xây dựng hệ thống pháp lý nội bộ.

Gợi ý cách Justeps xây dựng chi phí phòng pháp chế thuê ngoài

Tại Justeps, chi phí phòng pháp chế thuê ngoài thường được xây dựng dựa trên nhu cầu thực tế của từng doanh nghiệp, không áp dụng một mẫu cứng cho mọi trường hợp.

Quy trình thường bao gồm:

Bước 1: Khảo sát nhu cầu pháp lý của doanh nghiệp

Justeps tiếp nhận thông tin về lĩnh vực hoạt động, quy mô nhân sự, số lượng hợp đồng, tình trạng hồ sơ nội bộ, các vấn đề đang phát sinh và kỳ vọng của doanh nghiệp đối với dịch vụ pháp chế thuê ngoài.

Bước 2: Xác định phạm vi công việc cần hỗ trợ

Trên cơ sở thông tin ban đầu, Justeps xác định nhóm công việc cần ưu tiên, ví dụ: hợp đồng, lao động, hồ sơ pháp lý nội bộ, quy chế, công nợ, đăng ký kinh doanh hoặc tư vấn vận hành thường xuyên.

Bước 3: Đề xuất gói dịch vụ phù hợp

Justeps đề xuất gói dịch vụ theo tháng, theo quý, theo năm hoặc theo đầu việc, tùy theo nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp.

Bước 4: Làm rõ phạm vi bao gồm và không bao gồm

Để tránh phát sinh tranh chấp về phạm vi dịch vụ, Justeps làm rõ ngay từ đầu các nội dung như:

• Số lượng yêu cầu tư vấn;
• Số lượng hợp đồng/văn bản được rà soát;
• Thời gian phản hồi;
• Hình thức làm việc;
• Số buổi họp nếu có;
• Các công việc phát sinh cần báo giá riêng;
• Cơ chế nghiệm thu và thanh toán.

Bước 5: Triển khai và điều chỉnh theo thực tế

Trong quá trình sử dụng dịch vụ, nếu nhu cầu của doanh nghiệp thay đổi, phạm vi công việc có thể được điều chỉnh để phù hợp hơn với tình hình thực tế.

Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí tốt hơn, đồng thời vẫn có sự hỗ trợ pháp lý phù hợp trong từng giai đoạn phát triển.

Vì sao không nên chỉ so sánh chi phí thấp nhất?

Khi lựa chọn dịch vụ phòng pháp chế thuê ngoài, doanh nghiệp thường quan tâm đến chi phí. Đây là điều hợp lý. Tuy nhiên, nếu chỉ lựa chọn theo mức phí thấp nhất, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng phạm vi hỗ trợ quá hẹp, thời gian phản hồi chậm, không được rà soát kỹ hoặc không có đủ sự đồng hành khi phát sinh vấn đề thực tế.

Một gói pháp chế thuê ngoài hiệu quả cần giúp doanh nghiệp:

• Giảm rủi ro hợp đồng;
• Chuẩn hóa hồ sơ nội bộ;
• Hạn chế tranh chấp lao động;
• Kiểm soát công nợ tốt hơn;
• Ra quyết định an toàn hơn;
• Tiết kiệm chi phí xử lý tranh chấp về sau.

Do đó, chi phí nên được nhìn nhận như một khoản đầu tư cho hệ thống quản trị rủi ro pháp lý của doanh nghiệp, thay vì chỉ là một khoản chi phí tư vấn thông thường.

Chi phí phòng pháp chế thuê ngoài được tính dựa trên nhiều yếu tố như quy mô doanh nghiệp, lĩnh vực hoạt động, số lượng hợp đồng, số lượng nhân sự, mức độ hoàn thiện của hồ sơ nội bộ, tần suất phát sinh yêu cầu và mức độ phức tạp của công việc.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức tính phí theo gói cố định hằng tháng, theo giờ tư vấn, theo đầu việc hoặc kết hợp nhiều hình thức. Quan trọng nhất là phạm vi dịch vụ cần rõ ràng, phù hợp với nhu cầu thực tế và có khả năng giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro pháp lý hiệu quả.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cân nhắc sử dụng dịch vụ phòng pháp chế thuê ngoài, Justeps có thể hỗ trợ khảo sát nhu cầu, đánh giá phạm vi công việc và đề xuất gói dịch vụ phù hợp với mô hình, quy mô và ngân sách của doanh nghiệp.

Liên hệ Justeps để được tư vấn chi phí phòng pháp chế thuê ngoài phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

📞 Hotline/Zalo: 096.172.2607

📩 Email: info@justepslegal.com

🌐 Website: justepslegal.com

📚 Nhận tài liệu & biểu mẫu miễn phí: Group Facebook của Justeps